9、印信管理办法（XZ-12）.docx

第一章总则第二章印信的定义和种类第三章印章的刻制和启用第四章印信的保管第五章用印第六章用印审批第七章印章带出第八章印章使用规范第九章印章的停用和销毁第十章罚则第十一章其他规定第一章总则第一条制订目的：为加强公司各类印章及介绍信的日常管理，明确印章刻制、保管、使用、销毁等管理流程，维护正常的行政管理工作，防范风险，特制订本办法。第二条适用范围：适用于公司本部、分子公司及项目部。第三条责任单位：总经理负责此办法的审批；行政主管部门负责此办法的日常监管，并根据实际情况进行修改；其他职能部门、分子公司及项目部负责遵照执行。第二章印信的定义和种类第四条定义：本制度中“印”指所有日常经营管理、业务运作中使用的各类印章和戳记。“信”指介绍信，公司或项目部用于事务办理的凭信。第五条种类：1 .印章：公司及分子公司的公章、法人名章、合同专用印章、财务专用章及董事会章、工会章、项目部章。2 .戳记：除上述所列印章以外的代替手写功能的标识印章。3 .信：公司介绍信。第三章印章的刻制和启用第六条公司职能部门、分子公司及项目部的所有印章都由公司行政主管部门统一扎口刻制后报集团备案，并进行发放，职能部门、分子公司及项目部均不得私自刻制及销毁印章。第七条刻制印章须填写印章刻制申请表（附件1）,经过规定的审批程序后，行政主管部门按要求统一安排刻制。1 .公司职能部门印章：由需求部门提出申请，经部门负责人和总经理审批，行政主管部门刻制并备案。2 .项目部印章：由工程主管部门提出申请，经部门负责人和总经理审批，行政主管部门刻制并备案。3.分子公司印章：由需求部门提出申请，经分子公司负责人审批，公司总经理审批，公司行政主管部门刻制并备案。（注：一般不允许刻制第二套或以上印章，如需刻制，需由公司总经理审批同意后方可刻制）第八条印章刻制后，行政主管部门，做印模留底，登记印章备案台账，根据需要发布印章启用通知。第九条印章刻制完成后，制发部门通知申请部门，由印章领用人填写印章领用申请表（附件2）,办理领用手续。第四章印信的保管第十条印信的保管：公司印章、法人章、专用章及介绍信由指定的部门和监印人负责保管,各保管部门需对本部门保管的印章建立印章管理台账。各项目部印章由公司工程主管部门负责管理，工程主管部门需对所有项目部印章建立管理台账，需由外派人员保管的印章，由工程主管部门指定专人保管，并按时收取并检查用印登记台账。实习、试用期、临时借调及未与单位签订正式劳动合同的员工不得保管印章。第十一条印信应妥善存放在专门保管柜中，保持印信的整洁，确保良好的使用效果。若遇到丢失、损毁、被盗等情况时，应在第一时间向上级领导和行政主管部门报告，并将相关情况形成报告书，经部门负责人及分管领导确认后递交行政主管部门，行政主管部门根据情况办理变更备案，同时追究相关人员责任。第十二条印章保管人员必须签订印章保管责任书（附件6）,明确责任和义务。第十三条印章保管人员离职或岗位异动，所在部门负责人应督促其办理印章移交手续，并做好印章管理台账变更，然后到行政主管部门，办理备案变更登记手续。第五章用印第十四条除戳记外，使用其他印章，经办人需填写用印（信）审批表（附件3）,经权限审核人批准后，印章管理部门核准用印。（注：用印（信）审批表填写要求：内容打印或手写，按表单要求，在“联系事项”一栏中详细列明用印文件名称、份数、印章名称，一般不得出现涂改等情况，否则印章管理部门应拒绝用印）第十五条重要文件印章管理部门要留存原件或复印件。第十六条合同经批准后，承办人负责落实用印手续。合同如为多页需在各页上加盖骑缝章，如果合同有附件，双方必须在附件上同时加盖合同专用章并签字。第十七条印章管理人员负责用印前的合同复核：在用印前应要求承办人提交己经合同审批人批准签字的合同评审表或OA评审记录、招标、定标、比价记录等证明材料，并注意检查合同审批权限是否符合公司规定，如发现不符，不得在合同上加盖印章。第十八条对方当事人如果是单位，原则上其合同签字人应为其法定代表人（适用于法人单位）或负责人（适用于不具备法人资格但有营业执照的单位），该法定代表人或负责人原则上应与其营业执照或其他主体资格证明文件上载明的一致；如不一致，承办人应要求对方提供法定代表人或负责人身份证明书，涉及企业合作、股权转让、房产抵押等合同，如对方签约人非对方法定代表人或负责人，承办人在签署合同前应要求对方提供由其法定代表人或负责人签署的授权委托书原件并留存，否则不能认可对方签字的效力。第十九条合同盖章完成后，印章管理人员应将合同原件（一份）、附件等留存归档，如有必要，还需将合同评审记录、招标、定标、比价记录等证明材料跟合同一起留存归档。第二十条如根据法律及合同约定，合同生效需履行规定的批准、登记、公正等手续的，承办人应在合同签订后落实本公司的上述手续，并应要求对方履行上述手续，以促成合同的生效。第六章用印审批第二十一条申请部门负责人为各类文件资料审批的第一责任人，对各类用印文件审批承担全部责任。印章管理部门对用印文件负把关责任，手续齐全、有效方可用印。第二十二条部门或分子公司负责人如授权相关人员用印审批，需将经部门或分子公司负责人书面确认的授权委托书或审批权限表提交印章管理部门备案。第二十三条用印审批流程：（详见附件10）1 .公司相关印章审批流程：需求部门提出申请（含分子公司、项目部）-一部门负责人和分管领导审核-总经理或董事长审批-印章管理部门核准用印。2 .分子公司、项目部相关印章审批流程：需求部门提出申请-部门负责人审核-分子公司或项目部负责人审批-一印章管理部门核准用印。3 .用印审批流程完成后，应及时（一般三个工作日内）至印章管理部门办理用印或带出手续，带出印章需提前一天告知印章管理部门。第二十四条用印审批权限：（详见附件10）1 .人事关系、各类财务报表、工程招投标、各类合同（协议）、各类决定、文件（含公司对外发布的红头文件）、各类承诺书、有关通知、回复、函、证明、介绍信等用印，严格按照“附表10中关于用印管控权限”的规定及“用印审批流程”执行；2 .项目部各类财务报表、任免决定、奖惩决定、介绍信及文件等重要用印，严格按照“附表10中关于用印管控权限”的规定及“用印审批流程”执行；3 .项目部一般性文件用印由项目经理负责签批。第二十五条下列情况之一，经办人填写用印（信）审批表（附件3）后可直接用印：1 .已完成合同审批流程，且法定代表人或委托代表人在合同上签字的合同（协议）；2 .已完成办文流程，需要对外报送的资料。第七章印章带出第二十六条原则上不允许将印章带出，用印部门特殊情况须将印章带出使用的，需填写印章带出审批表（附件4）,明确带出人、原因、期限、经权限审批人同意、印章管理部门核准后,才能带出。第二十七条印章的带出申请实行谁使用、谁申请，不得代替申请，申请人返回公司后应即时归还所借印章。印章带出期间实行谁使用、谁负责的原则，本市使用的，当天借出当天归还。印章带出的审批流程同用印审批流程。第八章印章使用规范第二十八条印章保管员要熟知各种印章的使用范围、批准权限，做到正确用印。第二十九条印章保管员在用印前，必须依照审批权限规定，审查用印（信）审批表（附件3）,审批手续是否符合公司规定，对于超越审批权限或未经审批的文件，印章保管员应拒绝用印，并及时向上级报告。第三十条印章保管员必须亲自使用印章，不得委托他人代为用印，加盖的印章要端正、清晰，用印要做到“骑年盖月”，超过一页的合同或协议需盖骑缝章。第三十一条原则上不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章，特殊情况经权限审批人同意后在用印审批单上注明原因。第三十二条不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明等一切有效函件，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司总经理审批，用印管理人须追踪管理。第三十三条印章管理员应即时做好印章使用登记，形成印章管理使用台账。第九章印章的停用和销毁第三十四条停用：单位名称变更、撤销，或因业务内容发生变化，决定停用的印章应立即停止使用，自停用之日起30天内将停用印章交公司行政主管部门统一封存，行政主管部门自收到印章之日起封存1年后申请销毁。第三十五条毁损：毁损不能继续使用的印章，经刻印审批流程后，新章换旧章，旧章交由行政主管部门保管或销毁。第三十六条上交：项目部在工程项目全部结束，应将项目部印章上交公司行政主管部门统一封存。未及时上交或不交的，由此产生的一切后果由项目经理负责。第三十七条销毁：公司行政主管部门填写印章上交、销毁审批单（附件5）,部门负责人审核，总经理批准后，办理销毁。第十章罚则第三十八条下列情形之一，视情节和后果追究责任人相关责任，触犯法律，提请司法机关依法追究法律责任：1 .未按用印审批权限流程进行用印的处以印章保管人50OTOoO元处罚，并视情节和后果追究相关责任。2 .印章带出期间，未经批准转借他人或用于批准以外的事项的处以责任人100O元以上处罚，造成经济损失的承担由此造成的经济损失，视情节和后果追究责任人相关责任，触犯法律的，提请司法机关依法追究法律责任。3 .私刻、盗盖印章处以责任人2000元以上处罚并承担由此造成的经济损失，视情节和后果追究责任人相关责任，触犯法律的，提请司法机关依法追究法律责任。4 .未妥善保管印章，导致印章被盗或丢失，处以印章保管人或当事人2000元以上处罚，造成经济损失的承担公司经济损失，并视情节和后果追究责任人相关责任。5 .项目部未在规定时间内上交印章，且未说明情况，处以项目经理（管理型为部门经理）100o元处罚，在此期间发生的违规用印按本章节处罚条款进行处罚。6 .项目部、分子公司在公司明令禁止的文件中加盖印章处以项目经理和分子公司负责人及当事人2000元以上处罚，造成经济损失的承担由此造成的经济损失，并视情节和后果追究责任人相关责任，触犯法律的，提请司法机关依法追究法律责任。第十一章其他规定第三十九条本办法由公司行政主管部门负责解释。第四十条本办法自二。一七年九月一日起实施。印章刻制申请表编号：（）填表日期：年月日申请人所属公司/部门印章详称使用范围申请原因部门负责人意见行政主管部门意见总经理意见董事长意见备注印章领用申请表编号：（）印的称制发部门领用部门用£唯H带四门负领用部门负领队E限（盖章）保！人领口期年月日停用日期年月日用印（信）审批单申请人主管部门或项目部名称前往单位联系事项用印文件名称文件份数用印数用印文件名称文件份数用印数印章名称 南京东部路桥工程有限公司公章 南京东部路桥工程有限公司法人章 其他主管部门/项目部经理分管领导总经理施印人/施印时间年月日备注填表时间:年月日编号:用印事由请详细说明，一般为XX到XX处办XX事；用印文件名称不能反映文件具体内容时，请简要描述文件内容，例如承诺书、说明等；用印文件内容不得空白，若有空白处请详细说明理由：本单据有涂改时必须由修改人签字确认，否则印章保管人不得用印。印章带出审批单填表时间：年月日编号:申请人主管部门或项