生活物资采购配送管理制度.docx

生活物资采购配送管理制度1目的为确保公司生活物资采购有序、配送及时、安全送达，特制定本制度。2适用范围适用于公司所有单位生活物资的采购、配送及验收管理。3管理职责3.1 企管部中转站负责生活物资采购、配送管理。3.2 矿办公室负责生活物资计划申报、验收、储存管理。4管理要求4.1物资计划管理4.1.1物资计划坚持按需申报、谁申报谁负责、后勤主管审核的原则。4.1.2各单位后勤责任人每周两次（周二、周五）12点前申报计划，由采购专员进行采购。4.1.3采购计划需调整时，采购专员必须事前与各单位后勤责任人协商认可；对暂时不能采购的，采购专员主动做好解释工作。4. 2货源选择及采购管理4.2. 1购买前，采购专员应做好市场调查，必须对外寻求3-5家有证照的供应商，要求分类报价后进行比价（大米、面粉按斤、袋分别报价；油类按斤、件/桶分别报价;干货类确定品牌、种类、价格），每月至少开展一次询价比价。4.2.2询价表必须注明供应商地址、姓名、电话，以便监督抽查。4.2.3采购过程必须两人参加。4. 3物资配送4.3 .1每周配送三次，周一、周四夷陵片区，周二远安片区，采购专员应将所采购的生活物资分单位装车，做好区分标识。4.4 .2运输途中，配送司机和采购专员检查门锁、货箱等设施是否完好，确保所运物资不受损失或丢失。4.3.3司机谨慎驾驶，确保安全快捷送达物资，协助做好货物装卸及验收交接等工作。4.4验收入库4.4.1物资验收遵循“谁计划谁负责验收”、“谁采购谁负责交接“、货到当日现场验收原则。4.4.2物资到达各单位后，由各单位后勤责任人牵头组织卸货人员迅速卸车，与采购专员共同做好现场货场交接。4.4.3物资必须过磅复称并查验质量和保质期后验收入库；其他物资清点数量、部分抽查复称；检查外观质量和保质期后验收入库。4.4.4验收后配送人、后勤责任人同时在生活物资采购清单签字确认，各留一份作为对账结算依据存档备查。4.4.5各单位自购物资有2人以上经办人员进行采购；采购单必须注明供应商姓名、电话，并经后勤责任人签字后入库。4.5盘存分析4.5.1每月由后勤责任人组织食堂相关人员及出纳对库存生活物资进行盘存；并结合本月进餐收入、采购支出、库存物资变动额完成当月食堂经营核算。4.5.2各单位后勤责任人每月对使用量及人平（米、面、油、）使用量进行对比分析，数据差异波动大时查明原因，分析表交单位经济运行备查。4.6价格回访4.6.1各单位后勤责任人必须每季度组织对大宗物资米、面、油价格回访一次；对价格差异大或有疑问的必须回访；对其他物资回访20%以上，并做好记录，回访记录交经济运行备查。4.6.2企管部不定期检查价格回访和食堂经营分析情况。4.7兑账结算4.7.1采购专员每月底与各单位后勤责任人核对无误的送货明细（双方签字件）上交财务结算。4.7.2各单位后勤责任人在确认当月采购物资金额数量后，督促费用出纳于次月15日前将金额划转财务，由财务统一划转供应商。4.7.3各单位自购物资结算，凡符合自购申报要求的，月底由各单位自行汇总，购买使用方签字后入帐。5考评未按照上述规定执行的，考核50200元/次，情节严重的进行责任追究。6本制度由企管部负责解释，从下发之日起执行。