档案柜编号及档案盒存放方案.docx

档案柜编号及档案盒存放方案为了提高档案查找效率，减少查找时间，特提出将档案柜全部统一编号和并与档案类别年份等信息的编号分离开，即档案柜号与档号分离，档案柜上无需粘贴档案年份、类别、档号等信息。主要用于流动性强、数量种类变化大、非永久保存的档案，提高应对档案随年份、种类、数量的增加或减少等各种变化的能力。一、档案柜档案盒编号档案室所有档案柜编号应遵循统一、唯一的原则，按从左到右、从上到下的顺序进行编号，编号应具有稳定性，一经确定，不可随意修改，同时要可扩容，能随档案柜的增加而增加。1 .将所有并排放一起，门往同一个方向开的档案柜归为一列，用大写英文字母表示，从左到右依次为A列、B列、C列2 .将每一列档案从上到下依次分为1层、2层、3层3 .每层档案柜从左到右依次为Ol柜、02柜、03柜4 .每柜的档案盒从左到右依次编号为01、02、03如G53715表示5歹J5层37号柜15盒。二、档案盒入柜存放方法1不改变已入柜档案的存放位置，只需统计列号、层号、柜号和重新编盒号；原有的档案柜有空缺可依次补上。不同种类的档案可放于同一柜，但不可放于同一盒。有利于充分利用档案柜存放空间，但各年份各类别档案混合存放，不利于同类档案的批量查询和销毁或搬运，每列每层每柜的档案比较杂。方法2同一类别同一年份可根据数量大小存放同一列、同一层或者同一柜，数量多的档案可根据实际情况另起一列另起一层或另起一柜。会造成档案存放空间浪费，不利于充分利用，但放同一柜同一层同一列的档案比较纯，有利于同类档案批量查询和销毁或搬运。方法3将方法1和方法2结合使用，前面各列数量多年份久的档案使用方法2存放，后面各列新产生档案使用方法一存放，每隔半年或者一年进行一次存放调整，将后面所产生的按方法2统一存放。方法3继承了方法一和方法二的优点，但是每半年或者一年的存放调整费时费力，时间充裕情况下推荐使用方法3。三种方法对比：工作量：方法IV方法2V方法3存放空间使用：方法1二方法3方法2同年份同类别档案集中情况：方法2方法3方法1档案查找对总表的依赖：方法2V方法3V方法1三、各类问题解答1 .档案位置码：每份档案在原有的序号的基础上增加列号、层号、柜号、盒号组成唯一的档案位置码。如D78613088表示D列7层86柜13盒088份档案。档案位置码由一位英文大写字母和八位阿拉伯数字组成；2 .以前年份的档案都分类放好了。后面又有增加的怎么办？放哪儿？如选择方法1,依次放到后面的档案柜即可，但档号需按照以前年份的档号依次往后排序，并重新赋予位置码。如选择方法2或者方法3,需对档案柜涉及的所有档案进行调整；3 .有档案需要运去项目地或者保管期限到期销毁拿走后空出来的位置怎么办？如选方法1,把新收集的档案依次补充进去即可，并在档案总目录上删除原档案，增加新档案；如选方法2或者方法3,同类档案往后存放并重新编辑档案目录，重新赋予档案位置码。4 .这种保管方法有没有形象的比喻？每一列相当于一栋楼，每栋楼有很多层，每个档案柜就相当于每个宿舍，每个宿舍的床铺相当于各盒档案。5 .每盒档案里的各份档案年份种类可以不相同吗？不可以，每盒档案里的各份档案的年份、种类、委托单位、项目名称必须是完全统一的。6 .方法一和三看起来非常乱，是否会造成档案库房管理混乱不堪？不会，看起来乱，实际上是非常规范统一的，我们通过档案位置码能够高效迅速的找到目标档案，档案总表会详细记录他们的年份、类别、委托单位等。它们就像档案柜里的租客，有来有去，虽然年龄不同、籍贯不同，但这并不影响我们对它们的管理。反而能够充分利用档案柜空间，减少浪费，提高效率。7 .位置码与档号有各有什么作用？位置码是新增加的，用于查找档案所在位置，适用于单份档案查找；档号是以前就有的，用于查找同一年份同一类别的档案，查找到以后还需使用位置码找出来，适用于批量查找、整盒查找。8 .列号、层号、柜号、盒号应该如何粘贴？列号、层号、柜号贴在档案柜上，如G245贴在G245柜上表示G列2层45柜；盒号贴在档案脊上。