文秘工作规范.docx

文秘工作规范目录第一章文秘工作岗位职责4一、收文4二、内部文件运转4彳图5四、发文5五、机要交换6六、档案管理6第二章文秘工作流程7一、局机关公文处理基本流程7二、收文处理流程8（一）信件处理流程8（二）文件处理流程8三、发文处理流程9四、签报运转流程10五、档案管理流程10（一）归档流程10（二）涉密档案查阅审批流程11（三）档案移交、销毁流程11六、发信工作流程12第三章收文管理12一、信函的处理12（一）交换信函12（二）机要信函13（三）邮局信函13（四）直送信函13（五）限时件、特急件的处理13二、文件的处理14（一）审核14（二）登记14（三）扫描14（四）拟办15（五）分送15（六）限时件、特急件的处理16（七）电子文件处理16（八）分类处理17第四章发文管理201、20（一）公文格式审核20（二）行文规则审核25（三）公文内容审核28二、差错项目登记30三、送局领导签发30四、接收文件室退回的文件31五、发文编号31六、确定纸质文件印制数量32七、主办司局校对32八、文秘处对发文进行复核33九、用印33十、纸质文件封发33十一、电子文件分发35第五章印章管理35第六章签报管理36一、适用范围36二、格式36三、运转要求37第七章档案管理38一、归档38二、已归档文件整理38-、吕»38四、档案借阅查询38五、档案移交39第八章机要交换39一、局机关内部文件交换管理39二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理42三、文秘处与外单位进行文件交换44四、直接取送信件46五、文件信件交接凭单的管理46六、机要车辆管理46附件1：国务院机构简称47附件2：税务机构简称51附件3：国家税务总局机构中英文参照表55附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围57附件5：会签意见模版59附件6：签报处理单样式60附件7：签报正文首页模版61附件8：办文说明模版62附件9：国家税务总局印章使用申请单63附件10：特快专递申请单64文秘工作规范（试行）第一章文秘工作岗位职责办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文处理与档案管理制度，并组织、指导工作的落实；负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实施局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转与机要通信工作；负责局机关的档案管理，指导局内各单位的归档工作；负责管理税务总局印章。文秘处工作分收文、内部文件运转、核稿、发文、机要交换、档案管理6个岗位，具体职责如下：一、收文（一）对中央国家机关机要文件交换站（下列简称交换站）、北京市邮政局（下列简称邮局）、北京市机要局（下列简称机要局）与有关单位直送我局的各类信件、文件进行审核、签收、登记与急件催办。（二）对收到的纸质文件进行扫描。（三）对涉及一个司局业务的文件，分送该司局办理。（四）对征求意见、会签与涉及两个以上司局业务的文件填写收文处理单，报办公厅领导拟办后，分送有关司局。（五）收到有关部委与税务总局的联合发文，主送或者抄送全国税务机关的，扫描并封发各地，并进行跟踪管理。二、内部文件运转（一）对局内各单位的签报进行签收、登记后送办公厅局长办公室文件室（下列简称文件室），由文件室呈局领导。（二）对办公厅领导已审核的发文进行登记后，送文件室。（三）接收文件室退回的局领导已签批的税务总局发文，送发文岗位编号；外部委送来会签的文稿、需要外部委会签的文稿，退主办司局发送有关部委。（四）接收文件室退回的局领导已批阅的签报、国秘复印件、信息资料，分送有关司局。三、核稿（一）对国家税务总局令、国税发、国税函、国税办发、国税办函、联合发文的文稿，从行文规则、公文格式与公文内容等方面进行审核把关。报办公厅领导审核后，送内部文件运转岗。（二）对上述文稿差错情况进行登记，并按月草拟公文差错情况通报。（三）负责公文核校管理。四、发文（一）对领导签发的国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件进行编号后送文印中心排版。同时，对主送中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅的文件制作条码电子版送文印中心。（二）对办公厅文印中心已印制的纸质文件、已排版的电子文件进行分发。底稿退主办单位。对主送国务院、国务院办公厅的文件经文印中心排版后的电子文件发送国务院办公厅（目前此项工作由办公厅督查处负责）。（三）对办公厅综合处已排版的情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态的电子文件进行分发。对文印中心印制的纸质情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态、税收动态专报、专报进行分发。（四）保管税务总局印章。对已印制的文件盖印；对经局领导或者办公厅领导审批的国家税务总局印章使用申请单所列明材料盖印。为税务总局与有关单位联合发文的印制，取送印模。五、机要交换（一）负责到交换站取送信件。负责通过机要局、邮局的信件发送，并按时进行费用审核。按照中办、国办、局领导、办公厅领导的要求取送文件。（二）负责非工作时间内的机要文件取送值班工作。（三）负责智能文件交换系统的管理。（四）负责机要车辆管理。六、档案管理（一）负责局内各单位文件整理归档的指导、监督；接收局内各单位已整理归档的档案。（二）负责电子公文的标引、归档；对纸质档案进行电子化；负责电子档案数据的管理。（三）对库房档案进行整理、排列。（四）负责档案库房的日常管理。（五）负责纸质档案、电子档案的查阅、借出、复印。（六）负责国家税务总局公报、中华人民共与国税收法规公告、国务院公报的编辑或者文件提供工作。（七）负责对全国税务系统档案工作进行业务指导。第二章文秘工作流程一、局机关公文处理基本流程二、收文处理流程（一）信件处理流程（一）文件处理流程急件催办（收文人）三、发文处理流程四、签报运转流程五、档案管理流程（一）归档流程（二）涉密档案查阅审批流程（三）档案移交、销毁流程提交目录（档案人员）审核（厅领导）审批（局领导）送档案馆/销毁(档案人员)六、发信工作流程第三章收文管理一、信函的处理(一)交换信函收文人员收到交换人员从交换站取回收件人为税务总局、税务总局办公厅的信函，与机要交换清单进行核对，发现收件人不是税务总局及办公厅、信封破旧的，退交换人员处理；核对无误的，拆封处理。（二）机要信函收文人员收到机要局送来的信函，核对收件人名称是否为我局、封装有无问题，核对无误后，在送到信件清单上加盖“收文章”签收。收件人为税务总局及办公厅的，拆封处理。收件人为其他的，按信封所标明的单位或者个人，扫描条码后，投入税务总局有关单位文件交换箱；不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收。（三）邮局信函外收发人员送来的收件人为税务总局及办公厅的信件，由文秘处收文人员处理，其中挂号的，核对后签收。（四）直送信函收文人员核对无误后在送到信件清单上加盖税务总局“收文章”签收。收信人为税务总局及办公厅的，由收文人员拆封处理。收信人为其他的，按信封所标明的单位或者个人，投入税务总局有关单位文件交换箱。挂号件，扫描条码后投箱，不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收；非挂号件直接投箱。（五）限时件、特急件的处理收件人为税务总局及办公厅以外的限时件、特急件的，收文人员通过电话（手机）依次通知有关单位文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；有关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将信件送办公厅领导提出处理意见。办公厅对未及时处理限时件、特急件的问题进行通报。二、文件的处理（一）审核（二）登记1.编号按收文时间所属年份统一编大流水号，具体为：税总收XXX号。收文时间，是指文秘处收到文件的时间。年份由文件管理系统在后台进行管理，不在收文编号中显示。阅件与办件不分类编号；机密级下列文件统一使用文件管理系统进行编号；绝密文件使用纸质绝密收文登记簿进行编号。2 .登记的范围国务院、国务院办公厅、国务院办公厅秘书局、人大、政协、各部委、中央主管企业、下级税务机关来文与由税务总局负责审批的减免税申请材料。其中各部委的信息简报不登记。3 .登记的内容来文单位、标题、文号或者其他编号、密级、紧急程度、承办单位、办件或者阅件、收文时间，纸质文件应当贴条码，扫描或者录入条码号。以上项目，要按照来文内容填写完整，不得简化。收文时间，由计算机系统自动生成。建立纸质绝密收文登记簿，栏目设置有：序号、来文单位、标题、文号、紧急程度、承办单位、办件或者阅件、收文时间、签收人。（三）扫描扫描范围为需要我局办理的文件与国发、国办发文件，其他收文不扫描。其中，绝密件、机密件、装订成册的书刊、不适于扫描的资料不扫描。扫描要求：图像端正清晰，页次不乱、不缺。(四)拟办下级税务机关、中央主管企业的来文，属于一个司局主管业务的，由收文人员提出拟办意见后，分送有关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。其他来文，由收文人员打印收文处理单，呈办公厅领导拟办。(五)分送将收文投入有关司局的条码箱；不便投箱的，进行纸质登记,电话通知有关单位领取，并签收。办件、阅件处理方法如下：1 .办件经文秘处、办公厅领导拟办的文件，直接投入承办司局文件交换箱。承办有主办、会办之分的，纸质文件分送主办单位；有电子文件的，同时分送会办单位。经局领导批办的文件，文秘处登记、贴条码。根据领导批示,按下述办法进行分送：(1)只有一个承办司局的，直接投箱。有电子文件的，同时发送。(2)只有一位局领导批示，有多个承办司局的，按所批示承办单位顺序确定主办单位，纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到有关单位。(3)有多位局领导批示，涉及多个承办单位的，按局领导人事排序，确定文件主办单位。纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到有关单位。按此顺序，根据文件内容、局内各单位职责划分标准，明显为主办的单位，排列不在第一位的，打印收文处理单，报办公厅领导拟办。（4） 一份文件或者信息简报，内容涉及多个事项，分别由不一致司局主办的，由文秘处复印分别分送有关司局办理，信息期刊不便全部复印的，只复印期刊封面、领导批示页与有关内容，并注明“原件已送XX司局”字样。2 .阅