常用科技档案目录编制方法.docx

常用科技档案目录编制方法（一）案卷目录这是以科技档案案卷为单位，依据科技档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。案卷目录一般采用书本式。其作用主要是固定科技档案实体整理与排架的顺序，并作为日常保管和统计的依据，以及便于从科技档案形成部门、时间或活动过程的角度来检索科技档案。案卷目录通常包括科技档案案卷总目录、科技档案实体分类目录、底图目录、新型载体档案目录。1.科技档案案卷总目录科技档案案卷总目录实际上就是科技档案的总登记簿，其作用主要是记录保存科技档案数量，揭示不同档案的成分，以便于科技档案的日常管理。科技档案案卷总目录一般包括总顺序号、卷题名、档号、编制单位、编制日期、密级、 数、页数、备注等项目。2 .科技档案实体分类目录科技档案实体分类目录是以案卷为单位、 体分类整理的顺序进行排列组织的目录。科技档案实体分类目录与总目录相比较,归档时间、案保管期限、份按科技档案实两者虽然都以案卷作为登记单位，但条目排列的顺序不同，分类目录是依据案卷的排架顺序进行登记，而总目录则是按照案卷收进时间的先后进行流水登记。实体分类目录的主要功能是固定案卷的排架顺序，便于案卷的检索查询和提供利用服务。3 .底图目录编制底图目录，是适应企事业单位对底图管理的特殊需要。由于底图不能组卷，需要单独平放或卷放，因此必须建立一套与此相适应的底图目录。底图目录的项目有序号、归档时间、档号、底图号、底图名称、幅面大小、编制单位、编制日期、备注等。4 .新型载体档案目录随着科学技术的进步和科技档案工作的发展，科技档案中非纸质载体材料的档案数量在不断增加。为便于管理和利用，编制新型载体档案目录是非常必要的，不少单位编制的软盘目录、光盘目录就属于此类。编制新型载体档案目录，视各种不同载体档案的数量，既可综合建立一个统一目录，也可按不同载体分别建立目录。其项目有序号、归档时间、题名、编制单位、编制日期、载体类型、编号、数量、密级、保管期限、备注等。（二）案卷文件目录案卷文件目录也称“全引目录”、“综合目录它是在案卷目录的基础上结合卷内文件目录的内容而形成的。其作用与案卷目录基本相同，所不同的是能够进一步揭示案卷内重要的文件。（三）科技档案专题目录科技档案专题目录是集中揭示有关某一专题科技档案内容的检索工具。它不受全宗的限制，有利于按专题查找科技档案材料，对于科学研究、解决某些专门问题很有帮助，是科技档案部门进行定题定向服务的有效工具。