XX高校采购业务管理参考模板.docx

XX大学采购业务管理参考模板1 概述1.1 业务范围单位采购业务包括设备、图书、办公家具、实验耗材、低值易耗品、低值耐用品等的采购。采购控制是指在单位使用资金进行货物、服务和工程的采购事项过程中的相关控制。1.2控制目标(1)建立完善的采购业务内部管理制度；(2)规范编制采购预算，合理安排采购计划；(3)规范招标行为，确保招标公开、公平、公正，采购过程规范；(4)采购验收程序规范，采购和资产保管责任明确。13主要业务风险(1)没有编制采购预算，采购计划安排不合理，没有详细掌握单位资产物资实际需求和相关配备标准，可能导致采购失败或资金、资产浪费；(2)供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊行为或遭受欺诈；(3)采购验收不规范，付款审核不严，可能导致实际接收物资与采购合同约定有差异、造成资金损失或信用受损。1.4 职责分工和不相容职务(1)职责分工部门/岗位职责资产管理处(1)负责审核除去已纳入到政府集中采购目录标准限额内且必须在政府网上商城采购的物品之外的设备类集中采购,部门/岗位职责实验室与设备管理科预算金额在30万以上的项目的参数论证;(2)负责申请政府集中采购付款。资产管理处物资计划与采购科(1)负责2万元(含2万)以上材料审核采购及验收；(2)负责学校教学实验用品采购监管；(3)负责小额零星电子类设备、办公家具及复印纸计划编制及采购；(4)负责牵头组织实施采购除已纳入到政府集中采购目录标准限额内且必须在政府网上商城采购的物品之外的,采购金额10万元以上30万元以下的货物；(5)负责学校教学科研设备设施维修的监管、备案工作；(6)负责教学、科研设备及易耗品(含试剂)等的质量、价格及科研试剂供货商审核、服务信息反馈工作；(7)负责集中采购合同签订工作。资产管理处资产科(1)负责学校固定资产、低值耐用品的验收、入账工作；(2)负责学校无形资产的登记入账工作；图书馆(1)负责文献类资产的采购、验收、编目、建立纸本图书明细账及馆藏书目数据库；(2)定期与计财处核对账目；(3)负责文献类固定资产统计报表工作；(4)负责丢失或破损图书的报废剔旧工作；(5)负责纸本图书的日常借阅登记管理；(6)负责数字资源相关设备及软件的维护。网络信息管理中心(1)负责全校信息化系统建设、管理与维护工作；(2)审核使用单位信息系统建设申请；(3)组织专家论证信息系统建设方案；(4)组织信息系统建设项目验收。招标采购领导小组(1)全面负责学校各项招标(采购)工作；(2)研究解决招标(采购)工作中的重大问题；(3)研究和确定中标后标的物重大变更事宜；(4)其他需招标领导小组决定的事宜。发展规划处招标办公(1)负责政府招标采购项目申报；部门/岗位职责室(2)负责编制校内公开招标公告和文件；(3)负责发布校内公开招标公告和中标公示；(4)负责单一来源采购项目申报。财务与审计处(1)审核采购付款审批单、发票等报账的原始单据。(2)确定资金来源。各使用单位/部门(1)编制采购计划/方案；(2)参与资产的验收工作；(3)负责非政府集中采购付款申请。(2)不相容职务序号不相容职务名称备注1采购计划的编制与审批2供应商的调杳与审批3招标文件的编制与审核4询价与确定供应商5采购执行与验收6付款审批与付款执行7采购职务、入库登记职务、会计记录职务分离1.5 引用文件(1)外部文件行政事业单位内部控制规范(试行)(财会(2012)21号)政府采购货物和服务招标投标管理办法(中华人民共和国财政部令第87号)XX省财政厅关于进一步规范府采购工作有关问题的通知X宁教采2018633号)(2)内部文件制度编号制度名称起草部门备注宁医校发(2016)186XX大学科研试剂耗材及技术服务资产管理处制度编号制度名称起草部门备注号采购管理暂行办法(试行)宁医校发(2017)148号XX大学关于简化低值易耗品验收程序的通知资产管理处宁医校发(2018)102号XX大学材料、低值易耗品、设备零星采购管理办法资产管理处宁医校发(2021)31号XX大学招标(采购)管理办法招标(采购)领导小组办公室宁医砥(2020)79号XX大学办公用品及耗材采购管理办法资产管理处宁医校发(2018)102号«XX大学无形资产管理办法资产管理处1.6 流程目录流程编号一级流程二级流程三级流程CG-Ol编制采购计划CG-Ol-Ol文献类资产采购计划编制流程CG-01-02其他资产采购计划编制流程CG-01-03采购方式确定CG-02采购执行CG-02-01政府采购CG-02-01.01公开招标温呈CG-02-01.02单一来源流程CG-02-02校内采购CG-02-02.01公开招标流程CG-02-02.02单源流程CG-02-02.03竞争性谈判流程CG-02-02.04小额电子类设备采购CG-03签订采购合同CG-03-01通用合同签订流程CG-03-02小额电子类设备采购合同签订流程流程编号一级流程二级流程三级流程CG-04采购验收流程CG-04-0130万元以上的货物验收流程CG-04-022万以上30万以下的低值易耗品、实验耗材验收流程CG-04-03零星采购低值耐用品验收流程CG-04-04文献类资产验收流程CG-04-05其他类型货物验收流程CG-05支付结算CG-05-01国库直接支付CG-05-02其他采购支付2 编制采购计划2.1 文献类资产采购计划编制流程业务流程业务流编号程名称风险描述控制目标控制活动描述控制频率控制责任部门控制责任岗位制度索引控制文档CG-Ol编制采购it划CG-Ol-Ol文献类资产采购计戈编制流程采购计戈U未经适当审批或超越授权审批，导致采购物资过量或不足。对采购计划进行充分审核，确保采购计划符合本单位的实际需求。1、图书馆资源建设部根据学校年度预算编制文献类资产采购计划，经图书馆党政联席会议审批通过后,编制招标申请并提交学校招标办公室；2、招标办公室按照VCG-02采购执行流程进行招标采购。不定期图书馆馆长XX大学招标（采购篇理办法（宁医校发（2018）183号）文献类资产采购计划、招标申请业务流程编号业务流程名称风险描述控制目标控制活动描述控制频率控制责任部门控制责任岗位制度索引控制文档CG-Ol编制采购it划采购计戈U编制L信息系统(软件)采购，按照<XX-03信息系统建设>流程中项目开发立项、供应商选择及项目验收管理相关流程执行；2、其他采购，各单位根据校长办公会、党委会审批下达的学校预算和经校长办公会审对采购计批下达的财政项目预算，编制采购方案/计划；(1)采购目录外30万元以上的货物采购计划报资产管理处实验室与设备管理科审核岗进行审核；(2)2万元以上的低值易耗品和低值耐用品、实验耗材报物资计划与采购科审核岗审核；(3)小额电子类设备、办公家具及复印纸CG-01-02其他资产采购计划编制流程不科学，导致采购物资过量、不足、重复购置，造划进行充分审核，确保采购计划符合本单位的实际需不定期资产管理处审核岗XX大学招标(采购漕理办法(宁医校发(2021)31)采购方案/计划、项目招标采购申请表成资金求。展费O报物资计划与采购科审核岗审核；(4)集中采购目录外10万元以上至30万元以下以及集中采购目录内60万以下的货物采购工作报资产管理处物资计划与采购科审核岗审核。业务流程编号业务流程名称风险描述控制目标控制活动描述控制控制责任部门控制责任岗位制度索引控制文档2、报资产管理处实验室与设备管理科审核的采购方案，组织专家论证进行方案论证并出具项目论证单，根据专家意见反馈申请部门修改采购方案，并填写项目招标采购申请表，经申报部门处长、财务与审计处审核、申报部门主管校领导、招标采购主管校领导审批。2.3采购方式确定业务流程业务流编号程名称风险描述控制目标控制活动描述控制控制责频率任部门控制责任岗位制度索引控制文档CG-01-03采购方式确定采购活动不规范，未按规定选择采购方式；化整为零或其他方式规避公开招标；供应商选择不当，导致采购物资质次价量1。按规定选择采购方式，规范采购活动。一、集中采购目录以外的采购项目按下列规定执行：(一)10万元以下的货物、服务类(含软件服务类)零星采购，属采购单位自主直接采购范畴。()10万元以上至30万元以下的货物、软件服务类零星采购和30万元以下零星维修及小型改造工程，分别报归口管理单位(资产管理处、网络信息中心、后勤管理处)牵头组织实施采购。同时由项目组织实施单位在本单位网站进行公示，公示内容包括：项目名称、用途、拟成交供应商(施工方I品目、谈判价格、谈判小组成员、简要技术要求等内容。(三)10万元以上至30万元以下的服务类采购项目，由采购单位提出申请，根据本单位的内控管理规程，通过询价、谈判、遴选等不定期资产管理处、招标办公室审核岗、招标办公室人员XX大学招标(采购漕理办法(宁医校发(2021)31)业务流程业务流编号程名称风险描述控制目标控制活动描述控制控制责频率任部门控制责任岗位制度索引控制文档方式组织实施采购，并在本单位网站进行公示，将相关档案资料存档保管，以采购项目为单元妥善保存各环节的原始材料，以备检查（详见附件2I（四）30万元以上至200万元以下的货物、工程和服务类项目，按照学校招标采购流程（详见附件3）,由学校集中组织招标采购。校内招标应在XX省公共资源交易中心或招标代理公司进行招标活动。（五）单项或批量采购预算在60万元以下的项目，除选择校内集中采购外，也可直接选择在宁夏政府采购网上商城直购或网上竞价采购。对于特殊、紧急事项等突发性采购项目经校长办公会审定通过后可直接采购。（六）200万元以上的采购项目，必须在XX省公共资源交易中心进行招标。1.小额电子类设备，按照<CG-02-02.04校内采购小额电子类设备采购>流程执行；2、其他类型的各部门在学校通过招标方式确定