ISO9001对会议的审核.docx
也谈审核有效性对会议的审核序言审核有效性已越来越被认证机构和审核人员所重视，管理性会议涉及反映质量管理体系策划、运行和改进环节的管理绩效和会后决策，往往集管理中的重要综合信息于一体，它是管理中的重要过程，理应引起各组织和认证机构的充分重视。本文探索的管理性会议指的是质量方面的管理性会议，以下简称会议。一、会议及其作用会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。会议有定期和不定期的，有综合性和专题性的，通过会议为达到预定目标，解决问题，提出必要的措施和资源配置。会议是一项活动，其过程如下图所示。输入内容：1、会议目标要求，可能包括组织原先设定的目标、组织的过程表现和组织的产品和服务的表现、本组织市场质量反馈状况。2、事先策划要求，如会议参加人员、准备材料等。3、上次会议决策事项跟踪等等。输出内容：会议决策、未决事宜等，一般包含责任部门和或责任人、完成期限。会议的作用：1、 开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通。通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。2、 监督员工许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度。3、 达成共识与解决问题分析解决各类问题，包括产品问题、顾客抱怨、过程质量、管理问题，并提出相应的措施。二、会议与ISO9001：2000标准的关系一般，活动涉及很多管理内容。对照ISO9001：2000标准，会议过程可能涉及ISO9001：2000标准以下条款：1、总要求（4.Do管理性会议本身是一个非常重要的管理过程，应该纳入质量管理体系的过程加以管理。参加会议的相关人员，特别是参与会议活动的管理者，其日常工作部分与会议有关,以“过程方式”理解会议活动。2、记录控制(4.2.4)o会议前后可能会产生一些记录。3、管理职责(5)o管理承诺(5.1)、以顾客为关注焦点(5.2)和质量方针(5.3)有时也可能会体现在这些会议上；策划(5.4)中目标和体系的策划有时会在会议上讨论、确定和修改；内部沟通(5.5.3),会议会达到职能部门上下左右的沟通目的，有些组织有每天例会，例会的沟通信息非常及时。5、管理评审(5.6)o6、资源管理(6.Do会议时，相关人员可能会提及资源的配置的充分性，包括人员、设施和环境。7、数据分析(8.4)o会议会分析市场反馈信息和顾客满意情况；产品质量情况；过程和产品的趋势等。8、改进(8.5)o会议会寻求纠正和预防措施的提出。特别要引起注意的是，有些会议与管理评审活动有非常大的关系。管理评审，英文为MANAGEMENTREVIEW,是对已策划和运行的质量管理体系的小结、总结或回顾，评审其持续的适宜性、充分性和有效性，是一个组织管理者很重要的活动。但现在很多组织没有真正理解ISO9001：2000管理评审(5.6)这条款的含义，应用时形式多，效果差。其实，管理评审是组织的经常性工作，该活动可能分散进行，有时是专题性的，可能是不完全的管理评审，相当于开展管理评审的一部分工作。标准上“应按策划的时间间隔评审质量管理体系”应可理解不同评审内容可以有不同的时间间隔，有些长、有些短，只要符合实际需要就行，一般的管理问题都会及时回顾，不可能一年解决一次。因此，日常的会议都可能涉及管理评审的部分内容。根据会议在组织日常管理中所起的作用，会议审核的重要性表现在：是审核管理人员的重要内容，反映其日常管理和管理中存在的问题，避免管理层审核的纯交谈形式；是审核公司重要信息的沟通，对问题的分析和解决方法和能力的审核的重要环节；了解公司日常管理工作的小结或总结；可以了解组织日常管理概况，可避免因组织故意隐瞒时审核获得信息太少，可以此为线索跟踪相关信息在体系运行过程的记录及其解决情况；有些可以反映其持续改进的能力；了解质量管理体系的有效性。三、如何进行会议的审核首先要对会议情况作初步了解，如会议形式、内容、频率、参与者、会议纪要等。预访后，审核组长在审核准备会上将了解到的情况作一介绍，并将策划的会议审核内容明确告之相关审核员。进行会议审核，可考虑以下几点:被审核场所和人员由于参加会议的一般是部门负责人员，如总经理、分管副总经理、管理者代表、部门负责人等，所以在各级被审核部门都可以调查到会议信息。审核内容审核内容包括各类会议的运作过程、会议记录（如会议纪要、会议决定等）、参加人员。抽样方式对生产调度会议、质量分析会议、技术专题会议、经营会议等做代表性抽样，会议重要的多抽样。可根据参加会议的相关的部门的重要性，适当地对一些部门进行会议情况的审核。审核时间根据会议的重要性和多少，可安排不同的时间。如一工程总承包公司，现场施工均由相关资质单位承包，其主要控制施工进度、质量监督和施工协调工作，各类进度会议、协调会议、技术专题会议等成了日常必不可少的工作，对此类公司，会议的审核可安排较长时间，包括审核会议制度和运作是否合理，会议决策是否适时作出，会议决策是否落实。会议决策实施情况跟踪审核组人员要做好内部沟通，对需要会议信息进行跟踪调查。四、审核时可能出现的不符合通过对会议的审核，通常出现下列不符合，如：会议策划欠全面、准备不足，包括相关部门提供信息不充分,不符合事先的策划和制度规定；会议信息没有传递到相关部门和人员，包括该参加会议的部门或人员因故未参加，会后也未将会议情况向其通报，该部门不了解情况和会议决策要执行内容，属沟通不够；反馈的问题（大的或经常性）没有分析解决问题，使会议只是起到沟通作用；因组织资源原因未能解决的问题没有挂起（待条件成熟时解决），造成未决事项遗忘；会议决策缺乏跟踪管理，落实情况无监督；从各被审核人员了解到会议效果不佳，但没有ISO9001：20008.5改进的过程。五、会议审核注意事项为保证审核的有效性，对会议审核的重要性不言而喻，审核组审核时需注意以下几点：在审核各级管理人员时，不要遗漏对会议的抽样审核，组长要做好策划，抽样量要适当；注意对会议管理相关ISO9001：2000条款的执行情况审核；审核组长应抽时间和精力控制整个审核活动。根据需要，适当及时安排对一些会议重要信息和决策的落实的跟踪，审核组员要积极配合，及时将有关事项报告给审核组长；要根据组织实际和规定，不要强求建立会议记录，参加会议人员可自做笔记；不要强求会议的反映出来的管理需改善之处多马上采取纠正或预防措施，而是要根据问题严重程度和资源配置情况来衡量。组长要了解会议审核的整体情况，可以从会议信息中获取质量管理体系执行适宜性、充分性和有效性的信息。
