会议室使用管理规定.docx
会议室使用管理规定为了保证公司会议室的有序使用提高其使用效率,以及对会议室办公设备、清洁维护等进行全面管理,确保公司良好的会议环境,制定本规定!一、会议室介绍会议室类型最大容纳人数会议室名称会议室设备小会议室5人白羊、双子、天蝎、射手座白板、网络中会议室8人金牛、摩羯、水瓶、双鱼座白板、网络、电视大会议室12人巨蟹+狮子座白板、网络、电视茶水间50人处女座/同道小馆超过15人天秤座白板、网络、投影仪、音箱二、会议室的使用1、员工可预订未来半年内的会议室使用，单次预订时间为12个小时。申请人可先通过登陆钉钉（途径：钉钉-猎聘-智能会议室）或者在会议室门口扫描二维码,查看会议室使用/预定状态，查询是否可以预订；具体的会议室选择、预订、添加参会人、参看日程、签到、会议详情设置、取消会议等功能；2、会议室使用原则1 ）除同道小馆以外,所有会议室均需要通过钉钉app智能会议室进行预约；2 ）部门述职、客户拜访优先选择大会议室；3 ）会人数少于5人优先选择使用小会议室；4 ）会人数多于8人少于15人优先选择使用大会议室；5）会人数超过15人优先选择使用同道小馆；3、若需要使用同道小馆，需至少提前1个工作日邮件给行政报备，邮件模板：收件人:xnxz主题：XX团队XX月XX日（星期X）同道小馆使用申请行政部：我部门因XXXXXX,申请XX月XX日（星期X）xx:xx-xx:xx使用同道小馆，共计X人，感谢！同道小馆原则上不对夕M吏用，若需要对外使用，请按照非成都员工进入工区管理制度要求进行前置申请；4、会议室预定系统若无法申请，请稍后再试,若多次尝试依然无法申请，可联系IT处理。若确认系统故障，全员无法预订，则需要根据行政的通知在门口纸质表上填写会议室使用临时预约表。5、若临时出现客户拜访或其他紧急事宜没有空闲会议室,可联系行政进行协调;协调的原则是:小会服从大会、缓用服从急用、局部服从整体、相对次要服从重要；6、所有的会议室均布置好线缆，请勿私自移动会议桌及电视；中/大会议室桌面有集成模块，包含了强电、网络、HDML可以满足大家日常使用需求，具体情况参照附件:会议室设备设施的使用说明7、中/大会议室、同道小馆投屏统一采用无线投屏的方式，具体使用办法见附件四无线投屏方式8、视频会议使用钉钉视频或者小鱼易联会议平台，具体使用见附件五视频会议平台的使用；9、设备借用时间为工作日10:00-17:00,会议结束后10分钟内需退回给指定同事签收（18点以后结束的会议需要在次日9点30分前退回）；借用时,需提供带有借用人姓名部门信息的工牌、会议室申请记录,并且在相应表格上签字；借用时，请确认借用设备完好，若退回时损坏则需要原价赔偿；10、会议室在使用之前,请确认会议室干净、整洁、墙面无笔记,设备完好方可使用,若有异常需先给行政报备;不管使用时是怎么状态,在会议结束后渚B需要座椅归位、打扫卫生、清理桌面、墙面、地面,关闭所有设备、电源;请注意，使用结束后请勿关闭会议室门；11、不能使用钉钉会议室预订系统的其他产品线同时，可向同道总部申请权限；权限没有下来之前使用可找其他同事代为申请；四、会议室违规使用处理办法行政每天不定时巡查会议室使用情况，并且对异常使用进行登记,对违规使用情况及时制止；（附件六：会议室巡查登记表）1、违规使用的行为有：未经申请使用会议室及会议室相关设备；会议室使用超时10分钟（含提前预定未签到被其他团队抢占的的情况）；使用过程中，移动会议室设备设施；使用结束后,未关闭设备电源、窗户；使用结束后,座椅、设备设施没有复原、摆放整齐；会议结束后,没有清理干净地面、桌面、墙面；在会议室进行与工作无关的事宜；恶意占用公司资源,申请后会议开始15分钟未使用或者会议结束后离申请使用结束时间还有15分钟以上未选择提前结束会议使用；没有经过申请，私自在会议室门口张贴会议室预定或者其他信息；未在规定时间内归还借用设备；没有按照公司要求使用设备设施；其他被行政认定的违规行为；2、行政将不定期抽查会议室使用情况,责任将追溯到近期使用的部门并且按照以下方法进行处理；、除导致公司损失、影响恶劣以外，团队第一次违规使用以提醒为主；、团队累计第二次违规使用，所在团队负责人需按时系统学习本制度，并且接受专业考试；若考试不通过，按照第条处理；、若违规使用导致公司损失、影响恶劣；团队累计第二次违规使用专业考试未通过；团队累计超过三次违规（含第三次）扣除所在部门100元/次的团建活动费，并且对这一违规行为进行全公司通报；、因违规使用导致公司直接、潜在的损失由违规使用部门全部承担；五、特别说明1、未尽事宜，以行政通知为准；2、本规定解释权归行政所；3、本制度从发布日开始执行，原制度随之作废；附件：会议室设备设施的使用说明1、中/大会议室标配了电视、会议桌、会议椅、桌面综合模块（2个三孔强电插座、2个网线接口、1个HDMI接口）、电源插座、收纳架；桌面综合模块介绍：1为模板开关按钮，使用前，点击即可开启;2为2个强电插座；3为1个网线插座；4为IIDMA插座使用时，只需操作桌面多功能模块，请勿私自移动会议桌或电视:使用结束后，需要关闭桌面综合模块，其他物料放置在收纳架上;2、小会议室标配了会议桌、会议椅、电源插座、网线插座；使用结束以后，需关闭地插座面板；3、电视外借：需按照正常流程预定会议室，预定成功后，方可借走；借走时需谨慎拔掉电源和连接电视的HDMI线，使用结束后，应及时归还。电视需放在原来位置，并且连接好电源、HDMl线。
