煤炭运销集团某某后勤公司公文管理制度.docx

煤炭运销集团某某后勤公司公文管理制度为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据国家行政机关公文管理办法有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。一、公文的定义及分类1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2、公司公文分类：(1)公司规章制度及流程文件和表单类。(2)通知：适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。(3)报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等。(4)请示：适用于向上级机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。(5)函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。(6)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况(7)会议纪要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。二、公文处理原则1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。4、综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。三、管理规定1、起草公文要求。(1)起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件)(2)公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。(3)发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点:是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。(4)传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。2、收文管理(1)公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)(2)公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。(3)公司收文由综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。3、发文管理(1)、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。(2)、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。(3)、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。(4)、公文正式下发前，综合管理部应当进行复核,重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全,格式是否统一、规范等。(5)、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。(6)、公司内部文件，各部门应妥善保管。4、公文的存档与保管(1)、综合部档案管理员每年3月底以前将上年度的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。(2)、公文的销毁，由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等，均需按上诉要求办理；凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理。