服饰公司文件档案管理制度.docx

服饰公司文件档案管理制度为加强本公司文书立卷工作，有效有序地保存好公司历史进程，档案是最有效的见证，于是我公司在事业部特设立档案管理小组，由专人专柜管理各类历史文件档案和维修档案，特制定本制度。一、归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）0结案后及时交行政部专（兼）职文书人员归档，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。三、专（兼）职文书的职责：1、了解公司的工作业务，掌握公司文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2、认真执行平时归档制度，本公司承办的文件材料及时收集归卷，每年的二月前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。四、归档的范围：1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2、上级机关发来的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4、公司的各种计划、总结、报告、指示、批复、会议记录、统计报表及简报。5、公司与顾客及有关单位签订的合同、协议书等文件材料。6、公司干部任免的文件材料及关于职工奖励、处分的文件材料。7、公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。8、公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。五、存档规范1、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防哂，保持档案存放处清洁卫生。2、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。3、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。4、专（兼）职文书要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。5、专职部门每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。6、维修车辆实行一车一档制，二级维护及以上作业的车辆档案内容包括维修合同、检验记录、维修人员和质量检验人员名单，竣工出厂合格证副页、结算凭证。7、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。注、本暂行条例自2022年3月1日正式实施，在新的条例公布之前以本哲行管理条例为准绳，如有不足之处，按照以下原则为标准；当个人利益与公司利益发生冲突时以公司利益为重；当部门利益与公司利益发生冲突时，以公司利益为重。