房地产公司总承包项目行政管理收文管理规定.docx

房地产公司总承包项目行政管理收文管理规定1、总则目的：为实现对与本项目部生产经营活动相关的文件、信函、刊物等收件资料进入公司的程序化、规范化管理，特制定本规定。(2)适用范围：适用于集团公司、总公司及外部来文(包括集团公司网络办公平台上的发文、资料)从签收到归档的整个过程的办理与控制。2、责任主体到达项目部的文书(包括上级和其他单位发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件)，均由办公室统一签收、开拆、登记、呈阅、分发、督办、存档，并按不同类别进行处理。3、收文程序(1)办公室对来文签收、开拆、登记，并对收文进行编号。顺序号按来文时间依次填写，文件编号按来文单位分类填写，集团公司来文统一编号“ZNGS2005一一第XXX号”；总公司来文统一编号uZCB2005一一第XXX号”；分公司来文统一编号为uFGS一一2005一一第XXX号”；其它单位文件统一编号“QT一2005一一第XXX号”。(2)需办理的公文，由办公室签批意见，再分送给项目经理批示后办理。无需送经理阅批的一般性公文，办公室可根据公文内容和性质直接批有关人员阅办。凡需项目经理批示的文件，应附文件阅办单。(3)项目经理阅批文件，急件当天批复，一般文件三天内批复，并签名、注明日期，不得圈阅。(4)项目经理阅批后的文件由办公室负责传递，不得直接横向传递，以免积压或传失。(5)承办人员收到文件后，应仔细阅读文件，搞清所要办理的事情，领会上级的意思和要求，着手办理事务。(6)办公室对承办部门的办理情况进行询问和催促，以提高办事效率。催办可采取电询、函询、面询等，无论何种催办方式，都应做好催办记录。(7)文件承办完成后，办公室应将文件办理情况向来文单位作答复，方式有书面、电话、电报、当面答复等。(8)办结的公文及时存档。4、收文要求(1)收到来文，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到半日内送交有关人员，以便及时处理文件中涉及到的有关事项。(2)项目部外出人员开会带回的文件及资料应及时交办公室进行登记、统一保管,不得个人保存。5、附件(1)收文专用章样式(2)收文登记表(3)文件阅办单(4)项目部文件资料发放签收记录单附件一:项目部收文专用章样式总承包分公司项目部收文日期年月日顺序号文件编号附件二：建筑工程总承包分公司项目部文件阅办单收文号：收文日期:拟办日期阅文签字批示办理结果附件3：建筑工程总承包有限公司收文登记表顺序号文件名称文件字号收文日期来文单位文件编号承办部门承办处理情况备注XX项目部文件资料发放签收记录单文件名称文件字号发文部门发放人收件人份数收件人收件日期收件人份数收件人收件日期