律师事务所档案管理办法.docx

律师事务所档案管理办法第一条为了规范律师业务档案的立卷归档工作，制订本办法。本办法规定了律师立卷归档的基本要求、案卷材料的收集、整理和排列顺序、立卷编目和装订、归档、档案保证金、督促和检查等。第二条本办法适用于本所全体律师。第三条律师业务档案是指律师在从事业务活动过程中形成的工作记录及在业务活动中获取的有关文件、会议纪要、谈话记录、法律意见书、工作报告等资料。第四条律师承办业务形成的文件材料，均应按照本办法的规定立卷归档。业务档案的质量是判断律师是否勤勉尽责的重要依据。立卷归档工作由承办律师或业务辅助人员负责。第五条律师业务档案分诉讼、非诉讼两类。诉讼类包括刑事辩护和刑事代理、民事代理、行政代理三种；非诉讼类包括法律顾问、民事执行代理、仲裁代理、代书、其他非诉讼业务五种。第六条立卷原则：1、律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号的原则立卷。2、律师按照专属业务编号编制合同案号，同一项法律事务中所有文书案号必须与合同案号一致。3、两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但与其他律师事务所律师合办的案件或法律事务除外。4、律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。5、律师担任常年法律顾问，应按年度做到一单位一卷。6、律师承办业务过程中使用的各种证明材料、往来函件、代理词、笔录等，应当使用钢笔或签字笔书写，或使用打字机打印，字体应整齐、清晰。7、行政办公室(或其他专门机构)负责对律师的立卷归档工作进行督促、检查。8、终止委托的业务，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中。第七条收集、保存材料1、律师接受委托并开始承办案件或法律事务时，即应注意收集、保存有关的材料，着手立卷的准备工作。2、承办律师在案件或法律事务办理完毕后，即应全面整理、检查办理该案件或该项法律事务的文书材料，补齐遗漏的材料，剔除不必立卷归档的材料。3、下列文书材料不必立卷归档：(1)没有参考价值的材料；(2)各种草稿(定稿除外)。4、对提交公、检、法和其他机关的材料，承办律师应将副本或复印件入卷归档。5、对不能附卷归档的实物证据可以另行保管，但承办律师应将其照片附在卷内，并注明证物的名称、数量、质量、规格、特征、保管处所等。6、律师业务档案应遵循文件材料的形成规律和特点，按照卷宗目录规定的顺序排列。第八条立卷编目和装订1、案卷编号应按照律所要求的形式进行汇编，律师业务档案一律用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角。2、案卷封面、卷宗目录、结案报告及卷内的说明材料，应逐项填写，内容要整齐，字迹要工整。3、案件或法律事务的承办日期以委托代理合同或委托书签订之日为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准;其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。4、律师业务档案在装订前应进行整理。对破损的材料应当进行修补或复制，复制件附在原件后。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。文书材料上的金属物要剔除干净。5、案卷装订一律使用线绳，三孔钉牢。在线绳活结处应贴上封签，并在骑健线上加盖立卷人的姓名章或骑缝章。第九条归档1、律师应在结案或事务办结后一个月内整理案卷材料并装订成册，移交内勤。2、内勤接收档案时应进行审查，凡不符合立卷规定要求的，应退回立卷人重新整理直至合格为止。案卷经内勤审查合格后，由本所执行主任审阅盖章后归档。3、涉及国家秘密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷，确定密级，归档时应在案卷封面上加注密级。4、随卷归档的录音带、录像带、磁盘、光盘等视听材料，应在每盘材料上加注说明。笫十条本所建立档案保证金制度。律师在办理委托手续时，由本所按每个案件或法律事务合同金额的5%收取保证金，收取形式直接从律师当月结算金额中扣除，案卷归档审查合格后，退还保证金。