学院会议室使用管理办法.docx

学院会议室使用管理办法第一章总则第一条为规范学院会议室的使用和管理，明确会议室使用规定及申请流程，制定本办法。第二条本办法所指的会议室是A1.行政办公楼所有公共使用的会议室、及学术报告厅。第二章使用管理第三条会议室由办公室负责日常管理、使用登记、调度安排、设备维护等相关事宜。未经允许不得擅自使用会议室，未经允许不得擅自挪用会议室多媒体设备、桌椅等物品。第四条如遇会议室使用发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，学院会议优先于部门会议，部门会议之间本着重要、紧急优先的原则安排使用。第五条会议室使用实行提前预约制度。相关部门使用会议室，须提前向办公室提出申请，填写会议室使用登记表。临时召开紧急会议时，要征得办公室同意，并在会后补办相关登记手续。各部门使用会议室时到办公室领取会议室钥匙。第六条各部门申请使用会议室时，需明确会议人数和使用时间，并严格遵守使用时间。若超时使用，影响其他部门使用会议室的，应及时向办公室报告，由办公室协调解决。第七条会议需使用设备的，应向办公室申请并登记,以便提前准备，确保会议顺利进行。第八条各部门有重要接待需使用会议室，并需办公室协调安排会务保障的，应提前向办公室说明情况。各部门日常召开会议使用会议室时，自行保障会务。第九条使用部门在会议开始前，应先期检查会议室设施是否完善、设备有无问题。如有问题，应与办公室共同协调解决。第十条使用会议室的部门，须爱护会议室的设施、设备。会议室内应保持清洁，禁止吸烟、乱扔纸屑。第十一条会议结束后，使用部门应进行必要的检查,同时将桌椅复位，室内卫生打扫干净，并及时关闭会议室内各种电器设备的电源。如发现设备故障或公物损坏应及时报告办公室。经检查合格后将钥匙交还办公室。第三章附则第十二条本办法由办公室负责解释。第十二条本办法自颁布之日起执行。