南京物业公司合同（协议）管理作业规范.docx

南京物业公司合同（协议）管理作业规范一、目的:规范本公司合同管理，避免发生因合同管理不善而导致的损失。二、适用范围：适用于本公司的各类合同的管理。三、职责:公司总经办为合同管理的归口部门。四、作业规范：1.本规范所称合同，包括本公司与开发商或业主委员会签订的前期物业服务合同或物业服务合同、顾问服务合同（协议）及物资采购合同等。2,本公司所有合同的签订人：总经理或经总经理授权的人员。3,销售合同：（1）信息收集有关公司主营业务的市场信息，主要由市场部进行捕捉和收集。（2）信息分析负责收集各类信息的部门必须将获取的相关信息分类进行分析，以去伪存真,去粗存精。（3）由市场部分别就锁定的信息目标进行跟踪，不断获取相关内容的有价值的新信息，并进行意向性洽谈。（4）根据总经理决策，参与项目投标活动，并进行合同评审。（5）中标后与甲方洽谈并签订合同：代表人亲笔签字。合同加盖"合同专用章”。不得加盖合同专用章以外的其它印章。（6）合同实施过程由总经办负责进行监督。（7）合同原件由总经理办公室编码存档，复印件交合同执行单位。（8）调阅合同原件须经总经办主任批准，并由经办人记录在案。（9）复印合同须经总经办主任批准，必要时由总经理批准，并由经办人记录在案。（10）合同到期前三个月由总经办书面通知本公司合同执行单位，并按总经理指示提出相应要求。（11）作废合同的处理：合同到期而终止。由于各种原因合同中止。由总经办请示总经理后或者予以标识后保留，或者予以销毁，均须由经办人记录在案。（12）合同的续签合同到期前三个月除由总经办书面通知合同执行单位外，如需续签，同时由总经办书面通知市场部，由市场部运作合同续签工作。4,采购合同（1）由总经办与合格供方洽谈并签订采购合同（含口头合同）或开展招标活动。（2）采购合同的管理同销售合同的管理。5,合同的汇总（1）市场部建立物业服务销售合同的登记台帐，并适时更新。（2）总经办建立采购合同登记台帐，并适时更新。五、相关表单：合同（协议）登记表