中学采购工作管理规程.docx

XXXX中学采购工作管理规程为进一步加强我校采购管理工作，规范采购程序，根据市财政局相关采购文件精神，结合我校实际，制定采购工作流程。一、采购要求学校成立采购小组，组织实施采购工作，并在学校和主管部门的监督下实施。采购单位无论委托代理机构组织采购,还是自行组织采购都需严格按照政府采购法律法规规定的采购方式和程序进行，并符合行政事业单位内部控制规范要求。二、采购（招标）文件审核（一）采购（招标）文件确认采购项目采购（招标）文件，货物类和服务类由提出该项目的处室审核，工程类由后勤服务中心审核。由审核部门领导签字确认后的采购（招标）文件，报送学校采购小组备案。采购（招标）文件审核通过后，由采购小组组织办理采购程序，学校（纪检）监督小组对采购全过程实施同步监督。采购（招标）文件经审核确认后，技术方案如变动或修改，需重新办理审批程序，并说明理由。（二）质疑与投诉处理采购项目出现询问、质疑、投诉的，委托代理机构予以答复。或由采购项目提出部门负责答复，回复意见报校分管领导审批。询问、质疑、投诉的项目答复必须严格按规定的程序和法律规定予以回复，回复情况纳入采购档案管理。三、采购合同签订与执行（一）合同签订学校采购小组遵循合法、自愿、诚信原则，根据招标文件和中标单位投标文件的约定，项目招标完成后，自中标通知书发出之日起30天内，与中标单位签订书面合同，书面合同一式六份。（二）合同审核签订合同应履行合同审核程序，学校采购小组负责委托学校法律顾问对相关合同进行合法性审查，财务室负责对相关合同资金使用进行审查，采购小组办公室负责对相关合同项目实质内容进行审查，有关处室根据业务职能负责对相关合同进行业务审查。（三）合同执行采购小组和监督小组应按照合同条款执行，及时掌握合同的履行情况，必要时签订履行合同承诺书，确保合同执行合法、合规、合理。（四）合同公开采购合同应当自合同签订之日起2个工作日内在学校局域网公告。合同承办处室在合同签订当日，将正式合同电子稿发至财务室（五）合同备案采购合同签订7日内，采购小组办公室应将中标或成交通知书、书面合同（中标或成交通知书原件和复印件各一份，采购合同副本原件两份）进行备案。总资产管理员负责采购合同档案管理，学校财务室合同备案。四、采购项目验收（一）货物、服务类实行联合项目验收制度。由采购领导小组按照采购合同组织学校职能处室专业人员和聘请专家组成验收小组进行项目验收。（二）工程类项目按照基建办的验收程序办理。（三）采购项目验收程序。学校成立验收小组，严格执行采购合同相关条款，对品名、数量、品牌、配置、规格、价格、质量以及安装、调试、培训等逐一检查验收，出具验收报告。验收报告一式六份，采购单位4份，供应商2份。（四）验收报告作为履行合同，保证供货质量以及财务支付结算必要依据。五、资金支付与结算承办部门应严格按照采购合同支付货款，财务部门审核、领导审批后，及时结算。资金支付材料，包括合法票据、中标和成交通知书、采购合同（已备案的）、验收报告单、资金分配明细单、供货明细单、质量保证金等。六、采购档案的管理采购项目的全套采购档案纳入学校档案管理体系，统一保存，按相关规定管理。校舍维修项目竣工档案按照基建办档案归档程序执行。七、健全组织机构严格执行行政事业单位内部控制相关规定，加强政府采购管理，按规定组织采购工作，学校成立采购领导小组、工作小组和监督小组，根据采购项目成立3人以上的采购工作小组，并且小组成员中需有资产管理员。采购小组主要负责项目准备、自行采购过程、招投标、验收等工作。监督小组负责监督采购小组工作的全过程。采购领导小组：组长为校长，副组长为书记，成员为校长办公会成员。采购工作小组：组长为分管后勤副校长，成员为各处室主任、副主任、总资产管理员、采购专管员、职能处室负责人和专业人员等。采购工作小组办公室设在总务处，总务主任兼采购工作小组办公室主任，在采购工作小组组长领导下负责组织、协调和落实各采购项目按照采购流程的推进工作。采购监督小组：以党总支纪检委员为组长，成员由党总支选定，负责监督学校自行采购工作的全过程。八、采购活动及评审专家凡自行采购项目，由采购领导小组根据项目实际业务需求确定采购人代表和专业人员组成评委参加项目评审活动,并填写授权书。根据项目实际需要确定是否邀请专家及确定人选。采购人代表在参加项目评审活动中签署和处理有关事务，并严格遵守保密责任。九、代理机构为保障采购效率，采购领导小组可根据项目具体情况确定是否委托采购代理机构。需要代理机构的在上报采购计划时，填报代理机构。十、采购工作总结采购小组每年11月底前形成年度采购总体报告。包括采购工作基本情况、制度建设、主要做法、存在问题和困难、下步打算、完成情况统计表等。