EFACS系统安装及使用指南.docx
7.7EFACS操作指南1.快速输入流程一览,本部分对应操作流程，可打印出来以提醒输入人员步骤。FD:接电话、问候语、如咨询课程按顺序转接给不同课程顾问，并REeC)RDSHEET上作电话记录课程顾问：了解客户需求、愿望与学习目标，同时在RECoRDSHEET上记录课程顾问在EFACS中的操作：,用自己的用户名登陆系统。/进入Function->Customer介面，新建记录。,输入客人的姓名及联系方式。,选择客人的FirStCOntQCtMode,如果是散客，即选择WQlk-IN,如果是打电话进来，选择CQlI-In课程顾问：通过吸引学员访问学校的具体利益，如学校组织的各种活动，预约学员来校访问/根据实际情况输入NextActionType,如客人预约即选择CUStOmertoVisit,并输入下一次预约的具体日期和时间。课程顾问：预约访问时间，把所有信息输 入EFACS/history;同时把预约名字和时 间输入公用文件：InterVieW BookingSheet中课程顾问:咨询过程中自然询问学生来源注明：First Contact Mode 及 Weekly sales report只存在于 EFACS3.31 中。,根据实际情况输入客人的SourceCode,SourceCode包括学生是如何知道EF的，学生是从哪一个区来。如果不知道的话，也必须选择Unkonwn(OOO),存盘。q校长可在课程顾问输入基本数据后得到以下分析数据。1 .在WeeklySales报表中得到不同课程顾问名下：打入电话与成功预约的比率，散客与预约来访的比率。2 .在MarketingReport中得到不同生源的比较饼型图。FD:从INTERVIEWBOC)KlNGSHEET中查看是否预约，如有，通知课程顾问；如果未预约，按顺序指定课程顾问接课程顾问：展示学校，携带SALESKlT及书等销售材料在咨询室或单独区域咨询/在Customer页面中尽可能详细的输入客人资料。,在VisitDate中输入客人的实际到访日期。/在TestResult中输入客人的测试分数和级别。课程顾问：询问了解需求，引起兴趣，利 用FABE原则进行咨询，以满足客户需求课程顾问：协助填写学员表格STUDENT FoRM并安排测试，同时将学员基本 资料输入EFACS/进入BOOking页面，选择BQok/根据测试成绩为学生book课程，其中BO开头的代码为书本，Gl开头的为礼品，Dl开头的折扣。/全部确认Book无误后选择BOOKIT退回界面。校长可在课程顾问输入数据后得到以下分析数据。1 .在Weekly Sales报表中得到不同课程顾问名下：来访与付费的比率，付费人数与卖掉课程的比率。2 .在Receipt Report中得到收入报表。3 .在Income报表中得到应收报表。4 . ProdUCtiOnrePO 什产量报表。,课程顾问：解释级别，阶段销售，学习规划，劝服学员付费(Createbelievableurgency)。FD:资料输入EFACS课程顾问：成交付费、合同解释与签署、算清款项填入学员表内，带领学员付费给前台FD或财务。FD或财务：确定收费金额并收款、开发票、发放相应材料等。输入EFACS,并把学员放入虚拟班中如不愿付费，CallbackandcreatebelievableuraencvtoasktheSsto注明:Weeklysalesreport只存在于EFACS3.31中。EFACS3.31以前版本没有TOtQlIncomeReportRWTotalInvoice/进入FinCInCe介面，选择对应的InVoiCe/选择PAY,进入付费菜单。/选择PaymentType和付费金额。/根据需要选择是否打印Receipts/选择OK完成。/再次进入Booking界面，选择学生的booking,然后将这个已付费的booking放对应的class里面。学生向班主任或教师提出级别调整要求班主任或教师填写SKIPLEVELFORM并将级别调整要求转给教务长注明：Weekly sales report 于 EFACS3.31 中。EFACS3.31以前版本中无法使用 correction直接调整金额。在EFACS中的操作,进入客人的Booking界面，在PLACE中选中要调班的记录，选择UNPLACE将booking从班中取出。,然后重新PLACE到新的级别之中。,如果因为级别不同而有金额变化的话，进入客人的Finance界面，选中要改变的Invoiceo/选中CorTeCtiOn,输入要改成的金额和原因。/fifexA.ZXZa<Q校长可在课程顾问输入数据后得到以下分析数据。在WeeklySales或FranchiseFrom里得到退费金额。在Production报表里得到数据更新后的产量报表。学生退费的流程学员向班主任提出申请班主任询问退费真正原因并提供咨询如果学员退费与教学有关，及时转告教务长，必 要时由教务长提供咨询；如果学员退费与学校管 理有关，及时转告校长，必要时由校长提供咨询如果学员坚持退费，班主任协助填写TERMlNATle)N QUEREY SHEET,并经校长批准财务或FD退费，并将结果记录EFACS注明：Weekly sales report 只存在 于 EFACS3.31 中。EFACS3.31以前版本中无法使用 correction直接调整金额。EFACS3.31以前版本中没有Drop Out功能。在EFACS中的操作/ 先进入FUnCtiOn->Course,选中该退费 学生的班级。, 进行 Class, Attendance Recordo/ 选择该学生名字，然后选择Dr。PoUt, 确认。/ 进入FUnCtiOn->CustOmer,选中该退费 学生。, 进入Finonce界面，选中要退费的 Invoice/ 选择 CoiTeCtiOnO/ 指定新的金额及原因。/ 确认后系统会自动计算原金额-当前金额 二退费。0)校长可在课程顾问输入数据后得到以下分析数据。在WeeklySales或FranchiseFrom里得到退费金额和退费人数的数据。在Production报表里得到数据更新后的产量报表。Revised on 2003-042.EFAeS详细使用手册ContentsIlItrOdlICtion1. GeiIeralinfUnnation2. AboutP2FA(5-2.1. WhatistheEFACSSyStembasedon?2.2. COlIrSeDefinitiOn3. CIIStomCrS3.1. SaVin2aCUStOmer3.2. BUOkin-aCIIStKmerOntothecourse3.3. Gatherin-StUdentSavailableforacourse4. CoIIrSeS4.1. AddillRnewcourse4.2. PlaCilIgCiIStomertotheCOrrSe4.3. AttendanCeReeOrd5. PaymentS5.1. MakinCPaVmeIItS5.2. CreditNoteS5.3. RefimdS6. FAOs(FrequentlyaskedQuestions)IlItrOdUCtiOllThepurposeofthisdocumentistoprovideaquickandinformalreferenceforusersofEFACSversion3.31toEnglishFirstworldwide.DuctonatureofEFACS3s,requirementstomodelthebusinessprocessweintheITdepartmentstronglyencourageuserstoaskmorequestionsaboutusingEFACS.PleasecontacttoyourlocalITsupport.1.GeiIeralinformation/"4D,INC.WoHdwide1«OderSdoFobase1JSOhWOredevelopmenttook.EFACSisanapplicationdevelopedforEnglishFirstandEFEducationistheownerofthesourcecode.SoinordertorunEFACS3.31youneedtopurchasethecorrect4Dsoftwarethatisacommercialproduct.4dlicensingmeansthatyouhavetopurchasealicensecorrespondingtonumberofuserswhoworkwithEFACSatthesametime(i.e.concurrentconnections).The4Dlicenserequiredcanbepurchasedfrom4Ddirectly(detailsofwhichcanbefoundat)orfromyourlocalagent(4Drecommendeddistributorscanbefoundat).4Dlicensingforaclient-serverdeploymentdependsonthenumberofconcurrentconnectionsto4DServer.4DServercontrolshowmanyclientsareconnectedtodatabase.Whenaclienttriestoconnecttheserver,the4DServerchecksthenumberofalreadyconnectedusers.Ifthenumberofconnectedusersisequaltothenumberofentered4Dlicenses,theserverrejectsthisrequest.Inthe4denvironmentauserisanaccountforanindividualworkingonthesoftware.In4Dlicensingtheterms“user”doesnotreferstoanindividualperson.Itreferstoconcurrentconnectiontotheserver.Thereforethenumberofusersisactuallythenumberofcomputersconnectedtotheserversimultaneously.Inotherwordsaclientmachinecanhavemanydifferentpeopleaccessingthe4dsoftwarethroughoutthedayviatheirownuseraccount.Allindividualshavetheirownuseraccounttologinwiththerestrictionisthenumberofusersthatcanconnecttotheserveratthesametime.Anyusercanuseanycomputerprovidingtheclien
