某公司会议管理办法.docx
某公司会议管理办法1.0目的：为使公司会议管理规范化和程序化，提高会议质量和效率，特制定本办法。2.0适用范围：适用于公司所有正式会议。3.0职责：3.1 行政管理部负责公司性会议组织，公司会议室统筹安排，跨部门会议的协调，重点会议出勤率和跟踪、重点会议决议的追踪；3.2 会议主办单位负责会议通知的草拟、与会人员确认、会议资料准备与发放、会议记录、决议跟踪等相关工作，保证会议目标的达成；3.3 会议主席（主持）负责会议决议或指示事项的确认；3.4 与会人员准时参与会议，按要求提供会议资料，参与讨论、会议决议执行。4.0定义：4.1 会议:是指三个或三个以上的人（其中一个为主持人），为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通方式。4.2 例行工作会议通常称为例会,一般是会议召开的时间基本固定,会议的流程、议题和与会人员也基本固定。4.3 专题性会议：就某一项工作、某一个问题召开的，会议任务比较单一，讨论的问题比较集中。4.4 临时性会议：就某一主题临时性召开的会议。5.0管理办法5.1 会议分类5.1.1 公司会议按照举办性质分为：公司性会议、跨部门会议、部门内会议（含大区会议、区域会议、门店会议）。5.1.2 公司会议按会议目的分为：决策会、宣导会、沟通会、评审会、报告会等。5.1.3 行政管理部每年检讨一次公司定期各类例行性会议举办目的与方式及必要性，作成公司例行性会议一览表，经总经理批准后发放各部门。（见附件一）5.1.4 各部门依照业务需要，可召开临时性或专题性会议。5.2 会议准备5.2.1 会议主办单位根据会议的需要确定会议主题、与会人员和时间，提前两个工作日以上拟定会议通知（见附件二），提出会议申请。例行性会议仅在第一次召开或议程变更时须拟定会议通知，若未作变更的例会可直接由主办单位电话或口头通知相关与会人员即可。5.2.2 会议通知单的审批：例会会议由会议主持人批准,部门内会议由部门经理或中心总监批准，跨中心会议及公司性会议由行政总监批准。5.2.3 主办单位至少提前一个工作日将已审批的会议通知单交行政管理部，并通知所有与会人员。5.2.4 主办单位应根据会议议程提前做好会前沟通与会前资料准备：5.2.4.1 会议主办单位准备好相关的会议资料，随会议通知单提前发给与会人员；5.2.4.2 与会人员根据会议议程准备好相关的会议报告资料，至少提前四个小时用电子文档发给会议主办单位；5.2.43会议主办单位应追踪上次会议决议达成情况，并汇总所有与会人员的会议资料（必要时调整会议议程的时间），至少提前两个工作时发放主持及所有与会人员。525预备会：对于重要的会议（比如月、年度计划会议等），必须召开预备会。预备会要把正式开会的有关问题提前通报，并请与会者给予重视，作好发言的准备。5.2.6会议主办单位至少提前一个工作时布置会场和准备好会议的相关会议设施。5.3.会议过程管理5.3.1 各与会人员至少提前两分钟到达会场，并在会议签到表（见附件三）上进行签到。5.3.2 会议主办单位应作好会场纪律控制，包含但不限于：5.3.3 会议本着会议主题提出问题、沟通协调、解决问题的原则；5.3.4 与会人员不能迟到、早退、中途离席；5.3.23 因有事确不能参加者，应提前向会议主持人请假，并指定代理人参加；53.2.4 会议过程中，会议参加人员应关掉手机、呼机、对讲机等或调整到振动状态；53.2.5 与会人员依次就位，依序发言；53.2.6 与会人员不可无故打断他人的发言，若要提出自己的观点，应先举手征得主持人的同意；53.2.7 会议气氛应友善，不可对发言者求全责备；53.2.8 会议内容若涉及公司机密,主办单位及行政管理部事先做好保密措施；与会人员对保密事项有保密的义务。53.2.9 议过程控制：5.33.1 对会议议程做简单的介绍；如是例会，则可直接进入下一流程；5.33.2 如是例会对上次会议的决议的执行情况进行报告；如是专题会议，则进入下一流程；5.33.3 按照会议议程相关人员依次发言、讨论、高层决议；5.33.4 如会议讨论暂时无法形成结论，需会后查证的事项，由负责部门查证后报告会议主持；5.33.5 如会议的内容只涉及到少数几个部门需进一步讨论的，采用会后分流专题会议的方式进行讨论，由负责部门把会议决议报告会议主持；5.33.6 会议记录人员确认本次会议决议及纪要事项；5.33.7 会议主持对此次会议做总结报告。5.33.8 议结束后，会议主办单位应做好会场的整理，恢复原样。5.4会议决议及执行5.4.1 会议主办单位：5.4.1.1 会议结束2个工作日内,会议记录人需将会议记录（见附件四）经过主持人确认后，发至与会人员，同时与相关决议责任人确认完成时间；5.4.1.2 会议主办单位负责对会议决议的执行情况进行追踪，并及时向上一级管理部门反馈决议的执行情况；5.4.1.3 公司性会议、跨部门会议及专题会议记录及执行情况应及时报行政管理部。5.4.2 与会人员：5.4.2.1 按照会议的决议开展相关工作，并及时将执行情况反馈给主办单位及行政管理部，重大事项无法用口头报告可填写会议决议交办事项追踪报告（见附件五）进行报告；5A2.2如因特殊情况造成决议执行延迟，应及时向会议主办单位或相关部门说明情况；5.4.3 行政管理部：5.43.1 收集所有公司性会议、跨部门会议及专题会议的会议记录及会议决议并作好存档；5.43.2 对所有公司性会议、跨部门会议及专题会议的决议执行情况进行追踪并汇总发布，如有发现执行过程中发现问题，应及时提报总经理办公室协助处理。5.43.3 根据会议类别及按照时间先后顺序将会议记录归档。6.0相关文件6.1 公司周一早会指引6.2 周六论坛指引6.3 会议室管理指引7.0附件7.1 附件一：会议管理流程图7.2 附件二：会议一览表7.3 附件三：会议通知单7.4 附件四：会议签到表7.5 附件五：会议记录7.6 附件六：会议决议交办事项追踪报告
