公司客户档案管理制度.docx

公司客户档案管理制度一、概述公司客户档案管理制度是指通过记录、收集、整理、存储、维护和利用客户档案信息，规范公司客户档案管理行为，提高公司信息化管理水平和客户满意度的制度。通过文件、网络、数据库等技术手段，用以为公司的服务、管理和决策提供依据。二、客户档案的定义客户档案是指公司接待的或者拜访的任何单位和个人的信息记录，包括但不限于公司名称、法人代表、联系地址、电话、电子邮箱、合同、发票、业绩、投诉、反馈等。三、客户档案的建立公司在接待、拜访客户时，应根据实际情况填写客户信息表，并要求索取客户营业执照、税务登记证等相关证件。对于无法索取正式证件的客户，应在客户档案中注明其联系人姓名、联系电话、地址等信息。所有的客户档案信息统一放置于公司信息管理系统。四、客户档案管理的流程客户档案管理过程中，应按照以下流程操作：(一)收集客户信息公司根据实际情况，对客户信息进行收集和整理，对比和审查客户所提供的信息，整理出客户档案中的各项基本信息。（二）档案归档公司应根据各个部门提供的客户档案资料，在客户档案登记表上进行登记，并按照客户的行业、地域分类，并按照时间排序,按规定的存放位置归档，编号管理客户档案。（三）信息完善管理人员根据客户反馈、客户投诉、客户承诺等信息，对客户档案进行完善和更新，如客户档案中必要的信息发生变化，应及时更新。（四）档案保密公司应将所有客户档案视为商业机密，并应对客户信息进行保密，确保客户信息不被未经授权的人员获取。（五）档案销毁按照中华人民共和国保密法的相关规定，公司必须严格保密客户档案和相关信息。客户档案使用结束后，必须经公司领导签字确认后，严格按照要求进行销毁。五、客户档案管理责任制（一）公司领导负责制定策略、制度和控制考核；（一）客户部门负责收集、整理客户信息、填写客户登记表、归档管理、信息的完善和更新；（三）各部门应当按照客户档案管理制度的要求认真履行客户档案管理工作，并定期自查；（四）公司内部审计部门应对客户档案进行定期的抽样检查和审核工作，并将检查结果逐级报告给公司领导层。六、客户档案管理制度的要求（一）客户档案管理应以规范、系统、高效的手段为原则；（一）客户档案管理应建立完善的档案查询和调用系统，方便各个部门快速查找和使用客户档案信息；（三）客户档案管理应定期进行备份，确保客户信息的安全；（四）客户档案管理应加强内部控制，确保客户信息不被泄露、篡改或者损毁；（五）客户档案管理应实施科学管理，及时更新完善档案信息,为公司制定战略和开展业务提供强有力的支持。七、结论公司客户档案管理制度是公司信息管理工作的基础和关键，对公司管理水平和服务质量，对维护公司商誉和客户满意度有着重要意义。公司应不断完善和规范客户档案管理制度和相关流程，加强档案管理的有机结合，打造高效、规范和安全的客户档案管理系统。