公司会议费用管理制度.docx

公司会议费用管理制度第一章总则第一条为了加强公司会议费用管理，统一会议费开支标准,严格控制成本，有力支持业务发展，在总结我公司会议管理制度执行情况基础上，根据我公司的实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于会议费用的管理。本制度所指会议费是指公司各部门、所属各单位、各直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费和文件资料印刷费等。第三条会议分为内部会议和外部会议。1.内部会议。指公司召开的各种经营分析、总结、培训讨论及激励表彰等会议，具体划分如下：(1)管理条线的半年和年度工作总结会议。(2)区域、条线季度经营分析会议及专题会议。(3)公司检视会。(4)大型项目启动或培训会议。2.外部会议。指非我公司组织的各种会议。包括：(1)监管部门、政府职能部门及其直属专业机构举办并要求我公司人员必须参加的会议。(2)同业或其他机构举办并邀请我公司管理人员参加的专业交流会议。(3)外部以赢利为目的的机构组织的论坛、研讨会、表彰会、峰会以及各类以培训为名、行非培训之实的活动。第四条行政部办公室为公司会议费的归口管理部门。主要职责是：1.建立、健全公司会议费管理制度和标准。2 .组织研究、完善、监督、执行会议费的审批与报销程序。3 .组织定期盘点、分析、通报会议费使用情况。第五条公司各部门、各直管项目部为公司会议费的使用部Ilo主要职责是：1.严格执行本制度有关规定，结合实际细化会议费管控措施。4 .组织编制、上报、执行会议费年度计划。5 .定期汇总、分析会议费使用情况。6 .对公司会议费的管控提出合理化建议。第二章管理标准与要求第六条依据公司下达的会议费指标，公司对会议费实行总额控制。第七条公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。第八条会议召开应精简节约，少于15人的内部会议原则上应在公司内召开，不得发生会议场租等费用；应充分利用视频会议和电话会议系统。在公司内部会议场所召开的各类会议，应当遵照公司会议管理制度有关规定执行；使用公司会议室的，由会议组织部门（或单位、直管项目部）在信息网上履行申请程序。第九条公司各部门拟在外部场所租用会场召开会议，须于每年1月底前填写会议计划表，经部门分管领导审核后，提交行政部办公室汇总，再报行政经理审批。未纳入年度计划的会议，确因工作需要临时申请在外部场所举办会议，费用预算在3万元以内，经部门分管领导同意、行政部办公室负责人签字后实施。费用预算超过3万元的，须经公司总经理审批方可实施。第十条公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达会议费预算指标，结合实际制定具体管控措施，严格控制在外部场所召开会议。第十一条外出召开会议，主办单位应当优先选择协议酒店,统一安排住宿等事宜，分公司人员参加总公司举办的会议，原则上分公司参会人员发生的相关费用应当由总公司承担。第十二条公司所属各单位、各部门、各直管项目部召开会议，特别是在公司外部租赁会议场所召开会议，应严格控制各项费用支出。第十三条一般行政会议立项时，需在签报中列明会议议题、参加人员、餐费、住宿标准等内容。因公外出参加会议，会议期间会议主办方统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费不予报销;不统一安排食宿的，住宿费、伙食补助赛按照公司差旅赛管理办法执行。第三章费用管理与监督第十四条公司会议费管理严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算。第十五条每年年初，公司行政部办公室应结合本公司实际情况，对公司下达的会议费指标进行二次分解，经行政部办公室审定后，对公司所属各单位、各直管项目部下达年度会议费使用指标；每月末，行政部统计费用指标执行情况；每年年中行政部对费用指标执行情况进行专项分析、通报；每年第3季度，结合实际情况对费用指标进行适当调整；每年年底，行政部对费用指标完成情况进行考核。第十六条会议费的核算遵循企业会计准则和公司会计核算标准化手册。第十七条会议费报销应当符合公司规定程序，总额不能超出年度总预算。第十八条会议费报销起始（结束）日期不得早（晚）于会议的前（后）一天。第十九条公司各部门、所属各单位、各直管项目部不得以任何方式挤占其他费用指标。第四章附则第二十条本制度适用于公司所属各单位、各直管项目部参照执行。第二十一条本制度由行政部办公室、财务处负责解释。第二十二条本制度自印发之日起执行。