文件管理制度.docx

文件管理制度一、目的、意义为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。二、适用范围本制度适用公司全体员工。三、主管部门办公室四、具体条款4.1文件管理内容主要包括：上级主管单位函、电、来文，合作单位函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。4.2公文的签收D公司所有文件（除领导亲启的外）均由行政专员登记签收、拆封。在签收和拆封时，行政专员需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。2）对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。4.3公文的编号保管1）行政专员拆封和签收后应及时附上“来文处理卡”，作分类登记编号、保管。2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政专员进行登记编号保管，不得个人保存，如工作需要借阅的可复印或借用。4.4公文的阅批与分转D凡正式文件均需由办公室主管根据文件内容和性质阅签后，行政专员分送领导阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。2） 一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。3）为加速文件运转，行政专员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。4.5文件的传阅与催办D传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政专员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4）各位阅办人在文件阅完后，应交行政专员，不要横传。5）办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。4.6发文的规定1）公司上报下发正式文件的权力集中在办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向办公室提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核。办公室同意发文，方可按公司规定发文。3）影响较大，涉及多个部门的文件，须经总经理批准签发。4.7发文的范围1）凡是以办公室名义发出的文件、通告、决定、通知、决议、请示、报告、会议纪要和会议简报，均属发文范围。2）办公室下发文件主要用于：A、公布公司规章制度；B、转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；C、公布公司体制机构变动或人事任免事项；D、公布公司重大管理、活动、生活福利等工作的决定；E、发布有关奖惩决定和通报；F、其他有关重大事项。3）日常工作中，有关图纸、方案、审批工作、安排部署、传达领导指示等事项,应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。4）各部门会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用工作简讯等形式保存或传递。4.8发文程序与要求1）各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；2）办公室同意发文后，主办部门应以工作实际需要草拟文件初稿；3）因公司工作需要发文，由办公室在领导授意下草拟文件初稿；4）草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、用钢笔或中性笔书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；5）文稿拟就后，拟搞人应填附文件签发审批表，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期和密级；6）办公室主管应根据公司规定和实际情况，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位或拟稿人重新拟稿；7）经办公室审查修改后的文稿，送行政副总核稿（对文稿内容、质量负责）；8）对审核时修改较多、有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；9）需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；10）文稿审核会签后，按批准权限的规定送领导审定批准签发；11）经领导批准签发后的文稿交办公室行政专员统一编号打印；12）文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；13）文件打印完毕后，再由行政专员分发并检查落实情况。4.9文件的借阅和清退1）各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，按照档案管理规定中的有关要求办理手续后方可。2）行政专员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件限期清退,进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。4.10文件的归档范围1）凡下列文件统一由行政专员负责归档：A、上级主管单位来文；B、办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和公司的各类计划统计、季度、年度报表等；C、公司例会、高层例会以及公司其他重要会议记录和会议纪要；D、参加各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等；E、反映公司先进人物事迹及领导工作等的音、像、报刊等物品；F、公司大事记。2）各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。4.11立卷要求1）文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档；2）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性;。3）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；4）上年度形成的文件材料，要求在下年度3月底以前整理完；5）每个项目结束后，销售经理负责在一周内完成项目总结报告，两周内将该项目全案资料整理移交办公室。办公室主管负责在一周内立卷归档。4.12文件的销毁1）对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按有关规定，办理申请销毁手续；2）经审核同意销毁的文件，应在办公室主管和行政副总的共同监督下销毁。五、生效日期本制度自2023年6月1日起生效试行。