会议费管理暂行办法全.docx

会议费管理暂行办法第一章总则第一条为规范会议费管理，统一会议费开支标准，厉行勤俭节约，严格成本控制，在总结公司会议管理制度执行情况基础上，结合公司管理实际,特制定本办法。第二条本办法所指会议费，是指公司各部门、所属各单位、直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。第二章职责分工第三条总裁（经理）办公室为公司会议费的归口管理部门。主要职责是：1、建立健全公司会议费管理制度和标准；2、组织研究、完善、监督、执行会议费的审批和报销程序；3、组织定期盘点、分析、通报会议费使用情况。第四条公司各部门、所属单位、直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是：1.严格执行本办法有关规定；结合实际细化会议费管控措施；2、编制、上报、执行会议费年度计划;3、定期汇总、分析会议费使用情况;4、对公司会议费管控提出合理化建议。第三章管理标准与要求第五条依据公司下达的会议费指标，公司对会议费实行总额控制。第六条公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。第七条精简会议数量，控制会议规模。内部会议场所（含公司所属各单位、各直管项目部会议室）能满足会议要求的，不在外部租赁会议场所；可以合并召开的专业会议，要合并召开；充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议，减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。第八条在公司内部会议场所召开的各类会议，遵照公司会议管理制度有关规定执行；合作单位必要时会议室使用申请单见附件1）。第九条公司各部门拟在外部场所租用会场召开会议，须于每年1月底前填写外部场所会议计划表，见附件2）,经部门分管领导审核后，提交总裁（经理）办公室汇总，形成公司外部场所年度会议计划，报主管经营副总裁（经理）审批。第十条公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达会议费预算指标，结合实际制定具体管控措施，严格控制在外部场所召开会议。第十一条纳入公司外部场所年度会议计划的会议，由会议组织部门提前填写外部场所召开会议申请表（见附件3）,经总裁（经理）办公室负责人签字后实施；未纳入年度计划，确因工作需要临时申请在外部场所举办会议，费用预算在3万元以内，经部门分管领导同意、总裁（经理）办公室负责人签字后实施。费用预算超过3万元的，须经公司主管副总裁（经理）审批方可实施。第十二条有关部门、单位委托公司组织各类会议，会议承办部门须提前填写承办会议审批表（见附件4）,附有关合同，报主管副总裁（经理）审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。第十三条公司所属各部门、各直管项目部召开会议，尤其是在外部租赁会议场所召开会议，要严格控制各项费用支出，不得借开会名义变相旅游、发放礼品。第十四条严格控制各类庆典活动，特殊原因需要举办的,须事先履行申请审批程序，提交费用预算，经部门分管领导签字后，报公司主管经营副总裁（经理）审批。第十五条因公外出参加会议，会议期间会议主办方统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费不予报销，本人主动退回发放的午餐伙食补助费（按20元/午餐）；不统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费按照公司差旅费管理办法执行。第四章费用管理与监督第十六条公司会议费管理严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算。第十七条每年年初，公司五项费用领导小组办公室结合实际，对公司下达的会议费指标进行二次分解，经五项费用领导小组审定后，对公司、所属各单位、各直管项目部下达年度会议费使用指标；每月末，组织对费用指标执行情况进行统计；每季度末，组织对费用指标执行情况进行专项分析、通报；每年第三季度,结合实际情况对费用指标进行适当调整；每年年底，组织对费用指标完成情况进行考核。第十九条会议费的核算遵循企业会计准则和会计核算标准化手册（试行）。第二十条会议费报销应符合公司规定程序，总额不能超出年度总预算。第二十一条公司各部门、所属各单位、各直管项目部不得以任何方式挤占其他费用指第五章附则第二十二条本办法适用于公司，所属各单位、各直管项目部参照执行。第二十三条本办法由总裁（经理）办公室、财务中心负责解释。第二十四条本办法自印发之日起执行。附件：L会议室使用申请单2、外部场所会议计划表3、外部场所召开会议申请表4、承办会议审批表