企业人事档案管理制度.docx

企业人事档案管理制度第一条基础档案的建立公司在每个新员工入职当天为其建立个人档案,实行，一户一档，,并用档案袋装载，员工转正、岗位变动、薪酬调整等相关资料在调整后的当月放入员工档案。在员工入职当天建立统一的基础档案，基础档案包括：A、职位申请表，要求各项已填写完整；B、小一寸免冠彩色照片3张；C、面试评价表；D、体检结果；E、身份证复印件；F、学历及学位证复印件；G、专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件；H、个人简历；I、劳动合同；J、保密协议。第二条后续档案的归档A、由综合管理部负责将每个员工因工作变动（调动、转正、调薪、离职等）及奖惩等相应材料或手续归档，装入员工人事档案，并做好相应目录的更新。B、依据公司绩效管理制度，综合管理部负责组织开展各部门的年度工作总结和考核工作，及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合相关分析和总结一起归档；第三条人事档案资料编码由公司代码（LY）+部门码（总经理办：ZC、产品研发部：SC、市场业务部：QY、个人担保部：GR、风险管理部：FC、财务管理部:CW.综合管理部：ZH）+案卷码（1、2、3等）第四条基础人事档案管理A、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。B、员工入职前，综合管理部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。C、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交人事部归案，并查验原件。D、档案按编号分类存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。E、综合管理部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。F、员工离职档案保存十年后方可销毁。第五条人事档案查、借阅A、借出使用。因特殊必须借用人事档案的情况，须办理借阅手续，填写人事档案借阅申请表（附件1）,经总经理审批同意后方可借出，且借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。B、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。第六条附则1、本制度由综合管理部负责编制、解释、修订。2、本制度自发文之日起执行。附件1：人事档案借阅申请表附件1：人事档案借阅申请表人事档案利用方式查阅口借出使用口出具证明材料口借阅人部门职务申请日期归还日期经手人档案内容用途申请部门意见综合管理部意见总经理办意见