项目档案管理办法.docx

项目档案管理办法1 目的加强项目部自（合）办项目档案资料的管理，有效地保护和利用档案，使档案资料管理达到规范化、制度化。2 范围本办法适用于XX国际会展中心有限公司项目部。3 职责项目部负责制定档案管理办法，项目组人员对实施本办法负责。4 工作程序本制度规定了项目部自办项目档案归档范围、要求和时间，档案的管理、查阅利用等。4.1 归档范围项目部各自办项目的邀请函、参展商手册、大会会刊、顾客满意调查表、项目策划书、项目实施方窠、设计评审/验证表、设计确认/更改表、政府批复文件、合作备忘录、宣传计划表、招商电话记录、企业参展申请表、项目总结报告等均属于归档范围之列。4. 2归档要求4.1.1 应归档的文件、材料应收集齐全、完整，按照有关规定进行整理、装盒，便于保管和利用。4.1.2 归档文件材料要系统，按年份、展会类别进行分类并制作档案目录。4.2.3专人负责档案管理。4. 3归档时间为了使项目档案管理的有序、规范化，将由各个项目经理负责将项目的文件材料统一整理、归纳，并在项目开展后两周内转交给档案保管人统一放入档案柜集中管理。4.4档案的管理和查阅利用4.4.1档案的管理（I）档案的存放要入柜上锁，并有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等措施，保持整齐、清洁、通风。（2）应定期对档案保管的状况进行全面检查，发现问题要采取积极有效措施，确保档窠的齐全完整。（3）档案柜钥匙由专人保管，其他人员未经管理人员同意，不得擅自打开档案柜。4.4.2档案的查阅使用（1）凡工作人员，因工作需要查阅与本身业务工作有关档案，经部门领导批准，准予查阅。（2）有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经公司领导批准签字，但要如期归还。