音像资料归档及档案管理规定.docx

音像资料归档及档案管理规定为保证*大学音像资料的管理与保存，根据中华人民共和国档案法及有关政策法规，*大学结合实际情况，特制订本规定。一、音像资料的存贮格式管理1、用照相机等设备获得的静态图像文件，其通用文件格式为jpeg、tiff。2、用摄像机等视频设备获得的动态影像文件，其通用文件格式为mpeg>avio3、用数字音频设备获得的音频文件，其通用文件格式为wav、mp3o4、用多媒体技术制作的多媒体文件，其通用文件格式为mpeg>avio二、音像资料制作管理1、为保证音像资料的完整、真实和有效利用，从其制作形成到归档管理的过程，均应严格按制度规范登记、明确职责、责任到人，保证音像资料从产生、运转、处理和移交归档过程中完全处于受控状态。2、音像资料在归档前应按照规定存贮格式进行整理，对光盘、磁盘、磁带等介质载体进行病毒检查和清除，并做好产生的时间、主要内容等标记。三、音像资料归档管理1、音像资料管理应检查并确认归档音像资料的完整性。2、音像资料管理应做到归档及时、数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚。四、音像资料入库管理1、管理人员负有对音像资料归档工作的监督、指导责任，归档时认真检查验收；接收入库后应统一编目，安全保管、提供开发利用。2、在接收音像资料档案后，要对音像资料重新制作统一归档标识并进行分类、组盘，把分类后的音像资料按规定重新排列，填写著录项目、编制机读记录和存放载体的编号,编制符合国家档案著录规则要求的简要检索工具。五、音像资料档案管理1、音像资料档案的保管要做到防潮、防磁、保密、安全，便于保管、使用。2、对涉密音像资料要严格按相关保密条例进行处理，确实做到不在非涉密计算机等设备处理涉密电子文件；涉密电子档案的编目、入库、收藏均另行处理。3、磁性载体上的归档音像资料应定期复制。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不应少于四年。六、音像资料档案的使用1、电子文件档案既要严格管理保护，又要便于有效使用。2、查阅和使用归档音像资料手续按文书档案借阅办法处理。七、本规定自发文之日起执行。