大学文献采购合同管理细则.docx
大学文献采购合同管理细则第一条为规范图书文献采购合同管理，防范合同风险,维护学校合法权益，根据大学合同管理办法、大学采购管理办法、大学电子文献采购管理实施细则等文件，结合学校文献采购实际，制定本细则。第二条本办法所指合同，仅指图书管理机构代表学校与供货商之间签订的文献采购合同、文献加工合同和文献辅材采购合同。其中，文献包括图书、期刊、手稿等纸质印刷文献和数据库电子文献；文献加工包括各类文献的分类编目及数字化加工、纸本书刊装订、书刊转运等；文献辅材包括磁条、条形码、书标、RFID、EM1.D等用于文献识别检索与安全定位的信息源辅助材料。第三条合同签订是采购管理活动的关键环节，应遵守国家法律、法规，遵循自由、公平、诚信原则；合同管理应遵循防范风险与责权利统一的原则。第四条图书馆为学校授权的文献采购合同业务管理单位，负责合同归口管理，包括拟定格式合同文本、指导合同草拟、审批用印、监督履约和归档管理。管理人员在主要负责人指导下履行上述管理职责并承担相应责任。第五条合同的签订1.合同文本草拟。合同一般采用格式合同文本。由承办单位合同承办人与供应商按照中标通知书或成交通知书（网上竞价采购为竞价成交单）双方承诺内容，进行细节商洽。若属于特殊情况，自拟文献采购合同应当包括采购人与供货商的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、采购政策要求、履行期限及地点和方式、违约责任、解决争议的方法等内容。必要时，合同文本送合同主管部门寻求法律顾问指导。对于影响重大、专业技术和法律关系复杂的合同，应组织相关专家参与谈判；协商或谈判过程中的重要事项应予记录并妥善保存。2合同文本审查。承办单位向学校提出签订合同申请，并填写合同申请备案表。若合同内容涉及其他单位，须有相关部门审核会签意见。合同成文后，由采购单位根据内部合同会审程序审查合同权责及义务内容，并在大学采购合同审批表中签署审批意见及加盖图书馆或采购单位公章。审查内容包括但不仅限于：合同主体资格及合同内容是否合法、合同双方权力和义务是否对等、合同的违约责任、纠纷处理方式和管辖约定是否清晰等。3 .合同文本修改。承办单位根据相关部门会签意见及学校合同主管部门审查意见，对合同文本进行修改。修改结果应在合同签订前告知相关会签单位及学校合同主管部门。4 .合同文本审批。修改后的合同文本根据合同不同金额的审批权限报相关领导审批。5 .正式合同签订。在中标、成交通知书发出之日（含竞价成交单生成之日）起30天内，由文献采购承办单位与中标、成交、竞价供货商按照采购文件确定的事项签订文献采购合同。合同起签金额不足伍万元，由承办单位负责组织签订。各承办单位负责人或委托人为合同签约人。6,合同缮印。满足起签金额要求的合同签订后，承办单位派人持合同、采购合同审批表到图书馆缮印，采购合同审批表留图书馆缮印处备案。须经上级审批并根据学校授权签订的合同，承办单位还需持校领导批示文件（复印件加盖承办单位公章）。7 .合同存档。合同签订后承办单位根据学校合同管理办法将合同归档，并将合同正本一份送学校图书馆备案。图书馆作为合同业务授权管理单位，每年年终按合同编号顺序编制合同清单报学校合同主管部门备案。对于重大项目合同，图书馆视情况提交学校合同主管部门复查。合同承办单位和合同业务管理单位加强合同登记管理，定期进行统计、分类和归档；合同终结须承办单位及时根据学校档案管理规定办理归档手续。批量、无需长期存档的合同，可采取电子文档形式进行存档管理。严格合同流转、借阅和归还的审批程序。第六条合同的履行。合同签订生效后，承办单位应严格按照双方约定并督促对方全面履行合同。如遇对方违反约定不履行合同而造成学校损失者，承办单位应及时采取有效措施防止损失扩大，并报学校采购与招标管理办公室处理。合同履行过程中，承办单位要注意收集整理与履行合同相关的材料并归档备查。第七条合同履行中所涉及的财务收支，纳入学校财务部门统一管理。财务部门办理结算业务并进行财务处理时应审查合同有关付款条款，按照合同约定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款,并向有关方面通报。第八条合同的变更与解除。因故需变更或解除合同的，承办单位应及时书面上报学校，按合同订立的审批程序进行审批。变更或解除合同的通知、协议等文件应以书面形式提出。第九条合同纠纷处理。合同承办单位为纠纷处理的责任单位，学校合同主管部门负责指导、协调和监督纠纷处理工作。承办单位、相关职能部门、图书馆和学校合同主管主部门共同协商纠纷合同处理意见。重大事项应及时向学校政策法规部门或校领导汇报。参与纠纷处理的，须得到学校书面授权，未经授权不得向对方做出实质性答复或承诺。第十条责任追究。各单位合同管理要有专人负责。单位主要负责人是合同管理第一责任人，对合同管理过程中出现的过失承担责任。违反本办法签订合同，或由于合同管理、履行不当损害了学校利益，将追究有关单位和个人的责任。第十一条本办法自颁布之日起施行，由校图书馆负责解释。
