大学学生档案管理办法.docx

大学学生档案管理办法为严格规范我校学生档案管理，保证学生档案管理的标准化、制度化，提高学生档案工作管理水平，依据档案法、普通高等学校档案管理办法的有关规定，结合我校实际,制定本办法。本办法适用于学校本、专科（高职）毕业生。一、学生档案材料的整理、归档与管理1、学生档案实行集中统一管理原则，确保档案材料的完整、准确。各有关单位对学生档案管理工作要高度重视,明确人员、落实责任、严格程序。2、学生档案由各学院指定专人负责管理。各有关单位应在学生毕业前将相关档案材料移交各学院归入学生档案。3、归档材料包括普通高等学校招生考生档案、普通高等学校全日制毕业生登记表、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书、国家学生体质健康标准登记卡（大学）、大学录取通知书、大学学生成绩单、大学本科生毕业设计（论文）综合成绩评价表、大学学生健康体检表、奖惩材料等。4、档案保管要做到整洁卫生，并注意防盗、防火、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等。5、档案管理人员要定期对档案进行全面检查和核对，做到帐物相符。有特殊情况要随时汇报，查明原因，及时处理。二、学生档案的交接与转递1、毕业生离校后，各学院应及时与招生就业处进行档案交接，并履行交接手续。毕业生档案由招生就业处依据就业情况通过特快专递（或机要件）、派人送达等方式转递。2、毕业生档案原则上不允许自带。如遇特殊情况，须提供单位调档信函及来人证件后，方可办理相关手续。3、档案寄发、送达、领取前，需对档案进行密封处理，每份档案的存根与回执对应存档，以备核查。4、升学毕业生的档案依据录取通知书或调档函件转递。5、申请派遣的结业生，如需转档，可由结业生本人向学校提出转档申请，档案转至申请地，档案中不配入“普通高等学校全日制毕业生登记表”；未申请派遣及未提交转档申请的结业生，档案由所在学院统一管理，待取得毕业资格并换发毕业证后，根据本人申请转递。6、大学生服务西部等基层就业服务项目按照政策要求转递或暂存档案。7、毕业后未就业的毕业生，其档案原则上由学校转至其生源所在地人才服务中心或相关部门。8、因故被退回的学生档案，需提供核实后的转档地址办理转档手续；退档后半年内毕业生未提供有效转档地址的,学校将重新转档到毕业生生源所在地人才服务中心或相关部门。三、学生档案的查询和调阅1、学生档案作为机要文件保存，原则上不外借、不对外查阅。2、如有关单位调阅学生档案，须提供单位介绍信，经核实无误后，填写档案查阅登记表后，可在指定地点、规定时间内调阅。3、学生档案的转档存根在学生毕业两年后转至校档案馆，如需查询须提供介绍信及有效证件。本办法由大学毕业生就业工作小组办公室负责解释。