大学后勤管理处收发文件管理办法.docx

大学后勤管理处收发文件管理办法处理处内外来往的信函文件是办公室的重要职责。为创建科学的文件处理程序，提高办事效率，加强保密与立卷归档工作，根据学校有关规定，结合我处实际情况，制定本办法。一、基本原则文件处理工作是机关办公的核心手段，是处领导的重要助手，是承上启下，沟通情况，开展工作的中心环节，必须集中统一管理。文件的处理，坚持及时、准确、落实、保密的原则，反对积压、拖拉的不良风气。公文必须正规化、规范化。二、收文办法1、党办、校办批转的文件、信函等公文，均由办公室主管文件者签收，并及时登记。2、凡需要呈报处长或总支书记批办的文件，及时转处长或总支书记阅批，并及时收回进行相关处理。3、凡需向各中心批转的文件，及时下转并催办。4、凡有“阅后退回”字样的公文函件，办公室在公文处理后必须在规定时间内退回批转机关。5、各部门、中心必须重视文件处理，认真阅办，防止遗失或积压。6、凡注有“XXX领导亲启"之类字样的文件和信函应交本人拆封。7、凡个人参加会议收到的文件、资料，必须交办公室统一管理。8、为避免造成失密或遗失，严禁随意存放文件。三、发文办法1、凡以学校名义呈发的公文、函件，必须由办公室按规定填写“山西大同大学发文批示单”经处长签字后交主管校长批准后方可办理。发文后要留原稿或复印件备份存档使用。2、凡以“后勤管理处”名义上报学校或校内有关部门的文件报告、请示发文号应贯以“后勤字第X号”字样。并在发文本上登记后发出。3、凡以“后勤管理处”名义下发的专项决策等重要文件，需经处长签发并加盖后勤管理处公章方可下发。4、凡由后勤管理处上报学校或发送各部、处、室、院、所的公文经处长签字后由办公室发送。5、处长办公会纪要是处长办公会议处理解决问题形成决议的重要书面纪录是执行贯彻的重要依据，是处内正式文件，应按照文件管理制度进行管理。6、各部门、中心未经处领导同意，不准以后勤管理处名义向校内、外单位和上级机构行文。各部门、中心必须以后勤管理处名义向外发文时，必须经处长批准后由处办公室办理。四、归档文件范围1、上级机关文件、学校文件、其他部门传送来的有关后勤工作的文件、通知等材料。2、后勤管理处规章制度、岗位职责，经济承包责任制的改革方承包合同、协议书等。3、后勤年度计划、总结、报告、重要的请示及批复、专题规划等。4、招录合同计划、报告、承办手续、审批材料及名册。招录临时工的有关材料及名册等。5、后勤工作大事记含处长办公会、党政联席会议的主要内容及决议等和机构设置、各级领导变更、中心人员调动情况等材料。6、其他需要归档的材料。