学院档案利用办法.docx

学院档案利用办法为了有效地利用和保护档案，更好地为学院教学、科研、管理工作服务，为社会服务，根据中华人民共和国档案法、档案管理条例、高等学校档案部门业务建设规范的有关规定，结合我院的实际情况，制定本办法。第一条档案室室藏档案利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明等。档案室负责指导利用者查找、利用档案，解答有关问题。第二条我院工作人员因公查阅其所在部门业务范围内的档案，可持本部门介绍信，直接到档案室办理查阅手续;若需查阅非主管业务部门的档案，应经该业务主管部门的领导批准。第三条院内、外人员因私查阅档案室保存的相关档案,必须持本人合法的身份证明，如工作证、学生证、居民身份证等到档案室办理查档审查手续后，方可查阅，并按规定收费。第四条外国人查阅学院对外开放的档案、资料时，除持接待单位和省外办的介绍信外，还须经分管档案工作的领导审批，并按规定收费。第五条凡调阅党委会、院务会、院长办公会议纪录以及学院重要活动的会议记录，应有调阅人所在部门负责人签署意见的书面申请，报请党委书记、院长批准后，限定性地阅读有关内容。查阅标有密级的档案、超越原文件规定的阅读范围的档案，应由调阅人持部门负责人签字并加盖公章的介绍信，经院长办公室主任审批后，方可查阅。第六条凡调阅科研课题档案，课题组人员可持课题组负责人签署意见并加盖部门公章的介绍信直接调阅。本院其他人员和外单位查阅时，须经课题组负责人签署意见，院长办公室主任签署同意后，方能查阅，并按规定收费。第七条对所利用的档案需要抄录、复印、拍照、出具证明时，须经院长办公室主任批准，所抄录、复制的材料必须忠于原件，并经档案工作人员核对无误加盖印章后方可使用。对纸质已发脆或珍贵档案、资料，一律不准复印。第八条室藏档案、资料严格控制外借。院内部门因特殊情况需外借档案、资料时，应向档案工作人员出具署有部门负责人签字的书面申请，经院长办公室主任批准后再办理借阅手续，用完及时归还。借阅期限一般不得超过一周，对确需续借者，应重新办理借阅手续。严禁借阅者将档案、资料转借他人或带到公共场所。凡逾期不归还者，处以300元罚款，每超期一周，罚款数额递增50元。第九条利用者查阅档案时不得吸烟；利用者必须爱护档案、资料，严禁污染、涂改、圈点、钩划、剪裁、拆散、抽页、调换、转借、带出阅览室；未经档案室工作人员同意，利用者之间不得擅自互换案卷阅览。阅、借档案造成丢失、损毁等损失的，视情节轻重，对个人处以200IOOO元的罚款，对部门并处5002000元的罚款。除罚款外，责令赔偿损失，情节严重的依据中华人民共和国档案法追究刑事责任。第十条利用者归还查、借阅的档案、资料时，必须由利用者和档案工作人员当面进行清点、检查，并履行注销手续。第十一条利用档案、资料的部门和个人，需要全文公布或汇编出版档案室所藏档案、资料（包括已开放的档案、资料），事先应征得档案室同意，院长办公室主任批准，双方签订出版合同。如单方面擅自公布或汇编出版档案馆所藏档案、资料，档案室将依照中华人民共和国档案法追究责任。第十二条凡向档案室捐赠、寄存档案的部门和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案室将维护他们的合法利益。第十三条利用结束后，利用者应如实填写档案利用效果登记表，留档案室存查。