公司备用金管理办法.docx

动备用金管理办些第一章总则笫一条为维护公司资产的安全、完整，提升各级管理人员遵章守纪意识，提高资金利用水平，加强备用金业务管理，制定本办法。第二条备用金分为个人备用金和业务备用金两类。个人备用金是指公司员工因公务需要、以现金方式（含现金支票及汇入个人银行账户等形式）向公司借支的款项，主要用于有特定需要的定额备用金、差旅费、招待费及其他支出。业务备用金是指公司员工因业务需要、以个人名义向公司借支并通过银行支票、电汇等方式直接支付给对方单位的款项，此类款项一般用于固定资产购置、物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检等支出，依据合同约定支付的预付账款不属于业务备用金规定范畴。第三条本办法适用于分公司及所属项目部、内设机构、派出机构（以下简称“各单位”）。第二章一般规定第四条各单位应严格控制备用金额度，发生的各项经济业务原则上应先取得发票后办理报销手续。第五条各单位和员工要严格按照中国人民银行现金管理暂行条例规定的现金支出范围管理和使用个人备用金，超出范围的支出均应通过支票、电汇等结算方式支付。笫六条备用金实行“分级管理、下管一级”的原则。分公司总经理是本公司备用金管理第一责任人，项目经理是各工程项目的备用金管理第一责任人，负责本单位备用金制度建立、审批和清算等全面管理工作。各单位备用金管理第一责任人为本级单位有权审批人。各单位要建立备用金监督检查制度，每年对备用金管理情况进行全面检查。笫七条备用金必须谁使用谁借支，专款专用，不得转借他人或挪作他用。第八条借支人应根据实际需要申请备用金，借支个人备用金最高限额为2万元，借支业务备用金须根据所办事项合同、协议等有效文件所需金额申请办理；借支备用金须有明确的事由及所需金额的估算和时限；所需金额的估算与事由应匹配，不得高估；不准以任何名义挪用或长期占用企业资金；借支最长时间不得超过三个月。第九条备用金借支人须履行及时清算义务，在三个月时限内必须清算。备用金借支日期超过30天的，借支人所在管理层级财务部门有义务、责任在备用金借支到期日前5天提前提醒（书面或移动电话微信、短信等方式）。笫十条个人借支款项根据所在地税务机关征管要求用于缴纳税费可列入其他应收款科目且所涉及款项须于当日完成账户资金收支业务；其他款项必须通过备用金科目核算。第十一条为提高工作效率，减少审批环节，降低现金使用频率，差旅费等日常零星支出，经办人可通过个人信用卡方式支付，报销后财务部门及时将款项汇入其银行卡内。第十二条新承接项目在正式成立前，前期资金由子分公司机关代为支付的直接支付对方款项。凡未取得发票的均挂列经办人备用金，并在六个月内清算完毕；严禁借支个人备用金。第三章办理程序笫十三条各单位原则上不办理现金备用金业务，特殊情况办理现金备用金业务的需至少提前1-2天向财务部门申请，以便于现金提取与保管。笫十四条借款时借支人应按要求填写统一格式的备用金申请单（附件），准确填列请款理由、请款种类、当前备用金余额、请款金额（大小写）、还款时间和逾期未还同意从工资、奖金中扣除等事项，并履行内部审批手续。对于未按要求填写备用金申请单或审批手续不全的，财务部门有权拒绝受理，由此产生的责任由借支人负责。笫十五条业务备用金借支时，借支人应同时提供相关合同、协议等有效文件，并准确填列收款单位全称、开户银行、账号等信息，否则财务部门有权拒绝办理，由此产生的责任由借支人负责。笫十六条备用金原则上谁借支谁报销。相关业务完结后，借支人应及时办理报销手续，余款交回。第十七条各单位一般情况下不得借支定额备用金，确有特定业务需要借支且事由、金额、期限等符合本办法第八条规定的,经本级单位有权签字人审批后方可借支。第十八条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门清算备用金。凡备用金未清算完毕的员工，公司将不予办理有关手续。第四章监督与清算笫十九条备用金借支时，财务部门要对借支人备用金挂账情况进行审查，应本着“前账不清、后账不借”的原则，严格控制备用金长期只借不还的现象。第二十条各单位财务部门应定期分析本单位备用金挂账情况，及时清算备用金；每季度向主要负责人报告本单位员工备用金挂支情况（含借款日期、金额和挂账时间等）。各级单位主要负责人应结合业务实际，督促本级单位员工按时偿还备用金。第二十一条借支人要及时清算备用金。备用金挂账期限达到三个月未还的，财务部门有权从本人工资和奖金中扣还，每次扣还金额不低于本人实发工资奖金总额的50%o第二十二条个人备用金年末必须彻底清算。业务备用金按照实际业务进展情况，确实无法在年末及时清算的且借支时间未超过三个月的，由借支人填写不能清算事由并经本级单位有权审批人签字同意后，在12月25日之前送达本级财务部门备查，否则视借支人未按时清算备用金处理。第二十三条财务部门每季度应编制备用金签认表，由备用金借支人核对签认。第五章责任追究第二十四条备用金借支金额超过借支人办理事项所需金额1万元及以上的，财务部门负责人应及时向有权审批人报告，对未报告的给予通报批评；已报告但有权审批人坚持借支的，给予有权审批人通报批评。笫二十五条备用金借支时间超过三个月未清算且金额在5000元（折合人民币，下同）及以上的，由本级财务部门向上一层级财务部门报告，上一层级财务部门应及时向其同级监督部门移交处理；经查实有两次及以下未报告的给予通报批评、三次及以上未报告的，应提请对其财务部门负责人免职。上一层级财务部门对下一层级财务部门报告或虽未报告但经检查发现有备用金借支时间超过三个月未清算且金额在5000元及以上事件而未向同级监督部门移交的，应提请对其财务部门负责人免职。第二十六条备用金借支时间超过三个月未清算且金额在5000元（折合人民币，下同）以下的，原则上同第二十五条处理，经财务部门按照第二十一条在超期当月从有责扣除人工资和奖金中已扣还的，或备用金借支人在借支时间超期当月内清算完毕的，可不予追究。第二十七条因备用金使用不当或清算不及时，给企业造成财产损失的，由借支人偿还并进行追责；触犯法律法规的，移交司法机关。第六章附则第二十八条分公司之前的有关规定与本办法相抵触条款以本办法为准；各单位应根据本办法，制定本单位实施细则.第二十九条本办法自发布之日起执行。附件：备用金申请表附件备用金申清单请款理由：收款单位全称：开户银行：账号：请款种类：现金银行转账当前备用金余额：¥请款金额：¥人民币（大写）拟归还日期：年月日逾期未还是否同意从本人工资、奖金中扣除：请款单位：请款人签名：年月日部门负责人意见：分管领导意见:主要领导意见: