业主档案管理标准作业程序(物业公司).docx

业主档案管理标准作业程序(物业公司)一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。二、适用范围适用于物业部业主档案的保管与跟踪三、职责1、服务处主管临控业主档案与跟踪工作。2、服务处员工负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。四、程序要点1、业主档窠内容(1)经业主签署后的业主公约。(2)经业主签署后的消防安全责任书。(3)业主家庭情况登记表。(4)钥匙领用登记表。(5)业主证领用登记表。(6)业主入住验房表。(7)装修施工申请表、相关图纸及施工单位资料。(8)违章处理通知单及处理结果资料。(9)业主的有关证件复印件。(10)其他应保存的资料。2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹) 内。4、业主档案的跟踪(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：a通讯电话联络方式发生变化时;b业主发生更替时。(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖 欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15 天跟踪一次。5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经服务处 档案管理员办理登记手续后方可查阅。6、业主档案应永久保存。7、将各业主资料输入电脑进行管理。