公立医院合同管理存在的问题及对策.docx
公立医院合同管理存在的问题及对策2023年12月，财政部印发了关于进一步加强公立医院内部控制建设的指导意见（财会（2023）31号），指出“公立医院应进一步完善合同管理，明确合同管理归口部门、合同各相关部门职责权限，加强合同合法性审查、授权管理、合同签署和履行管理。”随着我国医疗改革进程的不断深入，医院的医疗业务规模逐渐壮大，不同医院对外所签订的各种经济合同逐年增多，合同管理已经成为医院内部控制工作中不可忽视的一环。一、公立医院合同管理的重要意义根据2023年5月发布的中国卫生健康统计年鉴（2022）显示，目前医院经济业务活动支出占医院业务总支出的60%左右。合同作为经济业务的重要载体，在提高医院管理水平和运营效率上发挥着至关重要的作用。首先，合同是确定各方权利和义务的依据，是履行合作事项的规范，有效的合同管理，能够确保医院在签订、履行合同过程中合法合规，保障自身的权益，避免法律风险。其次，就医院来说，合同审批可能会涉及较多的部门，有效的合同管理能够帮助医院明确部门职责，简化审批流程，提升运营效率。最后，合同管理是进行决策的重要依据，通过收集和分析合同执行数据，如供应商表现、成本节约情况等，为医院的采购策略、资源配置等方面提供数据支持,辅助管理者做出更加科学合理的决策。因此，加强合同管理，完善合同管理制度对于医院来说至关重要。二、公立医院合同管理存在的问题（一）相关科室职责不明确合同管理涉及部门众多，包括合同管理决策部门、合同管理执行部门、合同管理协作部门、合同管理监督部门，其中合同管理监督部门主要为审计部门，审计部门在合同管理工作中起到对合同全流程进行监督的作用。然而在实际工作中，医院存在部门权限设置不合规的问题，审计部门参与到合同的审核工作，将审计部门前置，影响审计独立性，难以切实履行审计的监督职能，违反国家卫生健康委关于印发进一步加强卫生健康行业内部审计工作若干意见的通知（国卫财务发（20229号）的有关规定。（二）合同档案管理制度履行不到位医院合同档案涉及设备、药品、基建、物资、技术、人事等各方面内容，是医院运营管理的重要文件资料，在医院档案中合同档案占据着重要地位。目前医院制度中规定应由医院办公室指定专人按照档案管理办法进行分类、整理、立卷、归档及台账管理。然而在实际执行过程中，医院办公室对合同管理缺乏重视，没有设置合同统筹管理岗位，合同台账登记与归档工作分散于各科室，导致合同档案管理混乱。（三）合同管理制度不健全合同管理是一个系统工程，应包含合同全流程的管理，即涵盖合同业务的前期准备、审核与签订、验收、变更、终止与解除、档案管理与借阅、评估等环节，每个环节亦有对应的工作程序，涉及的程序及部门众多。然而，在医院制度中针对合同执行情况的评估环节，缺乏完善的制度规定，导致在实际工作流程中，合同评价相对薄弱，既没有业务归口管理部门的自评工作，也没有监督部门对合同自评结果开展合同评估工作，没有形成合同全流程闭环管理。三、公立医院合同管理存在的风险（一）合同审核签订风险长期以来，公立医院“重经营、轻管理”，导致医院管理层对合同的管理流于形式，虽然制定了合同管理制度，但在具体执行时，相关部门职责不明确，分工不清晰，使得对合同条款、格式等事项及合同流程缺乏客观严谨的审核，难以对合同审核签订环节的风险控制在一定范围内，一旦产生损失，部门之间很有可能相互推诿，给医院带来经济损失。（二）合同档案管理风险医院合同档案未实行集中统一管理，而是由各归口部门分散保存,如药品合同由药剂科保存，医疗设备和耗材试剂合同由医学装备科保存，工程、基建项目合同由总务部和项目办保存，导致各部门合同管理质量参差不齐，难以对合同执行情况进行有效监管。止匕外，还有可能导致合同及相关资料丢失，影响合同的正常履行和纠纷的有效处理,甚至可能造成国家机密泄漏。（三）合同评估风险合同评估是合同全生命周期管理的重要组成部分。在实际工作中,缺少对合同执行情况的评估，使得单位难以掌握合同履行过程中的具体情况，可能导致无法及时发现单位合同管理流程中存在的漏洞，不能持续有效地改进合同管理流程，完善合同管理制度。四、公立医院合同管理优化措施（一）明确合同管理相关部门职责医院在制定合同管理制度时应当明确合同管理相关部门职责，其中审计部门作为合同管理监督部门，应当加强合同事项全过程审计,独立于流程之外，对流程的完整性、合规性及合法性进行监督，包括事前可行性分析、预算、采购过程、合同文本签订、合同履行以及事后评价等，并对合同事项的流程与制度提出改进建议。（二）落实合同档案管理制度医院办公室应当承担起合同统筹管理的职责，不仅负责合同管理制度的制定、执行、监督，而且应当负责合同的编号归档等工作，严格要求各科室及时提交合同资料，并对合同档案管理制度的落实情况进行监督、评价，不断规范和优化合同档案管理流程。（三）完善合同管理制度医院应当完善合同管理制度，明确合同管理的流程、责任和权限等，加强对合同的监督与评价，主动跟踪合同管理过程中的重要节点,实现合同管理全生命周期的跟踪管理与监督。在具体实施时，业务归口管理部门应当定期开展本部门合同自评工作，同时审计部门根据自评结果定期开展合同评估工作。止匕外，可以将评价结果纳入相关部门的绩效考核范围，对合同管理的各个环节进行绩效考评，增强各部门人员的责任意识，促进合同管理水平的提升。五、结语总之，合同管理作为公立医院内部控制管理工作中重要的一环,应当进一步明确相关部门职责，落实合同管理制度的执行，完善合同管理制度，保障医院的经济活动合法合规，推动医院的全方位发展。
