公司文件控制管理制度.docx

公司文件控制管理制度公司文件控制管理制度第一章总则为了规范公司文件的管理，保护公司文件的安全，提高公司文件管理的效率和效果，制定本制度。第二章文件的定义本制度所指的文件是指公司各类公文、合同、报表、统计表、技术档案、资料手册、工艺方案、产品设计图纸、三维模型、管理制度、规章制度、各类备忘录、通知、简报、报告等各类文字、图形、图像、声音等载体所记录的信息。第三章文件的分类文件根据其用途和性质的不同，可分为以下几类：（一）重要文件：包括合同、协议、财务批文、技术文件、质量文件、管理制度、规章制度等重要文件。（二）常规文件：包括公文、通知、简报、报告等常规信息记录。（三）保密文件：包括公司经营秘密、商业机密、技术机密、人事机密等保密信息记录。第四章文件的管理（）归档管理1、公司所有文件必须经过正式归档后才能使用。2、文件必须按规定格式归类、编号、日期、题名、密级、保管期限等事项，在文件标签上注明并贴好标签。3、文件必须按照归档要求分别放入纸质档案和电子档案中，并在每份文件上标注清楚纸质档案或电子档案的存放位置，确保文件的存放、使用和检索的便捷和快速。4、文件存放必须按照保密级别分类存放，对于保密文件，必须加以密封、封签、锁柜、指定专人看守等措施，并在文件上面注明保密等级和使用权限。（二）检索管理1、文件的检索必须按照规定检索顺序和检索要求进行，不能随意乱找，以确保文件的准确性和完整性。2、文件必须经过鉴定后才能借出，借出的文件必须在规定的时间内归还，借阅期限不得超过30天。3、借阅文件必须填写流转单，并注明借阅目的和使用范围，被借用文件应当进行密码保护或者加密存放。（三）销毁管理1、公司文件按照保管期限进行清理，保管期限届满的文件必须及时销毁。1、公司文件是公司的重要财产，必须加以保护。第六章文件的维护1、公司文件的管理工作必须由专职人员负责，并成立文件管理委员会，负责统筹工作，制定文件管理计划和安排工作任务。2、公司各级领导必须关心文件的管理工作，确保文件的管理得到重视和保证。（二）操作责任1、公司所有员工必须按照本制度的要求操作，严格遵守管理规定，对于违反管理要求和制度的行为，必须依照规定进行处理和纠正。2、文件管理员必须认真履行职责，确保文件管理工作的顺利进行，用自己的专业知识指导和帮助各部门合理管理文件，并对管理工作质量负责。第八章附则1、本制度由公司文件管理委员会负责制定和修订，经公司领导同意后进行实施。2、本制度自发布之日起生效，替代以前的文件管理制度。3、对于没有规定的具体事项，可参照相关管理要求和法律法规进行处理。