XX中医药大学合同管理办法(2024修订).docx

XX中医药大学合同管理办法（2024修订）第一章总则第一条为全面推进依法治校，规范合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，进一步推动学校治理体系和治理能力现代化，依据中华人民共和国民法典等法律法规，结合我校实际，特修订此办法。第二条本办法所指的合同是指以XX中医药大学名义，与平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议，包括学校对外订立的合同书、协议书，备忘录、约定书等具有法律效力的文件。第三条合同的订立必须遵守法律、法规和学校有关规定，坚持公平公正、诚实信用、协商一致的原则，维护学校的正当权益，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。第四条学校合同管理实行统一指导监督、分级负责、归口管理的工作机制。第五条未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。第六条学校合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。第二章合同管理机构及职责第七条学校合同事务由综合管理部门、合同承办单位和归口管理部门依各自权责进行管理和办理。第八条学校办公室（以下简称校办）是学校合同事务的综合管理部门，负责合同签署和授权委托等手续的办理，其主要职责为：（一）学习贯彻中华人民共和国民法典等相关法律法规；（二）制定学校合同管理办法并组织实施具体措施；（三）统筹学校合同管理及统计工作；（四）协调法律顾问对承办单位拟签订合同进行合法性审查；（五）协助项目承办单位处理因合同纠纷而产生的仲裁和法律诉讼；（六）负责学校合同管理的监督、检查工作；（七）其他需要由校办负责的合同管理工作。第九条合同承办单位的主要职责为：（一）负责开展合同谈判、资信调查、可行性分析论证；（二）负责合同起草、合法性咨询和送审；（三）代表学校履行合同，监督合同相对人履行合同；（四）办理合同履行过程中的变更、解除及终止手续；（五）负责牵头处理合同纠纷。承办单位为相关归口管理部门的，同时承担本部门业务范围内的合同审核职能。第十条学校各相关业务职能部门为合同归口管理部门。其主要职责包括审核合同、监督合同履行、监控履行异常等。合同审核主要内容：（一）合同订立的依据是否存在；（二）合同约定内容是否与招投标文件或者谈判结果相符；（三）合同内容是否违反法律、法规、国家政策或者学校各项规章制度；（四）合同必要条款是否完备，合同内容是否真实可行；（五）合同是否有相应的学校经费支出预算。第十一条对于影响重大、专业技术性强或法律关系复杂的合同，合同承办单位应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请校外专家参与相关工作。协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并存档。第三章合同的归口管理第十二条学校根据合同涉及业务范围和经费管理归口，授权相关职能部门，负责特定类型合同的归口管理工作：（一）校办负责管理学校与国家机关、政府部门等签订的各类框架性协议等合同；（二）教务处负责管理本科层次的办学合同，包括国内合作办学、本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设、承接上级考试任务、教学现代化建设等合同；（三）人事处负责管理人事关系、劳动关系等合同；（四）计划财务处负责资金借贷合同、财产保险、银校合作等合同；（五）科研处负责管理纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务、科技成果转让、专利委托代理等合同；（六）产学研服务中心负责管理学校开发产品的销售合同，以及以科技合作、科技成果转化为主要内容的产学研合作协议，经营性的公共房屋、场地等公共财产租赁等合同；（七）资产管理处（招标采购中心）负责管理学校教学、科研、办公等相关货物及服务采购合同，仪器设备专项维修等合同，校内非经营性房产租赁合同；（八）研究生院负责管理研究生层次的办学合同，包括学历学位教育相关的办学、录取、联合培养、研究生资助、实习实践、教材刊物出版等合同；（九）国际交流合作处、国际教育学院负责管理国外及港澳台地区的合作与交流、中外合作办学、境外本科生、研究生联合培养交流、涉外事务接待、留学生培养、外籍教师劳务聘任等合同；（十）继续教育学院负责管理成人教育、网络教育、自学考试、专业培训等合同；（十一）学生工作处、团委负责管理学生保险资助类合同，各类学生组织、学生社团开展学生活动以及大学生社会实践基地等合同；（十二）招生就业处负责管理全日制普通本科招生、就业、创业等合同；（十三）审计处负责管理与委托审计服务相关的合同；（十四）后勤保障服务中心负责管理房屋及建筑物小型维修工程、后勤经营管理中的物资采购、后勤服务项目的外包托管以及用水、用电、用气等合同；（十五）基建处负责管理房屋建筑、基础设施等新建及维修工程的合同签订及实施、建设工程设计、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备等合同；（十六）保卫处负责管理安保、消防、交通设施等合同；（十七）网络与信息技术中心负责管理网络与信息技术服务等合同；（十八）其它部门及单位按照学校相关管理办法，负责本部门所管辖业务合同的管理。第十三条合同内容涉及多个部门职责的，根据合同性质或者合同主要权利义务确定归口审核部门；不确定的，由校办建议并报学校法定代表人批准。第四章合同的审核与审批第十四条合同签订前,合同承办人应填写XX中医药大学合同审核审批表，并将通过基础审核的合同草案及其他相关资料一并提交，依次进行基础审核、业务审核、法律审核、专项审核。（一）基础审核由合同承办单位负责,针对合同对方当事人的包括但不限于主体资格、代理权限、经营范围、资信状况、履约能力、基本条款及其与招投标谈判一致性、合同可行性、必要性、效益性、风险性、管理责任等各个方面进行调查、核实与论证；（二）业务审核由归口管理部门按照本办法对合同的必要性、可行性、效益性、风险性、管理责任等方面进行审查、评估与认定；（三）法律审核是指金额标的在20万元及以上的合同,或对学校利益、声誉会造成影响的重要合同，需由法律顾问针对合同的合法性、严密性、规范性进行专业分析与评判，并提示合同风险，以确保学校的权益得到法律保护;（四）专项审核是指合同内容中涉及资金往来或复杂支付条款、资产采购及管理、审计结算等内容，合同承办单位须将合同送交计划财务处、资产管理处、审计处等相应部门，由其根据自身业务特殊要求进行专门审核。一般情况下，审核部门应当自收到XX中医药大学合同审核审批表等全部合同资料之日起2个工作日之内出具明确的审核意见。如合同内容复杂或有其他特殊情况的，可适当延长，但最长不超过5个工作日。第十五条合同审核完成后，根据合同金额标的和具体情况报学校领导审批：（一）标的在50万元及以上的合同，或对学校利益、声誉会造成重要影响的合同，需由分管校领导审批；（二）标的在100万元及以上的合同，或对学校利益、声誉会造成重要影响的合同，需由学校法定代表人审批；（三）涉及学校“三重一大”事项的重大合同，还应当遵循相关决策程序。第五章合同的签署与用印第十六条各类合同由校长亲笔签署或由校长授权分管校领导或委托相关负责人签署。未经授权，校内任何人不得签署合同。（一）原则上由校长签署的合同：学校各类合作办学合同；借、贷款及对外投资、融资合同；法律诉讼代理合同；单项金额在100万元以上（含100万元）的合同；其他需要由校长签署的合同；（二）原则上由校长授权分管校领导签署的合同：单项合同金额在100万元以下、50万元（含50万元）以上的合同；其他需要由分管校领导签署的合同；（三）原则上由校长授权业务主管部门主要负责人签署的金额在50万元以内的合同：基建工程合同；修缮工程及后勤专用设施设备、原材料等消耗材料采购合同；教学、科研、办公仪器设备采购及专项维修等合同。校办负责授权委托书的办理，授权委托书文本一式三份，可以一年一授，也可一事一授，具体方式由校长确定。授权委托书签署完毕后，分别由受托人、校办及计财处备案保留。第十七条涉密合同的审批与签订，应按照国家保密法律法规及学校相关规定执行。各单位及个人不得以任何形式泄露合同签订与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密、商业秘密及个人隐私。第十八条合同审核审批后，由合同承办单位报送校办统一加盖“XX中医药大学”印章。学校行政公章用印后，方可使用法人代表名章。部门公章不得用于对外签订学校合同。第十九条校办应加强对合同用印的管理,严格审批、使用、登记程序。任何人不得在尚未填写完整的合同文本或者空白纸张上加盖学校印章。第六章合同履行、变更管理第二十条合同签订后，即具有法律效力，双方当事人应当全面履行。第二十一条合同履行单位及业务主管部门必须按合同约定条款组织实施，并对合同执行情况进行监督检查，保质、保量按期完成合同约定事项。第二十二条在合同履行过程中，确需变更、中止或终止合同的，应按照国家有关法律法规等相关规定，经双方协商后，签订合同补充文本，并按前述流程报相关部门审核后签订。合同补充文本与原合同具有同等的法律效力。第二十三条经合同承办单位验收或提供相关付款材料后，计财处根据合同文本及相关部门签章方可办理资金结算。第二十四条合同履行过程中如双方出现争议，由双方协商解决，协商无法达成一致，通过仲裁或诉讼程序解决。第二十五条合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当保守合同秘密。第二十六条合同项目完成，验收合格，质保期结束后，合同自行终止。第七章合同档案管理第二十七条合同承办单位应在合同签订后妥善保管合同相关资料，并及时将合同正本、审核（备案）流程单原件以及与合同事项有关的批准文件等资料报送合同归口管理部门。学校审核与签署的合同，正式签署后三个工作日内，承办单位应当向校办提交合同正本一份，以备存档。第二十八条合同归口管理部门应当建立合同台账，对合同名称、合同承办人、订立时间、合同编号、合同当事人、合同履行节点、付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪，并按年度向学校档案馆归档。第二十九条合同归口管理部门应定期向校办报送合同台账登记表（XX中医药大学合同台账登记表）及年度检查报告。第八章监督检查与法律责任第三十条校办定期组织学校合同管理检查工作，对合同归口管理部门和合同承办单位的管理情况进行监督评估，向学校报告。第三十一条未经授权私自签订合同，造成经济或其它损失的，学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政或经济责任；触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。第三十二条合同审核部门应认真履行职责，保障学校合法权益不受损失。如因审查不严造成损失的，审核部门应负相应责任，同时追究直接责任人的行政或经济责任。在合同审核中因过错造成学校重大损失的，追究其法律责任。第九章附则第三十三条本办法中未尽事宜，在遵守中华人民共和国民法典的基础上，按学校相关规定执行。第三十四条学校校办企业及独立法人实体，参照本办法执行。第三十五条本办法自公布之日起施行，原XX中医学院合同管理办法（院发（X）X号）同时废止。第三十六条本办法由校办负责解释。