档案管理制度模板5份.docx

单位档案管理制度第一章：总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理，推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。本制度的制定和实施，遵循中华人民共和国档案法及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践。第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。第三条术语和定义1、文书档案：指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。2、档案保管期限：各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。第二章：文书档案管理的组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存；2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记。第六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题。2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息，移交确认单位留一份、借阅者留一份，以证明借阅时间、数量和用途；3、序列号或档案号码与文件的实际位置一致，确保借出的文件不受损失或延迟返回，使新的借入者能够使用旧有的文书档案。第八条文书档案的保密管理1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则，采取适当的加密措施，确定相应的保密级别和访问权限；2、借阅人未经授权，不得查看和使用涉密的文书档案。第九条文书档案的销毁处理根据公司内部规定，将不具备继续保管价值的文书档案,按照要求及流程彻底销毁。第十条案卷遗失与责任追究1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失，相关责任人应立即报告上级部门，并且必须配合协助进行查找和调查；2、若因保管不善所造成的文书档案遗失，依法依规进行相应的惩处；同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各部门自己承担。第四章：附则第十一条本制度解释权和修改本制度的解释权和修改权属于企业所有。如出现不确定问题，由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有草同意后才能任意调整相应内容。第十二条生效日期此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行。档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稔定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册,并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职贡为：1、负力公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等：2、负责公司成立、兼并、机构或组、对外交往等成大经济活动和基建工程档案的跟进：3,负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订：4、负责档案提供利用服务：5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文学档案采取各部门平时累积、每季度次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。2、项目开发建设工程类档案由项目负成人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。3、会计档案在会计年度结束后，哲由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档.4、人事档案在员工尚职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。5、声像、实物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。2,归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系.3、电子档案实行双凯制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。4、各类文件归档一般一式一份，比较IR要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。2,档案管理员须熟悉所保管档案的精况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七条档案保管期限的划分及鉴定1、档案管理员须根据各类档案管理细则中的£归档范围和保管期限表3确定档案的保管期限及档案的价值。2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。3,对公司有长远利用价值的档案须永久保存。4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。5、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限律从长。第八条档案保密规定1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说.不该看、记的材料不看、不记.2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接消雎。3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范闱，对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容.4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7,发现档案丢失，损坏要及时报告。第九条档案查阅、借阅规定1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2.因工作需要，查阅档案资料时,必须填写£档案使用登记表及C调阅单，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅.查阅重要档案资料，需经档案主管部门负货人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。3、档案资料般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。4、复印档案资料褥填写档案使用登记表3,机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可豆印。5.档案资料原则上不予借出,如仃特殊情况需携带外出时，需填写£档案使用登记表，写明用意，经借阅人部门负货人和档案管理部门负货人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还衣，要予以通报批评或追究其相关责任。7、借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，泮禁泄密,如发生上述情况要追究借阅人的责任。8,借出的资料,因保管不善损坏或丢失的,由借阅人负货及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人i的责任。9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在£档案使用登记表上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第十条档案室管理规定1.档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。2、档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，自找有据。3、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。4、要认真落实防火、防盗、防生、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有击物体等"八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫次。5、档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品.6、卜班前或节假日，要认真检直，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。7、认久办理档案入库和杳阅、借阅登记手续。8、案卷归还后，及时放回原处。9、每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第十一条档案销毁规定1、按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。2,销毁时必须填写档案销毁审批表,实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负货人审核、分管领导批准后,进行销毁.3、严禁将销毁档案转做其它用途。4,档案销毁清册需归档，并长期保存公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。.一、.总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、一适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：指档案的收集、整理.、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作：5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6、负贲组织学习和培训