档案管理制度参考模板-5套.docx

档案管理制度（试行）第一章总则第一条目的1.为r规范公司档案管理工作，特制定本制度。2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。第二条管理部门1 .公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保存，行政部以复印件归档。2 .公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。3 .各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。第三条适用范圉本制度适用于各类档案管理.°第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。4 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。5 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。6 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。7 .公司的各种工作计戈人工作总结、工作报告、统计报表等文件。8 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。9 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。10 本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11 反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。12 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。6 .填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。7 .文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。第三章档案编目第六条档案类别1 .公司档案类别共设置12个一级类目：规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1档案分类编码表。2 .根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。3 .录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。第七条编号规则1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制”标识二级类目。4 .分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“一”隔开。5 .档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第八条编号方法1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。6 .档案编号标识:举例示意：R1.-01-2020-04-001IIIiI（顺序号）（月份）（年份）（二级类别）：三案卷号三：；1.月份号：；1.年代号II:1.-分类号1.目录号（一级类别）第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理,未经授权任何人不得私自使用。第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借阅''审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将档案复印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。绝密、机密档案职能在档案室内查阅，禁止带出档案室。第十八条档案借阅人员必须爱护档案，要保护好档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、熨印、摄影、转借或损坏。第十九条交还借阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。经行政部核查无误后，档案即归入档案夹。第二十条外部单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经董事长批准后方能借阅，不能把档案带离档案室。绝密、机密档案资料不允许借阅。第二十一条外部单位摘抄卷内档案时，应经董事长同意，对摘抄的材料要进行审查签字。第二十二条借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关的档案，应经总经理同意。第六章档案销毁第二十三条每年更换档案时，已到保存期限的档案给予销毁。销毁前应做好销毁档案明细表呈送董事长审批，并于附注栏内注明销毁口期。第二十四条保管期限届满的档案文件中，部分经核定仍有保存参考价值的文件，行政部应在档案目标上注明保留文件，并注明其他部分销毁的口期。第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第七章附则第二十七条本制度由行政部负贡制定，其解释权与修改权归行政部所有。第二十八条本制度经审批下发之日起实施。附表，.附表1：档案分类编码表附表2：档案索引表附表3：档案借阅登记表附表4：销毁档案明细表档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2 本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负货对集团及各分子公司的各类档案实行统管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况.部门资料由部门筑导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案.2.2.2集团及件分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以Jt档案类别，凡涉及公司重大事项、公司束大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2.3.1人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2一级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3.1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3.1.2立卷归档的时间3.1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要室由机要室负责外来文件的统一登传阅、保管.各经办部门或个人视实际需要，可留存史印件符查。除/项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3.1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。31.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史陕系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要荷明确切，保管期限要准确，装订要整齐。3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色能禁止用圆珠笔或铅名字迹应清楚、准确，3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌腐、饿赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符,数据准确可靠，签字手续完备；31.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收史，如遇特殊情况需分管领导批准：3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及F1.录的格式和内容实行统一的制作标准：3.1.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“I”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面45写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角：3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对疑认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件应字迹字楚，图样洁晰，图表整洁,签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*2IOmin）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用磕晒图，竣工图应是新蓝图）；3.1.4.&2用计算机出图必须清晰.并且不同幅面的工程图纸应统一折登成A4幅面，图标栏要露在外面：3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章：3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前,图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负货保管.3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号.档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防取、防虫蛀、防强光、防过度干煤、防失密的要求做好档案的技术保护井定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部.借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、史印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自发印者，公司杳证屈实后给予行