档案管理制度参考模板（精选5份）.docx
档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2 本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负奏对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门象导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案.2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2. 3.I人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3. 1.1.机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3. 1.2立卷归档的时间3. 1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件应及时交存机要完由机要室负贵外来文件的统一登七传阅、保管.各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3 .1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。4 1.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.1各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。31.3立卷归档的要求3. 1.3.1归档文件要齐全、完整，耍按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3. 1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清斑，案卷标感要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。31.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份,移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色也禁止用帆珠笔或铅怨字迹应清楚、准确，3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌腐、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.4.3档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份包印件以备查考。3.4.1员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档。4、考核标准1.1财务及人事档案由部门自行管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及五要级别资料移交机要室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。4.2各方格章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交者，单次处罚100元至500元.1.3集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开.如遗失未交存的，视其档案资料的重耍程度，单次处罚100元至500元，同时待其补齐档案资料后方可办理离职手续。4.4罚款从当月工资中直接扣除。5、其他及附件1.1 档案管理人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。1.2 档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用审批表以用印审批表代替。1.3 本制度由办公室负贡解释，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发生冲突。1.4 本制度由办公室、综合部负责培训，办公室与集团法务审计中心负费监督执行。5. 5本制度自颁布之日起施行。6. 6本制度所附文件是本制度的组成部分。6、彘号管理7. 1合同协议由集团及各分子公司机要室统一编号管理。6.2部门文件由部门指定人员统一编号管理。7、本规范由集团办公室负责解狎.与集团档案管理制度,一并值布施行.档案管理制度第一条为规戒XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稔定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册,并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息.具体职贡为：1、负货公司档案和工程资料的收集、整理、分类、签定、保管、统计、立卷归档等：2、负责公司成立、兼并、机构亚组、对外交往等应大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订：4、负责档案提供利用服务；5,严格执行保密制度，做好档案密缎划控和守密、解密。第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照教体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案,根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文学档案采取各部门平时累枳、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。2、项目开发建设工程类档案由项目负货人审定后,F工程项目竣工后:个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统向公司综合管理部档案室归档。4、人事档案在员工高职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。5、声像、实物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。4、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。2、档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动r解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七条档案保管期限的划分及鉴定1,档案管理员须根据各类档案管理细则中的e归档范用和保管期限表确定档案的保管期限及档案的价值。2、档案保管期限分为永久,长期、短期:种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。3、对公司有长远利用价值的档案须永久保存。4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。5、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第八条档案保密规定1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说,不该看、记的材料不看、不记。2,接收和移出档案，必须认久清点、核对交接清单。3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容.4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。5.档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。6、公司档案由专人负贡管理，非管理人抗不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7、发现档案丢失，损坏要及时报告。第九条档案查阅、借阅规定1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定,硬保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写档案使用登记表及调阅单.写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范用内杳阅。3、档案资料一般情况卜.仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后,方可在档案管理人员的监控范囹内查阅.4、发印档案资料需填写档案使用登记表，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可史印。5、档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写£档案使用登记表.写明用意，经借阅人部门负贡人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况：3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4、负货公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作：5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通：6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（一）其他各部门相关人员1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件：3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档：4、财务部负贡按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。（三）各部门主管人员1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。（四）总经理1、负贲对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录：2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政部门移交：A、归档范围及移交时间a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等：b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件：c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等：d）本公司领导的批示、指示等；e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等：f）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等：f）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报；h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；i）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料：k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；1）外出公务活动（如学习、考察、调杳研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料；n）各种实物档案：0）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、
