档案管理制度模板5套精选.docx

行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。C、档案资料的口常管理a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。C）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。D、档案借阅a）借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单o借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准：b）档案外借一般只借熨印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏：E、档案销毁a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。b）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。（：）档案管理细则1、档案资料的归档范围a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等：d）本公司领导的批示、指示等：e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等：f）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报：h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料：i）本公司干部任免的文件材料,、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料；k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等：1）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料；n）各种实物档案；o）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全：2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旅、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资料的归档时间1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a）公司规定的密级文件：b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料：C）其他认为需要即时归档的资料,、2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部：b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归：b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管：c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。（六）档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单：2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对：3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。（七）档案保管1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊：b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅：c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用：d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改：e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。（八）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度（备用）1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购：3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续：5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存：6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表档案管理制度1、目的1.1为了加强对集团及各分子公司档案的管理促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负责对史团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文出档案、影像档案、实物档案的直接管理：监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限了以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2.3.1人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2一级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3.1.1.机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3.1.2立卷归档的时间3.1.2.1各类法规、政府文件及怯律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件应及时交存机要空由机要室负击外来文件的统一登i己传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存史印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。31.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。31.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证出、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要葡明确切，保管期限要准确，装订要整齐。3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷厥序号，案卷目录式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。31.223卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色笔禁止用圆珠簿或铅港字迹应清楚、准确.3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌同、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准：3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负货完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料；3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：3.1.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从"1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角：3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对谶认无误后，在材料交接清堰上由双方经手人和负货人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需耍可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖率手续要完备,文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210min）,图纸应采用国家标准图幅图纸般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图）；3.1.4.8.2用计整机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面：3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章：31.4.&4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料乂有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管,各部门、分了公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管。3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料.3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗,防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限丁集团内部.借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、复印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自豆印。私自豆印者，公司查证属实后给予行政处孤遮期不归还者,档案管理人员应及时催收.如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人G必须