关于铁二院咨询监理公司财务会计报销规定的通知(2014-3-26).docx

关于中铁二院（成都）咨询监理有限责任公司项目费用报销规定（试行）的通知公司所属项目部：为了进一步宣传中华人民共和国会计法、企业会计制度、企业会计准则，规范报销手续，加强会计基础工作，对需要办理报销手续、进行项目核算的经济事项做如下规定，各项目要遵照执行:一、关于外来原始凭证（发票）的要求1、项目人员为项目办理经济业务,必须取得各种原始凭证（发票原始凭证必须具备如下内容：填制凭证的日期，接受凭证单位名称，经济业务内容，数量、单价和金额填写正确；大写和小写金额相符。发票上应有填制单位的发票专用章。要求原始凭证记录真实、内容完整、印章齐全、计算准确。如内容不完备，应予以补全。从外单位取得的原始凭证，应是合法的印有税务机关监制章的发票和当地财政部门核发的行政事业性收费的统一收据。不符合规定的收据不得报销。2、原始凭证记载的各项内容不得涂改：原始凭证有错误的，应当返回出具单位重新填制开或者更正，更正处应当加盖出具单位印堂。其中原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。二、关于房屋装修、租赁1、项目部工地房屋装修，必须事先书面装修报告和预算清单上报公司办公室，经公司领导同意后才能装修。原则上找有资质的装修公司进行装修，装修变原则上由公司财务部宜接通过公司银行账户支付。2、装修标准按公司新出台新建标准监理站的相关规定执行。3、项目部待装修工程完工后，报销时应将装修发票、装修合同或协议熨印整理后上报公司财务部，如手续不全的，财务部将予以核退。4、租赁房屋，必须将签订好的租赁合同或协议复印件上报公司办公室，项目报销时凭房屋租赁发票、租赁合同（协议）复印件，以及出租人房屋产权证复印件、收款收据（加盖收款人手印）等，方能办理报销手续。三、关于探亲车旅费项目人员每年两次往返探亲假，各项目应建立人员休假档案，严格按规定休假，交通附用只能报销从工地现场到家的火车票硬卧票及长途汽车票，出租车票及住宿费、餐饮票原则上不予报销，确需中途转车的，住宿费不能超过200元。项目总监要严格考勤，探亲期间只发基本工资，相关休假费用集中于每年的3月和10月报销。四、关于图书、办公用品报销购买图书、办公用品及其他实物开具明细发票。如无明细时，必须附有与发票总金额相符的明细表，明细表印章必须与发票印章相符。其他日用品、生活用品费用因不符合财务报销规定不予报销。五、关于招待费使用1、项目部严禁请客送礼，费用不予报销。公司各部门检查工地安排各项目食堂就餐。2、各项目总监要发扬廉洁奉公、艰苦奋斗、勤俭节约的工作作风，树立良好的职业道德。应本着“必要、适度、节俭”的原则从严控制和管理使用业务招待费，切实把业务招待费用在任务开发、客户接待、协调外部关系等有利于我公司生产经营和持续发展方面。3、在每次对外接待中应严格控制规模和标准，在2000元以下的接待费用应事先请示分管副总经理，2000元以上必须事先请示公司总经理,说明事由、规模，预计费用，经同意后方可使用，否则不予报销。4、所用业务招待费用每次粘贴一张“单据粘贴簿”报销，附上业务招待费报销单，并以便签纸说明事由和请示的公司领导，并贴在该费用的粘贴簿上，严禁用铅笔或其他笔在''单据粘贴簿”上直接注明原因或事项。六、关于汽车使用、租赁、维修,1、项目部所有未经公司同意的车辆停止租用，确需车辆的项目由公司统一调配使用。2、项目现场机构应在项目所在地指定车辆燃油加取点，采用集中购油或购置加油K的方式控制加油，若工作需要不能在指定的加油点加油，则在加油发票上应注明加油的车牌号，否则将不予报销。指定取点加油费原则上由公司财务部直接通过公司银行账户支付。3、在油料费报销时应附汽车油耗记录表（附表：），注明车辆的起始行驶里程，集中购油的应注明在使用周期内的总行驶里程。4、项目汽车油料应与车辆挂钩，禁止多台车辆汇总报销，严格按照公司对驾驶人员的考评办法考评驾驶员，驾驶员考核与车的油耗、维修挂钩，油料费用及过路、过桥、洗车费用与车挂钩报销，定额油票不再报销。5、车辆维修及保养，由监理部在驻地考查指定一至两家具备资质的维修站或一、二类汽修厂承担，维修班原则上由公司财务部直接通过公司银行账户支付，用并报公司办公室备案。6、汽车维修费用严格执行报批制度，100O元以下维修由总监决定，1000元以上维修报公司领导同意后一修一报，报销时应具备合法的修理发票、修理所耗材料及工时的明细结算单、车辆口常维修及保养记录表（附表三），以及附领导同意维修报告复印件，应注明汽车车牌号。七、关于培训1、在岗培训及各项目的上岗培训、专项培训，培训及住宿费用实报实销，报销时将相关发票和培训通知单独粘贴，由人力资源部附签验收后报销，培训后中途离职者应在结算时扣回。2、所有培训、考试、维续教育费用报销由人力资源部附签验收后报销。八、关于低值易耗品、固定资产1、项目部购置固定资产和低值易耗品，必须事先将资产购置报告和设备购惶预算审批表（附表四）上报公司办公室，经公司领导同意后，方可购置。2、项目部根据公司同意后返回的资产购置预算审批表（附表四）,分类（固定资产、低值易耗品）进行购置，并将相关资产购置发票和附件扫描后发给办公室资产管理员。3、公司办公室资产管理员根据项目部设备购置发票扫描件，做好相关固定资产增值单和低值易耗品点验单后寄给项目部。4、项目部报销时，将购置资产的相关发票和附件，固定资产增值单和低值易耗品点验单分类整理后，附上公司领导同意购买的报告复印件报财务部，大额购置费原则上应通过公司银行账户支付，如手续不全的，财务部将予以核退。九、关于报销要求及报送时间1、项目人员办理报销手续时，应坚持谁经办谁报销的原则，报销人将发生的每笔经济业务，按公司财务部制定的各种费用报销单，分类整理，将取得的原始凭证（发票）整齐的粘贴在“单据粘贴簿”上。2、按每项经济业务支付金额分别计算填入各种技用报销单（附表六）金额栏内，一张“单据粘存簿”上，最多粘贴四项经济业务。报销人须在“单据粘存簿”上“用途”栏填写用途，以便归集项目成本。3、报销期限：各项部每月发生的各种经济业务，在下月IO号前整理后上报公司财务部，以便公司及时归集和反映项目成本费用，清理项目备用金。十、审批权限及财务审核1、公司各项部在上报各种费用报销时，报销人应将整理好的原始凭证（发票）交项目总监确认，由总监在验收证明和各种费用报销单（附表六）上签字后，附上报项目销清单（附表五）报公司财务部，分管项H副总经理根据项目上报的各项成本费用支出审核确认无误签字后，交总经理审批签字后报销。2、财务部在报销时应加强审核，对于有内容填写不全、手续不完备、计算差错等技术性错误的，财务部将提供审核通知书和将不符合规定的原始凭证退还项目部，由其补办手续，或更正错误，或重新填制。3、以上规定解释权在公司财务部附表一：项目成本费用有关科目核算内容说明附表二：汽车油耗记录表附表三：车辆口常维修及保养记录表附表四：设备购置预算审批表附表五：项目报销清单附表六：各种费用报销单二。一四年三月二十六日