201209中铁十八局集团第五工程有限公司印章管理规定.docx

中铁十八局集团第五工程有限公司文件五公司办（2012）87号关于印发中铁十八局集团第五工程有限公司印章管理规定的通知公司所属各单位按照集团公司2011年度工作调研中提出的关于公司印章管理办法修订问题整改要求，根据国务院关于国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章管理的规定（国发（1999）25号）和关于印发中铁十八局集团印章管理规定的通知（集团公司办（2011）81号）等文件精神，结合公司工作实际，现对公司印章管理规定进行了修订和完善，以便进一步规范公司印章管理，确保公司印章在企业生产经营管理活动中有序受控、合法安全，更好地发挥积极作用，规避企业印章管理风险。经公司规章制度审查并报请主管领导同意，现将修订后的公司印章管理规定予以印发，请各单位遵照执行。原中铁十八局集团第五工程有限公司印章管理规定（公司办（2006）8号）文件同时废止。附件1.公司印章使用登记台帐（样表）2 .公司预留印模登记备案表3 .公司印章申请使用审批表4 .公司合同评审表5 .公司授权委托书法律评审表6 .公司印章保管使用交接单7 .公司印章保管使用责任书（样本）二。一二年九月二十日中铁十八局集团第五工程有限公司印章管理规定第一章总则第一条企业印章是公司经营管理活动中代表单位和行使职权的重要凭证和标志，在企业经营管理活动中关系重大。为进一步规范和加强中铁十八局集团第五工程有限公司（以下简称“公司”）印章管理，保证公司印章使用规范有序、合理安全,根据国务院关于国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章管理的规定（国发（1999）25号）和中铁十八局集团印章管理规定（集团公司办（2011）81号）文件等要求，结合公司实际，制订本规定。第二条公司印章管理和使用，事关企业正常生产经营秩序、经济利益和社会信誉。公司机关各职能部门和所属各单位主管领导要高度重视印章的使用和管理，设置印章存放专柜，指定专人负责保管和使用。用印要严格按照业务流程审批程序,逐级审批，认真登记，确保用印正确和企业使用安全。笫三条公司各单位办公室为印章的主管职能部门，各单位主管领导是本单位印章管理和使用的第一责任人，印章管理部门负责人是印章管理的具体负责人。各单位必须建立健全本单位印章使用登记台帐（详见附件1.公司印章使用登记台帐样表），认真履行本单位职能部室审查、本单位主管领导最终审批的印章流程管理制度，确保印章管理记录完整、真实，具有可追溯性。第四条本规定适用于公司各单位。第二章印章配发第五条集团公司配发公司行政公章一枚，公司法人代表名章和签字章各一枚，由公司行政办公室专人保管。集团公司配发公司党委印章一枚，党委书记名章一枚，由公司党委工作部专人保管。集团公司配发公司工会、团委印章各一枚，由公司工会工作部、公司团委专人保管。公司另设行政公章和公司法人代表名章各一枚，专用于工程承揽、招投标事宜，由公司经营承揽中心专人保管；设公司经济合同专用章一枚，由公司法律事务部专人保管；设公司财务专用章一枚，由公司财务部专人保管。其他业务部门印章由各部门专人负责管理。第六条公司机关职能部门的下属机构不配发公章。第七条公司所属各单位配发行政、财务专用章各一枚，不配发合同专用章和职能部室印章。公司所属党群工作委员会印章配置，根据公司党委发文后配发。第三章印章刻制和启用第八条公司刻制印章统一由公司办公室负责办理，程序为：根据公司红头文件下达的单位名称，备齐正式文件和介绍信，到企业注册所在地公安部门指定的刻章单位刻制。第九条刻制印章必须要有上一级批准的正式文件为依据，如公司下级单位以普通呈批件或报告形式经公司主管领导批准刻制，也必须由公司机关有关部门转换为公司正式文件形式批复，便于公安部门办理刻章备案。第十条公司办公室统一负责办理企业各类印章刻制，并按公司预留印模登记备案表（详见附件2.公司预留印模登记备案表）记录备案，登记领取。如应业主要求，必须由业主统一刻制并下发印章，也应进行预留印模登记，及时报送至公司办公室登记备案后启用；如以集团公司名义中标承建的工程项目，还须同时报集团公司办公室登记备案后方可启用。第十一条公司各类印章启用，以公司下发的编制机构文件和启用通知文件一并使用生效，注明其印章专管人员、启用日期、用印范围、停用条件和印章（模）样式。第十二条公章文字为标准简化宋体字，从左到右环绕，职能部门公章，公司名称从左至右环排，部门名称横排于五星下端。下一级单位公章在冠上级单位名称时，排列位置（或距离）应与上级单位同名公章有所区别。印章所刊名称，应为本单位法定名称。印章所刊名称字数过多，不易刻印清晰时，应征得相关单位同意，方可采用适当的通用规范简称。第十三条印章规格：公司行政、党委公章直径为4.2厘米,公司财务专用章根据当地规定刻制。公司机关和公司所属单位的印章，直径不得大于4.0厘米。公章为圆形，行政公章中间刊刻五角星；党委、纪委公章中间刊刻党微；工会公章中间刊刻五角星，圆周为双线；团委公章中间刊刻五角星，五角星左右各一条线段。第十四条各种专用章格式按业务要求和规定办理。第十五条印章材质，由制发机关根据实际需要确定。第四章印章使用与管理第十六条日常行文严格按照公司公文管理办法发文程序，经部门领导审稿签字，公司文书管理办公室领导核稿、公司主管领导或授权的其它公司领导在定稿上签发后用印，联合行文在拟稿时写明联合行文机构名称，经联合机构领导分别会签批准后方可用印。第十七条以公司名义发送的网络传真电报、信函须经公司领导签发后用印。第十八条各种荣誉证书、专业证书、获奖证书用印时，应提交批准文件或公司领导签批的名册，填写实名后用印。第十九条公司各类业务工作用印，必须规范填制公司统一ER制的公司印章申请使用审批表（三联单，详见附件3.公司印章申请使用审批表）。用印事由及主要内容必须填报清楚，主送单位、项目实际负责人、申请用印材料重要指标内容等要素必须齐备，要一事一申请，一类业务一审查，按流程逐级审批后用印。涉及需要公司不同主管职能部门审批的用印业务，必须分开填制用印申请审批表。不允许不同种类多重用印业务申请填制一张用印审批表，造成无法审批或延期审批的由各单位经办人自行承担后果。（一）投标的各种保函，由公司资金结算中心负责协调办理审批手续，有关职能部门签署意见，报公司分管领导或总经济师和总会计师签字批准。如遇特殊情况只能代签的，必须要请示并写明“经请示XX领导同意，落款直接请示人签名“字样才能用印。（二）财务一般业务用印，由公司财务部负责协调办理审批手续，有关职能部门会签后，报总会计师审批用印：公司财务报表、借贷款、资金划拨、开立银行帐户等重要事项，在呈报公司领导审批前，必须填写清楚数额、对方单位、时间，报总会计师签署意见，最终经公司主管领导签字批准后方可用印;履约担保、保函、信贷证明、存款证明、查证授权、承兑汇票等，按关于出具投标、信贷函证的请示审批程序逐级审批,并在用印文本上加盖财务部审批编号条章后用印。（三）承揽工程用印，由公司经营承揽中心制定工程投标专用印章管理制度，严格履行流程审批，在专用印章投标用印范围内，盖专用行政公章，做好工程承揽投标用印登记台帐，保存用印审批件，及时归档，以备查证。（四）公司所有经济合同（协议）用印，由公司法律事务部协调办理，有关业务部门进行合同评审（四联单，详见附件4.公司合同评审单），按程序审批后盖公司经济合同专用章（业主特殊要求的盖公司行政印章）。（五）法人授权委托书用印，由公司法律事务部协调办理,进行公司授权委托书法律评审（详见附件5.公司授权委托书法律评审表），按流程审批后用印。（六）在建工程业务事项用印，由公司工程管理部门协调办理审批手续，经有关业务部门签署意见，报公司分管领导或总工程师审批后用印。（七）工程验工计价、责任成本管理、项目变更索赔、项目结算和工程分包（指分包给专业施工队）用印，由公司成本管理中心协调办理审批手续，经有关业务部门签署意见，报公司分管领导或总经济师审批后用印。（八）外出施工备案（指投标前需要在施工所在地注册）的业务用印，由公司企管部负责协调办理审批手续，经公司经营承揽中心等有关业务部门会签后，报公司分管或主管领导审批后用印；单项施工投标（指已明确投标工程名称）的备案，由公司经营承揽中心负责协调办理审批，报公司分管领导审批后用印。（九）公司其它业务用印，按职能归口负责协调办理，申请单位填报公司印章申请使用审批表，按流程报有关业务部门签署意见，报公司分管领导审批后用印。公司重要或重大经济事项的用印申请，须报公司主管领导批准后方可用印。一般业务用印事宜，经公司主管职能部室或相关业务部门领导签署意见后，公司办公室领导批准后方可用印。第二十条公司各单位、各部门申请公司用印，实行书面申请使用审批表制度，公司三联单审批表首页必须有申请单位主管领导签字，并加盖申请单位公章（申请单位办公室用印须自行逐一认真登记备查），否则视为未经申请单位主管批准，公司有权不予办理盖章。申请用印单位经办人员弄虚作假套盖或骗盖印章的，公司视情节轻重将追究经办人员责任，并通报其单位主管领导予以处理。第二十一条公司机关职能部门负责人在审批用印申请事项时，要严格履行部门业务职能，认真审查申请用印资料，审慎签署明确意见，需要其它业务职能部门会审的，要及时指导告知申请单位经办人办理，并表明是否呈公司领导审批。在正常工作日，任何部门和个人，在办理用印审批过程中，均不得以任何理由推萎拖延（职能部门领导不在位、出差等特殊情况只能代签的，由其部室业务人员联系请示本部门主管，写明“经请示XX领导，签署明确意见后，落款部室直接请示人签名”，再执行下一级审批程序），不经审查批准不得要求用印。节假日或下班后紧急和重大情况用印，经归口职能部室和公司办公室领导同意，电话请示公司领导批准后方可用印。第二十二条严格控制盖有公章的空白介绍信、便笺、白纸外流使用。确因特殊情况非用不可，必须经公司主管领导批准，数量控制在1-2张。盖章的空白便笺、白纸要进行编号并复印留底备查，申请领用人不得以任何理由拒绝编号，经登记签字后方可领用，使用后要向印章管理人员注明使用情况，并将已使用的带有编号的原件复印一份交到印章管理人员处，作为审批单附件登记备案；未使用的要及时交回印章管理人员处并注销（毁），不得私自留用。第二十三条为防止企业证照复印件无序失控使用，规避企业资质证照使用风险，公司对企业营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等企业证照复印件使用在审批的基础上，实行加盖公司“仅供XXXXX之用，其他及再次复印无效”条形专用章，编号并注明具体用途，限定有效期限，盖章生效使用。任何单位和个人不得拒绝注明具体用途，严防证照复印件挪作他用的风险。第二十四条严禁个人使用企业印章办私事；严禁公司所属各单位使用冠有公司名称的印章对外签定任何合同及其他契约类文书；严禁擅自为其他单位和个人提供任何形式的担保。第二十五条印章管理人员职责和要求（一）各单位印章管理人员应由品行端正、作风正派、遵章守纪、坚持原则、秉公办事、不徇私情和了解有关法律法规知识及相关业务政策要求的公司内部正式职工担任。各单位办公室必须指定专人，及时将经本单位主管领导签字同意并盖章后的印章专管人员姓名及联系电话（原件），报至公司办公室登记备案。一般不许随意更换本单位印章专管人员。确因工作需要变动的，必须及时签定公司印章使用管理交接单（详见附件6.公司印章使用管理交接单）和公司印章保管使用责任书（详见附件7.公司印章保管使用责任书样本）,按程序上报公司办公室申请登记，变更本单位印章专管责任人。（二）印章专管人员要有高度的责任心和原则性，做到不循私情，不擅作主张，兢兢业业做好印章管理工作，认真把好用印审批表与对应用印材料关。用印时必须看清并核对用印审批表中填制用印事由及主要内容，与领导批准事