数码集团秘书手册文书支持.docx

数码集团秘书手册文书支持一、公文写作基本要求（一）符合政策法令，不悖集团规章制度等；（二）行文周密严建：（三）格式合乎规范。二、公文写作一般步骤（一）明确发文主旨。1、在动笔之前，要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的。2,要明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，做到心中有数。（二）收集有关资料，进行调查研究。掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个系统认识。（三）拟出提纲，安排结构。正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，更有逻辑和条理性。（四）落笔起草、拟写正文。1、要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。2、拟写公文应一文一事：3、拟写正文应做到情况要确实，观点要鲜明，用材要得当，条理要清楚，层次要分明，语句要精练,标点要准确，篇幅要简短，交代要清楚。4、注意选词。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。5、人名、地名、数字、引文要准确，时间应写全、写具体。公文中的数字，除必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写。6、序码标示的使用要规范。通常情况下，序码的使用层级如下：第一层：一、二、三、四第重(一)(一)(三)(四)第三层：1、2、3、4三三(1X2X3)(4)第五层：、7、对于两页以上的文件应标明页码。正文较长的文书应编写目录。(五)反复检查，认真修改。I、修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。2、检查时，应注意检查主题是否明确，论述是否集中、深刻，观点是否正确，表达有无问题，语句是否通顺，有无错别字符等。三、公文规范(一)公文文种国家行政公文有十二类卜三种,即命令(令1议案；决定；意见公告、通告；通知；通报；报告；请示；批熨；函；会议纪要。集团公文处理规范中未包括：命令(令)公告、议案、意见、函。但增加了：指令、通令、指示、决议、备忘录O集团文书操作中，还用到了一些具有公文性质的文种。如制度、办法、计划、协议书、合同等。(一)公文分类按行文方向，十三种公文分类如下：1、上行文：请示、报告等两种：2、下行文：指令、通令、指示、批熨、决定、决议、通报、通告等八种：3、平行文：通知、会议纪要、备忘录等三种。（三）公文的一般格式1、文头部分：秘密等级、紧急程度、文件名称、发文字号：2、主文部分：标题、主送单位、正文、附件、发文单位（印章）签发人（下行文、备忘录和会议纪要的签发人在发文单位和发文时间之间，上行文的签发人在发文字号的后面）成文时间：3、文尾部分：发文范围、呈送单位、抄送单位、分发单位、联系人及联系方式、印制份数。四、集团常用公文写作模式及技巧<-）请示模式请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：集团办公室关于整编（秘书工作于册）的请示。可以省去发文机关。【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题卜面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它利戌，应用抄报（在文末左下角写明）形式。【正文】1、请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头）二写目的说明（用“为”开头）2、请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3,结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。【印章、发文时间】（二）报告模式报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。【标题】一般是：“事由+报告”。【主送机关】与请示相同。【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告咐分为二一是综合性报告正文，或称总结性报告。1、情况简述：工作时间、地点、背处、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）说明式（用“为了”）等。百字上下。2、成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。3、经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4、今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。1、概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2、说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出员工反映。3,提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各单位执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。（三）通知模式通知是批传卜级公文、转发h级或不相隶属公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）但批转性通知的标题按照办法“准确简要”的规定，省略文种，即：”批转（或转发）+（始发机关）原文标题”。【主送机关】直接上级。【正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）+批语”。如：“现将xx办法发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由+事项+结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等任免通知：格式固定【附件】可有可无【发文机关】标题中有发文机关并且标题卜.有发文时间的不署。（四）备忘录模式备忘录是单位间相互商洽、联系、协调、提醒、督办工作，记载经营管理活动中较为重要的事件，以备考查的公文。【文头】“单位名称+文体”，即“XXXX公司备忘录”；集团习惯在此省略备忘事由。【主送机关】“致：+对该事项负有办理义务或协调协助义务的单位”【发文机关】“由：+承担该事项的主要负责单位。”【日期】【编号】日期应具体，含年月日；编号一般为“发文单位简化大写字母+年号+使用序号”，使用序号不虚位。"搬】“事由：+具体备忘事项。”【正文】通常开头写明原由，再具体分项备忘。如“根据XX文件精神/承XX指云网摊等播物IR一、一;二;三、一：。”【附件】可有可无【卬签】发文时间应不署。【文尾】公文末页下部，用间隔横线与正文部分加以区别。包括呈送/抄送/分发单位和草稿人事项、印制份数等。（五）会议纪要模式会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。【标题】一般由会议名称+文种两项构成。【基本情况】主要包括会议时间、地点、主要议题、出席人、列席人、缺席人、主持人和整理人等。时间、地点应具体，无歧义：参会人员姓名应正式，其后跟职位，如“姓名/职务”：缺席原因应标示。【正文】主体是会议纪要的核心，反映会议情况和结果，注意围绕中心议题，把会议精神或所形成的决定、决议准确概述清楚。结尾即会议纪要结束语，一般向收文单位和与会人员提出希望和要求，无结尾部分的，主体内容写完，全文就结束。【落款】包括署名和时间。签署召开会议的领导机关全称/主持人名及写实成文时间和加盖印章。五、集团常用公文格式及设计规范（一）公文设计规范1、公文制作原则上一律使用A4复印纸打印。2、文件名、标题和落款可根据需要对字间距、行距进行适当调整外（应以美观为准全文一般使用标准字问距，行距固定值22-24磅。3、文件名字体一般为加黑小初号宋体（备忘录、会议纪要/记录按6、7项中表述）4、标题字体一般为加黑小二号宋体。5、除文件名和标题字体外，全文字体一般为小三号宋体（主送单位为加黑小三号宋体）6、备忘录文头之单位名称字体一般使用加黑小一号宋体，文种字体使用加黑小二号宋体，字间距、行距可适当调整。7、会议纪要/记录文头字体使用加黑小：号宋体，字间距、行距可适当调整。