企业对账单中的法律风险及防范措施.docx

企业对账单中的法律风险及防范措施企业对账单是企业买卖交易中常用的文件材料，主要证明买卖双方货物交易的往来情况。根据最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释第一条规定，对账单对于交易确认的证据效力被法律认可，由于其形式和操作简洁方便而被很多企业接受和采用。现实中不少企业对小小的对账单在管理上不够重视，缺少内容要件和程序规范，一旦买卖双方产生矛盾纠纷，法律风险将转变为巨大的物质损失。企业对账单中的法律风险点及防范措施：1.对账单中内容需涵盖交易行为的要件，并明确、具体对账单格式内容应涵盖买卖交易的主要内容，如品名，规格，数量，单价，金额，欠款金额。频繁交易的买卖双方，往往发生退货换货、奖励赠与、价格折让等事项，这些事项也需要在对账单中明确。安全的做法是事先签订一份书面协议，按照买卖合同的要求明确买卖交易的主要事项和权利义务，如委托对账人、付款期限、质量标准、异议期限等。约定充分的协议配合对账单能明确记载双方交易约定和交易记录。另外，对账单内容应体现双方认可的意思表示，例如注明：经双方核对确认无误，截止*年*月*日，公司尚欠公司货款共计：A元.2 .对账单中买卖双方名称应准确，收货方的签章应加盖收货方公章或者法定代表人签字对账单需要显示双方单位名称，且应与营业执照或者工商登记记载的名称一致，不要简写。否则一旦诉至法院，由于交易方不明确，卖方需要承担证明交易事实的举证贲任，徒增诉讼风险。现实中出现过本来是*公司，写成了*部门或*厂，或者发货方写成了个人。如果由其他人签收，应在事先协议中明确或者需要签订补充协议明确委托关系。现实中常常由收货方的员工签字，其不利后果是一旦收货方不承认交易行为，并且不承认员工是自己委托签字的人，发货方在诉讼中需要证明签字方对账是职务行为，如果未能举证且没有其他证明交易存在的材料，将面临败诉。3 .在对账单中明确收货方提出异议的方式和期限长期交易中，往往发生价格变动、退换货、发票等方面的特殊事项。除在对账单中明确这些事项外，还应在协议和对账单中明确异议提出的方式和期限，并载明逾期视为确认对账单内容。主要提出方式应明确以书面形式，且规定的异议期限应合理。避免法院不予认可。4 .在对账单中明确欠款的还款期限对账单中明确还款期限有三重作用。首先，确定r主张权利的时间起点，有利于避免超出诉讼时效;其次，收货方没有及时支付货款的，发货方就可以向收货方主张逾期付款的违约金;最后，对收货方还款也能起到督促作用。收货方通常考虑违约成本而及时支付发货方的货款。5 .诉讼时效超出诉讼时效，将失去胜诉权。发货方除应在对账单中明确还款期限外，对于尚不打算起诉的，企业也可签订还款协议和有效证人共同上门催要等方式，中断并重新计算诉讼时效.