中国中小商业企业协会民间资本分会会议管理制度.docx

中国中小商业企业协会民间资本分会会议管理制度一、为切实履行中国中小商业企业协会民间资本分会（以下简称“中小商协民间资本分会”）的基本职能，保障会员单位的基本权益，根据中国中小商业企业协会民间资本分会管理办法，特制订本管理制度。二、本制度所称会议是指由中小商协民间资本分会负责组织召开的会员代表大会、理事会议、会长会议，以及根据工作需要组织召开的研讨会、座谈会、交流会、项目资金对接会、联谊会、表彰会、行业年会、新闻发布会、论坛等所有会议。三、会议召开形式（一）会员代表大会每届五年。因特殊情况需提前或延期换届的,须由理事会表决通过，报中国中小商业企业协会批准同意。但延期换届最长不超过1年；（二）会长会至少半年召开一次会议，情况特殊也可采用通讯形式召开，但每年至少有一次以会议形式召开，必要时可临时召开；（三）理事会每年至少召开一次会议，情况特殊也可采用通讯形式召开；（四）地方联络部负责人工作交流会每年召开一次；（五）表彰会每年召开一次，可与其他活动合并召开；（六）行业年会每年召开一次；（七）其他会议根据工作需要随时召开。四、会议组织方式中小商协民间资本分会秘书处根据年度工作计划安排，负责召集组织召开各项会议，确定召开时间及地点。会议原则上采取非承办制，企业可根据自身情况及需求，向中小商协民间资本分会秘书处申请承办相关会议。（一）企业申请承办时，承办方需根据该会议的规格及规模要求负责会议场地及相关设备的落实、参会代表的接待、会议相关资料的设计及制作以及中小商协民间资本分会专职人员的落地接待等，具体内容中小商协民间资本分会秘书处将给予指导并协助承办单位做好会务工作。（二）没有企业承办的会议采取收费方式，具体形式由中小商协民间资本分会根据会议内容统筹协调。（三）参会代表的组织方式由中小商协民间资本分会秘书处根据会议整体安排，在相关会议通知中明确要求。原则上参会代表参加所有会议其交通和住宿费用均自理，需要交纳参会费用的会议按通知要求缴纳相关费用，具体要求以通知内容为准。五、会议准备中小商协民间资本分会召开的会议均由中小商协民间资本分会秘书处具体组织实施，安排会务工作。会议如有企业承办，中小商协民间资本分会将指导并协助承办单位做好各项会务准备工作，承办单位须安排专人负责与中小商协民间资本分会秘书处对接相关会务工作。六、会议纪律（一）参加中小商协民间资本分会会员代表大会、理事会、会长会议的人员应按会议通知要求准时参加会议，不能参加会议的，需根据会议通知要求请假或委派代表参加。理事会成员无故不参加其相应级别及以下级别会议时，取消其理事会成员身份资格，降级为普通会员。（二）参会人员应认真做好记录，积极发言提出合理意见或建议,同时应保持会场卫生，维持会场秩序。（三）明确会议内容需要保密的，参会人员应保守秘密，不对外泄露会议内容。七、会议形成的资料由中小商协民间资本分会秘书处负责整理归档。会议决议、纪要由常务会长签署后对外发放。八、本制度自颁布之日起执行，由中小商协民间资本分会负责解释。