会议室使用管理规定.docx
会议室使用管理规定一、总则第条为达到合理利用公司会议室,并保持会议室整洁,使各部门放心、有序地使用,特制定本管理规定。二、适用范围本规定适用于集团各部门和各子公司。三、职责第三条集团办公室负责公司会议室的管理和使用安排。第四条各部门（子公司）均可申请使用会议室。四、会议室的规模及配置第五条公司共有7个会议室,具体配置如下:第一会议室:二层,长桌,可容纳40人,配有固定式投影仪、投影幕布和白板。第二会议室:一层,长桌,可容纳12人,配有固定式投影仪、投影幕布和白板。第三会议室:一层,长桌,可容纳12人,配有投影幕布和玻璃板。第四会议室:一层,六角桌,可容纳10人,配有玻璃板。第五会议室:二层,三角耒,可容纳3人。第六会议室:三层,长奥,可容纳8人,配有投影幕布和玻璃板。第七会议室:三层,长桌,可容纳6人,配有白板。五、会议室的用途第六条公司会议室用于公司会议、部门（子公司）会议、来宾接待、员工工作面谈和招聘面试。六、会议室的使用第七条会议室管理负责人为前台文员。第八条会议室使用以"先申请,后使用”为原则。（一）未经申请的部门或个人,在没有冲突的情况下可以使用;但如有冲突,必须让已申请使用会议室的部门或个人优先。（二）按申请的先后顺序使用。特殊情况下,经相互协商可以调整使用顺序,但办公室不负责协商,由使用者自行协商。（三）如遇公司层级的紧急重要会议,已申请使用会议室的部门（子公司）或个人,在不能调换的情况下,应让公司层级的重要会议优先使用。第九条申请流程（一）需使用会议室的部门（子公司）或个人应至少提前两小时（休息时间除外）到前台提出申请,认真填写会议室使用登记表，由前台文员统一安排。如需办公室协助配备其他用品（如饮料、水果等）,应至少提前天提出申请,并提供用品清单及标准。（二）前台文员将依据会议室使用登记表的内容在会议室指定位置张贴使用标识。（三）部门（子公司）及个人应在所预约的时间到达会议室。超过10分钟未到达会议室的,办公室有权对会议室的使用权另作安排。（四）部门（子公司）及个人应按预约的时间内使用完毕,避免超时使用。如在紧接的时间段内已安排了其他部门（子公司）或个人使用,超时使用者必须离开该会议室,终止使用。（五）如部门（子公司）或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。第卜条会议室使用注意事项（一）各部门（子公司）或个人需自行指定人员安排会务工作。根据需要到前台文员处领取会议用品（如：白板笔、白板擦、空调遥控、投影仪遥控、纸杯等）。公司会议由办公室承担会务工作。（二）任何部门（子公司）或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。（三）会议室使用期间，使用部门（子公司）或个人需保持会议室的干净，卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。如发现此行为，将对该部门负责人或个人进行处罚。（四）会议室内的所有设施设备，未经允许，不能私自带出会议室。（五）会议结束，使用人员需自觉关闭空调、投影仪、灯等用电设施，并关好门窗，将会议桌椅摆放整齐，白板擦拭干净，以保持会议室整齐干净。并将领取的会议用品交还前台文员。（六）会议完毕后前分文员应及时检查会议室。定期安排保洁员对会议室进行清扫。第十一条其他事项（一）为方便员工就餐，公司在一层第三会议室配备有冰箱和微波炉。每天中午12点到13点员工可在此热饭、用餐。用餐完毕后应自觉将垃圾和桌面清理干净，并将座椅归位。最后离开者将会议室灯关闭。（二）其他会议室严禁用餐。医院会议室使用规定为加强医院会议室管理，确保会议室规范有序使用，制定以下规定。一、会议室主要用于本院会议、培训、接待等，未经批准，外单位或个人不得使用。二、会议室由院办公室负责管理，包括会议室的使用安排、设备保管及T1.生清洁等。三、使用会议室采取事前登记制度，由院办公室按先急后缓原则进行统筹安排，以便做好会前准备工作。1、所有周期性召开的会议可申请设置例会管理。2、其他会议需提前到院办公室预约登记。3、科室召开的会议如与医院临时性重要会议发生冲突，须保证医院会议优先使用。4、必须严格按照预约的时间使用会议室，如需提前、推迟或顺延，必须事前征得院办公室同意。四、会议室内的设施设备，未经院办公室批准，一律不得擅自使用;凡因擅自使用造成损坏的，由使用科室承担维修及其他相关责任。1、不得随意移动桌椅，如果必须改变桌椅摆放位置，需经院办公室批准，并在会后恢复原样。2、不得随意开关1.ED、投影仪、音响、功放等设备，如需使用，应在预约时一并申请，由院办公室派专人开启调试。3、重大活动及培训所需的条幅、宣传单等必须使用易张贴、易处理黏胶，禁止使用难清理的透明胶、双面胶等，并在用后及时清除。五、科室使用会议室时，应自行负责各项会务服务;会议结束后必须完成会议室的基本清洁，并及时通知会议室管理人员检查会场及设备。1、使用科室应告知与会人员自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等带入会议室;禁止随意乱丢纸屑、垃圾;严禁在桌椅上刻画、涂写。会议结束后，应及时清理会场，必须将所有相关的资料、物品、垃圾、临时张贴清理完毕。2、内部会议一律不配茶叶、纸杯、纯净水;培训、学术会议等原则上不摆放鲜花和水果，如有需要请自行准备。六、院办会议室管理员须严格执行会议室管理各项规定，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行工会议室钥匙使用规定一、目的为提高会议室管理水平保障公司设备、财产、规范会议室门锁的管理，使公司及各部门的会议秩序和培训环境得到良好的改善落实锁匙管理责任，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于本公司会议室钥匙的管理。三、内容1 .公司会议室钥匙由公司人资行政部负责保管、领用登记、回收、配制的管理。2 .钥匙持有人负责所配置钥匙的使用和保管，并对所配置.钥匙安全负责。3 .严禁将钥匙借给他人使用，否则一旦发生意外事项，转借人也将负有连带责任。如因公务需要延迟下班或休息11加班等特殊原因需要使用办公钥匙，必须填写会议室延长使用登记表，才能借用。4 .任何人不得随意复制公司钥匙，如因工作需要复制锁匙，需经得公司总经理助理签字审批后由行政部统一复制并记录在钥匙发放/变更登记表。5 .钥匙使用实行“上班前开门，下班后锁门”的原则.不得随意在非正常工作时间里擅自开门。6 .钥匙有遗失或损坏，请速报行政部，以便及时更换并记录在钥匙发放/变更登记表。7 .各部门在会议期间如有损坏和丢失用具情况，应及时通知行政部，并说明原因。如属于人为造成，则由当事人负责赔偿，赔偿费交到行政部办公室，并由行政部办公室根据情节提出警告、罚款、记过、记大过处分建议，报其直接上级批准执行。8 .持有钥匙的人员，在离职或调动前，必须将持有的全部钥匙缴回行政部，井填写相应的归还清单。否则不予办理离职手续。如员工自离职未交接相关工作及锁匙时，行政部将与其有关的所有锁匙重新更换并填写完整记录。9 .会议室钥匙使用和管理员任在使用时由使用部门负责，不使用时由行政部负责。10 .会议室、钥匙必须当天借当天还，否则出现物品丢失情况不但追究当事人责任，同时追究部门负责人责任。
