公司文件档案管理制度.docx

公司档案管理制度总则为保证公司文件的完整，便于杳找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和平安，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、确定等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作支配、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二.档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室支配专人保管。2、保管人员需依据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。3、档案保管人员应刚好将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全，加以整理后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发觉破损变质刚好修补或复制。三.档案借阅1、借阅档案必需先办理借阅手续，登记档案借阅审批表由部门负责人签字。2、借阅的案卷要留意爱惜，不得丢失、损坏、涂改。3、借出的档案要留意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作须要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。4.归还档案时，由档案保管人员当面查点清晰，并在档案借阅审批表上刚好注销。5,凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四.档案销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五.档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、争论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。