XX科技职业技术学院工程项目档案管理办法.docx

XX科技职业技术学院工程项目档案管理办法第一章总则一、为做好学院基建维修工程档案工作，充分发挥档案在建设、维修和改扩建工程中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我院实际情况，制定本办法。二、本办法适用于学院的新建、扩建、改建和修缮等项目的竣工文件编制、档案的整理及竣工的档案验收。三、项目档案资料包括项目的规划、调研、立项申请、可行性研究、设计、施工、监理、施工、竣工验收、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料、电子资料等。四、职责分工：按照基建维修归口工作要求，在学院综合档案室指导下，由后勤处牵头负责工程档案工作，其他责任部门分工负责、协同配合：1、发展规划处负责项目立项阶段资料收集，包括项目申报、可行性研究、项目出库通知或项目批复等方面资料的收集、整理；2、国有资产处负责项目招投标资料、固定资产形成和移交资料的收集、整理；3、后勤处负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理；4、财务处负责项目财务资料的收集、整理；5、审计室负责项目过程审计、结算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理；6、综合档案室负责监督、检查、指导有关职能部门进行项目档案工作,长期保管项目档案，提供查阅、借阅服务。第二章档案资料的管理一、项目档案资料工作要与项目建设同步进行。项目申请时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成材料的初步验收。后勤处应于尾款支付完成后3个月内，按规定编制、整理好需存档资料，移交综合档案室。工程档案原则上是原件。二、项目建设过程中，发展规划处、后勤处、国有资产处、财务处、审计室、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内做好项目文件材料的形成、积累、整理和保管工作。施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理，移交后勤处。第三章档案资料的内容一、资料收集的范围涉及建筑工程主体本身，相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目，即凡在本工程列支的项目都必须形成相应的档案记录资料。二、学院工程资料分成8类：前期资料；合同文件；施工单位内业资料（含竣工图）；监理资料；竣工结算用技术资料汇总；竣工验收文件；工程投资控制资料汇总及统计分析资料；竣工档案。三、资料收集整理的具体要求:1、前期资料：项目立项阶段的资料收集内容，主要包括：项目建议书或项目申报书、可研报告及审批意见、上级主管部门项目批复文件或出库通知、初步设计及其审批意见；建设计划。其他前期资料：校内项目请示、校内项目启动审批单、会议纪要、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等。10万元以下零星维修类项目提供校内项目请示、校内项目启动审批单。2、合同文件：设计、施工、监理三大合同为必须归档的资料；其他合同以实际发生为准：如项目文件编制与咨询服务合同，10万以下零星维修类项目的设计、监理合同，材料、设备合同，各类分项合同。通过公开招投标方式产生的合同由国有资产处签订，其余为后勤处签订。3、施工单位内业资料（含竣工图）：本条施工单位指包括可能发生分包的基础、消防、装饰、室外工程所涉及的施工队伍等。施工单位内业资料共四大部分内容：工程技术档案资料；工程质量保证资料；工程检验评定资料；工程竣工图。4、监理资料：监理单位按照建设工程监理规范第7章的规定“施工阶段监理资料的管理”进行收集、整理、编制，共28项内容。5、竣工结算用技术资料汇总：竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。6、竣工验收文件：建设、施工、监理、勘察、设计单位、专项资质在内的各分包单位将属于建设单位归档管理的资料按时移交后勤处。7、工程投资控制资料汇总及统计分析资料：总概算执行情况；结算工作的管理；节约或超支情况及原因分析；结算审计情况；综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析；存在的主要问题及处理意见；项目建设的主要经验和教训。(8)竣工档案：建设概况：建设依据、建设规模、建设过程；建设完成情况；财务决算情况：总概算执行情况，节约或超支及原因分析，利用固定资产情况，结算审计情况；单项工程交工和全部工程竣工情况，竣工资料、竣工图整理绘制情况；综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析，考核工程投资效益，并预测项目建成后的经济效益和社会效益；存在的主要问题及处理意见；项目建设的主要经验和教训。第四章奖惩办法学院将项目档案工作纳入日常管理考核范围，每年由综合档案室评估工作成效。各设计、监理、施工等企业未履行职责范围内档案移交工作的,视情节轻重给予列入“黑名单”等处罚。第五章附则一、本办法解释权归后勤处、国有资产处、综合档案室。二、本办法未尽事宜参照国家有关标准与办法实行。三、本办法自X年X月X日起实施，