会议接待服务标准.docx

会议接待服务标准1.0目的为了规范会议接待行为统一服务标准,持续、稳定的为用户供应良好会议接待IM务.2.。适用范附适用于大度各类会议接恃工作.3.0职责3.1客户部负由会议接待的详细实施“3.2客户员负责会议登记和提前确认工作.确保会议如期召开：并记录好会议召开的胞位、出席人数和召.集的领导职务来确定会议的大小,实行相应的服务措施：3.3客户部负责支配工作人员对会议室进行布置，保障会议室第齐舒适；3.4会议接待员负费在会议进行期间巡直.刚好处理突发事务,确保会议顺当进行：,1、程序4.1 会议的分类依据现时会议接待工作实际状况.将会议接待分为日常接待二类会议接待）、一类会议、临时会议.1） 2会议接待服务标准1）每天支配一名会议接待员于早上8:OO上班.于8：008：15分时段完成以下工作：符全部会议室的门及部分灯打开：将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议起先时有足膨的开水.2） 每天的工作由会议鱼贵人依据实际状况进行支配.3）会议接待员必褥留意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌.干会议起先前15分钟招茶水打算到位.-1）到岗后首先检杳会议空内的灯是否打开、至调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清沽，发觉异样无法处理时刚好向主管制导报告；5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水,当会议起先时会议接待员应在自己管埋区轮番巡查，以便能刚好给新到的齐人送上茶水，直至与会人员范本到位.6）与会人员基本到齐后,会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后,每处2025分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特别状况可自己把握）.7）在加茶水过程中,会议接待员应刚好更换烟灰虫、他怠会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适，喉务工作要细致周到,服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻：8）会议接待熟班必需到场监悌服务员工作，巡察会议室的打算状况和会议的进行状况，以便有突发裂情时刚好应财:9） 接到热战人员通知，会议临时须要的物资，应5分钟内送到，如无法湎足,会议接恃员亦应5分钟内到会议室向客人说明，如客人不满足或不接受，会议接传员应通知会议负责人到场解决.10） 会议结束后，会议接待员应简沽将会议室整理遍，包括将桌椅找放整齐：烟灰盅、自纸钺回茶水柜；全部设备史原原状:会议临时用品（插线板、侨牌.临时增加的椅子、白板等）还到仓库,假如我而及地面较脏,应通知消沽员到场清洁，清洁后会议接恃员将灯、空调、窗关好，以便迎接卜一个公议。11）每天下班前.会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开.-类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）：1）会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后,与预订会议人员联系，了解会议的需求，并要求对方在会议物资需求表、会议费用结贪表中签字确认.2）按客户要求巾购会议物资。3）申购物资到位后,提前一天打舞好横幅，摆放好鲜花：并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉把设、茶水茶杯打算、卫生状况、进出通道迸行检杳，要求达标后对会议空进行对闭管理，不准无关人员进入会场会议室）；一切打算妥当后，可要求客户到现场观存.4）会议接待员必需留意自己的仪衣，穿好工作服,戴好工作牌.提前30分钟到周，并于会议起先前15分钟将茶水打算到位，在会议室门外面带笑容站好等恃迎接参会人员.5）»4.2.1第5）条款到第11条款的程序开展工作.6）会议快结束时，服务员在会议室门外站好打算欢送会会人员：7）客户部主任或客户服务经理，必需到场监督会务工作人员的状况，巡察会议室的打算状况和会议的进行状况，以使有突发事情时刚好应对：8）如会议有须要，在会议期间应加覆平安保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备就人功应留送会议期间用电设品的工作状况,防止事故产生,应保证走火通道的畅通.膝急状况下,板有服务员在场进行疏导.9）会议结束后,会议接侍负责人持客户确认的会议物资需求我9、会议费用结算表到我部也费员处开发票.10）将发票交客户时肯定要求客户签收，会议接待负责人始终跟进，直到我司收到该费用为止。4.2.3临时会议：1）接到热践人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.】第5）条款到第H）条款的程序开展工作.4. 3会议工作流程4.3. 1眼务热莲值班人员下班前将OA网上收集会议的信恩填写在寸商务接待活动登记表3上交会议接待负选人员，并在其次天一上班由新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门办作的接待工作，应将会议状况记录在会议接待设备打算工作表中交弱电组及其他部门进行会议打算.4.3.2服务热就值班人员每20分钟对OA网进行临时会议信息的收集,并将新信息刚好通知会议接待负贡人员，由其支配工作并将新信息登记在商务接待活动登记衣3中，会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检杳及打算工作，检查结果记录在商务接待活动登记表3上.无i合音、投影系统的会议不用以，会议接待设爵打算工作表.13.3会议接待负而人员在摘取当天E商务接恃活动赞记表？时，应将前一天的£商务接待活动登记去、会议接待设需打算工作表交服务热线值班人员统一归档.4.3.4服务热税假班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟内将4会议接待设备打算工作表小交给弱电阻指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好打算工作。%3.5参观接待、二类会议,电视电话会议的会议接待工作,应在管理中心发出通知后进行.客户部对接会议运用方,确定会议议程,转交弱电组、严格按议程打算及协作.4.3.6领导日常办公会议、参观接待、二类会议及4电视电话公议，由眼务热线值班人员通过公司内部网向客眼中心负贲人及公司干脆领导发布信息.品注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及I楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质埴记录表格的有效性。4.4弱电技术员的日常维护及会前门电1.1.1凝则：保证会议系统的设备正常运行4.4.2JftUfe:1）每周维护、检查会议室的会议设备语音、投影，做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估.2）会议的半小时依据服务热线供应的C会议接待设备打算工作表.对会议室会议系统进行检刈,并将完成状况记录在会议接待设备打算工作表X，上，由会议接待人员进行笑核，3） 领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进，-1）会议起先前5分钟,会议接待人员用礼貌语言“各位领导X上好（下午好，进行设终一次试音”.验证会议系统会议朦务规范（1）会议及务人员的仪容仪表、语言、法、纪律、展务卫生1、仪容仪表a）着装统一整齐,佩戴服务标记,不穿拖鞋.响灯鞋.b）服务人员长发不遮眼、后发不披肩、要求画淡妆，不浓妆他抹，不假戴首饰.C）坐站规范端庄，不翘曲。2）语音H）语言温柔亲切.音fit适中.一般话规范.b）语言文明礼貌,运用礼或用语.C）对服务时象主动打招呼，不泡不羟心，不粗言粗语，不大冽喧呼，3）看法H）敬业、勤业、乐业,精神饱满.落落大方.b）微笑服务,看法勤恳、热忱、周到.C）工作差错失误刚好订正并当面赔礼致歉。d）说明问题有礼有节。）想服务对象之所想及服务对望之所急,尽服务对望之所需.Ofi*a）上班前不饮酒，不吃异味食物。C）不准擅自脱岗、洞岗,不在眼务场所运用电话.d）服务过程中不打哈欠.喷嚏,挖耳鼻.e）严格遵守职业道他.5）JK务卫生a）工作服固定、整齐、干净。b）定期体检.健康合格,持证上岗.C）用M用具分类管理，刚好清洁消毒，摆放整齐.（2）会议JR务的程序会议服务三步走：准备眼踪收尾一、会前打算1、公议眼务员花按公议通知单后,须了解：1）会议单位名称、与会人数、理要领导.2）了解会议运用场地.3了解会议起先的时间、场次，4）了解会议中须要用意的事项及布置。2、依据要求将所需的各种用具打算好，如：会议案、会议椅、演讲台、白板、幕布、纸杯、矿泉水、茶叶、烟缸、抽纸、白板金、横幅,鲜花等绿色植树、人名牌、指示牌等。负责人员：会议服务员完成时间：会议起先前一天3、按要求将会议需用的设法打灯到位.需在大中剧院实行的会议，工程部人员须调试好相关设符如麦克风、幻灯机、投影仪等，并确保其正常运用.负贲人员：工作人员完成时间:会前I小时4、果务员需在会议起先K也国内将各项打算工作做到位，如：开窗通Wt、开启灯、依据温度开启空调或风机、备好足鲂开水：针对大中剧院须调试音响.收徒来制.5、依据要求，将会议指示牌放在特定位K1.负货人员：会议服务员完成时间：会议起先询半小时6、检查会议现场是否符合要求.如；泉面,地面要整齐，照明灯正常开启，各种用具干净、齐全，会议运用物件提放符合标准。负费人员：经理助理/保洁部主管完成时间：会议起先前半小时7、X级会议，.眼务员需在会议起先提前非常钟,祜神饱满抱在门中恭候.并支配人员在会议区通口等位置进行指引。会前打算时的留意91.1、留意个人仪容仪表1）服务员不得留长指甲2）女眼务员应画淡妆2、留意会议富卫生，会议室案椅I.不得行灰尘3、留意会议运用餐具的卫生：1）有无陂损2）有无污垢、灰尘4、摆台时的几个要点（以方便客人运用为宗旨）：1）杯子的摆放：杯子能提放在臬子中间客人右侧，杯柄与东面约成45度角.2）嫉张和他的投放；将干净的纸平铺下齐人正前方，旭与纸右下方成，15度角，空头向外。3）餐巾纸盒的爱放：应摆放在两位客人中间，以方面两人运用.5、其他1）为客人冲泡的茶叶平常应密封保存，而加茶叶时以两个以琲勺为准.2）提前五分便将冲泡好的茶水杯（i>>拱放到位.二、会议JR朦1、当齐人来到会议室时，礼貌热忱地向客人问好，的客人进入会议室入座，2、会议前30分钟内，短ICI分钟为客人添加一次茶水，30分钟以后，添水频率降低，仅需依据详细状况（即用户用水S）彼捷变通留意事项：1）服务员诳入会议室服务时，应抬头挺胸、大方得体：2）会议服务员在添加茶水时，应严格遵守相关礼仪：如：服务员一般于客人右后侧添加茶水.左手8杯、右手拿一,不得触碰杯口.3）主要客人发吉时，服务员停止一切服务，以免影响其发吉：4）加水一般从中间按顶时针方向依次添加，遵循先主后次的Ki则。3、需刚好用微子清理杂物，假如皮纸牌等。1.般先添水再清杂物4、如发觉有客人吸烟,应主动符烟灰缸放置于客人右侧,以便其运用.5、一般状况下，对于曳要会议，服务员的站在会议室角落，视察会场状况,以便随时供应服务.6、会议中间休息,要尽快整理睬场，补充和更换各种用品。如客人因用餐的将珍贵物品（如公文包、手提电脑等）和放于会场.会议服务员应主动提示其妥当保管,并联系保安部支配人员看管会场.三、会议收尾1、会议结束,服务员应站在门口，微笑者向客人遒别.（即送客2、会议结束，细致地检筐一遍会场，君是否在遗忘的东西和文件等，做好记录-查看设备设施是否有损坏，做好记录.如发觉有损坏现象，须刚好请会议主办负责人签字确认.如有客人遗用了物品.则应刚好联系公议组织方负责人，联系不到的，则应刚好联系部门主管。3、珞会议用具、设备整理好,关闭空倜、照明灯,窗,Sft好会议室门.