会议接待工作流程.docx

会议接待工作流程一、会前打算工作（一）会议确认1 .确定会议时间、地点、参会人员、主题等，拟写会议通知，制作遨请函发参会人员并确认。2 .确认、落实会议日程及议程支配，拟写会议接待方案。3 .召开会前动员会，部署详细工作和责任人，并依据大家看法完善接待方案。4 .确认、订购客人来回车（船、机）票，并以短信或函件形式发对方确认。5 .依据会议须要，邀请相关媒体参会。（二）车辆打算依据会议日程支配，确认参会人员的接送时间、地点、路途，打算车（船、机）牌，并告知综合管理部。驾驶员提前做好车辆清洁，检查车辆性能，接待过程中留意言行举止，做到平安、文明驾车。（三）会议打算1 .食宿支配依据会议日程，支配参会人员住宿宾馆、就餐地点，并将信息反馈给对接人员，业务款待需依据公司规定填写业务款待申请单。业务款待申请单部门日期申请人事由费用额度来客人数款待物资申请部门负责人看法综合部看法审批人2.资料打算依据会议详细要求，由专人打算宣扬册、领导名片、欢迎PPT,汇报PPT、领导发言稿、嘉宾发言稿、导引牌、便签纸、签字笔及其他展示材料。3 .资金打算依据签报中费用预算，专人领用，专人安排，专人报销。4 .物资打算各部门提前告知综合管理部所需领用的物资种类和数量。物资领用坚持合理、节约的原则。物费领用清单款待用烟款待用酒礼品品名数量用途品名数量用途品名价格用途5.会场布置依据会议须要，打算横幅、水果、样品、席卡、指引牌、会议签到簿、面巾纸、矿泉水、绿植、烟灰缸、会场音乐（以钢琴曲、萨克斯、轻音乐为佳）、X展架、试验演示装置等，并在会前调试投影仪、音响、话筒、相机、录音设备及网络网线，打算必要足够的电源插座，检查照明设施是否完好。会前清理睬场卫生，桌椅摆放整齐。会议布置工作应在会议起先前半小时完成，并提请相关领导审查。6 .会前预演为确保会议胜利举办，达到预期目标，大型会议、重要会议前应排练主要事项，并针对可能发生的突发状况筹备应急处理方案。二、会中工作1 .入会导引支配专人引导嘉宾入场。2 .会议签到依据须要，请参会人员在会议签到簿上签名。3 .引导就座4 .会场清洁每间隔15-20分钟续水一次，刚好清理烟灰缸及果盘，保证会场清洁。5 .录音录像、拍照6 .依据会议进程刚好处理临时性事务，并保持与场外服务人员对接。三、会后工作（一）会场整理1.清洁会场7 .物品回收8 .整理睬议资料（二）支配就餐及返程1 .支配就餐2 .返程人员物资打算礼品会议材料3 .返程车辆支配（三）依据须要，组织参会人员参观、消遣活动四、会务总结1 .拟写总结签报2 .召开会务总结会3 .拟写新闻稿4 .资料整理包括会议文件、照片、声像、汇报材料等。