会计档案管理制度.docx

会计档案管理制度主拄:财务中心批准：实籁日期：会计档案管理规定文件编号:Q1.8010簪换文件：文件制/修订Jt历序号制/修订页次制/修订内容摘要制/修订日期制/修订者120151-13会计档案管理制度2015.05.20管理部1 .目的1.1. 会计档案是公司一切经营活动在财务核尊管理的最终归集，是一个公司档案管理的核心。会计档案具有原始记录性，有很强的凭证依据性，是经济决策的全要依据，会计档案保存是否完整干脆关系到公司长远的经济利益能否得以保全。会计档案的完整也是公司主要负贡人最重要的经济法律贡任之一.1.2. 为了进一步加强会计档案管理，保证会计档案妥当保管、预防丢失和泄密，加强公司会计档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，依据公司法、4会计档案管理方法B及企业财务制度管理方法结合本公司的详细状况，特制定本管理规定。2 .适用范围在公司内部运用、取得和保管会计档案的部门和个人，必需遵守本制度.3 .定义3.1. 会计档案是指会计凭证、公计账简、会计报表、财务报告、财务分析、财务政策及其他会计核兑的资料，它是记录和反映经济业务的筑要历史资料和证据。3.2. 会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料、会计电子档案五个部分。3.2.1 会计凭证是记录经济业务，明确经济货任的书面证明。它包括原始凭证、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。3.2.2 会计账簿是肯定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍，包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账，还包括固定资产卡片、协助记备查修、其他会计账簿等.3.2.3 会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务状况说明书等。3.2.4其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监虫紧密相关的，由财务部门负我办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、会计档案移交、保管、销毁清册,会计电算化存贮在蹂盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。3.2.5会计电子档案指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括ERP财务数据中的电子凭证、电子账微、电子报表及其他电子会计核算资料。4.职责4.1 财务中心各部门：负赤会计档案的整理、装订；4.2 管理部、资金部：负货会计档案（纸质）的保管、借阅、销毁:4.3 资讯部：负责会计电子档案（ERP财务数据）的保管：4.4 财务中心：负贵本制度实施过程中的监督执行。5.工作要求5.1 会计档案管理5.1.1 会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会冲档案的整理采纳的方法有三种。5.1.1. 1分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他.5.1.1.2档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。5.1.1.3管理要求统建立财芬资料档案簿、会计资料档案书目：会计凭证装订成册,报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册.5.1.2会计档案的整理、装订及留意事项会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全完整。5.1.2.1会计凭证整理要求：5. 1.记账凭证的大小应当一样且不能用二次纸张打印：发票边缘打眼的部分，应撕掉，再将发票附于记账凭证后面：粘贴、装订会计凭证时，应厚薄适中、外观整齐，并重点保持左侧、上（W装贴平整：5.1. 总账科负责整理全部记账凭证、按依次排列装入档案柜，检杳凭证编号是否齐全：检查附件有否漏缺，检杳记账凭证上有关人员的签章是否齐全。5.2. 按凭证号汇总归集，确定装订成册的凭证厚度和本数：5.I.摘除凭证内的订书钉、回形针，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整：5.1.2.2装订凭证的要求：5. 1.装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。5.1. 凭证外面要加封面和包角纸，封面纸和包角纸用尚好的牛皮纸印制：5.2. 装订凭证厚度一般为3-4闻米，装订坚固，美观大方。5.1.2.3会计凭证装订后的留意事项：5.1. 凭证封面的基本信息和凭证的包角背脊处的信息应当填写齐全，且凭证封面及包角处,7体书写应统一整齐。5.1. 凭证按编号依次归入档案拒，并要在档案柜显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。5.1.2. 3.3装订人应在凭证封面上签章。5.1.3. 4会计账簿和装订各种会计账簿年度结账后，除跨年运用的账簿外，其他账就应按时整理立卷。会计账簿的装订要加上封面，封面的基础信息要填写完整包括账簿类型、年度、装订本数及总本数等信息。5.1.2.4.1总分类账：按级科目打印。5.1.2.4.2明细分类账:按明细级科目打印.5.1.2.4.3现金、银行存款日记账：按最明细级科目打印5.1.2.5会计报表装订依次为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号依次排列、会计报表的封底；装订完后归入档案盒。5.1.2.6其他会计核算资料的整理装订要求：5.1.2.6.1银行对账单、现金盘点表、汇票就点表、科F1.余额表：曳核会计整理银行对账单并核对全部齐全后，各科室会计按月核对科目余额表中各科目的精确性，现核后，提交至管理部管理睬计稽核后，会计档案管理g按月汇总归档.5.1.2.6.2发票抵扣联：发票抵扣联的装订参照凭证的装订整理方法。5.1.2.6.4合同:5.1.2.6.4.1产品购销合同和技术合同：按凭证号依次整理装订成册，装订的时候应加上封面及包用纸张，封面及包角处相应信息应填写齐全，包括年份、月份、第几本、共儿本、起止凭证号。5.1. 2.6.4.2固定资产购销合同和工程合同：固定资产购销合同依据年份和合同号依次排列，整理放入文件夹或档案盒，做好合同书目，文件夹外面贴好年份和合同号范围。5.1.2. 6.4.3借款合同：融资租货合同、流淌资金借款合同等各种银行贷款合卜九年度统一归档放入档案盒归档，档案盒的封面和侧面都应当写上材料信息，便利包阅。5.1.2.6.4.4其他合同：财产租赁合同如通用J.房租赁合同、车辆买卖合同等应分类整理，数量较少可以汇总放在档案盒里面，档案盒里应放置相关的节目清单。5.1.2.6.4.5报告类:审计报告、所得税汇算清缴鉴证报告等。统一归档放入档案盒归档。5.1.2.6.4.6统计报表、纳税资料及其他报送税务局资料,：按类汇总分别别装入档案盒归档。5.1.2.6.4.7其他资料：银行开户及销户材料、企业基础信息、增值说申报表、销售开票明细、股东会决议、公司章程、资质变更信息登记表等材料统一归档放入档案盒归档。5.2会计档案的保管及保管要求5.2.1会计档案的保管当年会计档案，在会计年度终r后，财务会计在将会计档案移交到档案室时，应按卜.列程序进行：5.2.1.1开列清册,填写交接清单;5.2.1.2在账簿运用日期栏填写移交日期;5.2,1.3交接人员按移交消册和交接清单项目核查无误后签章。5.2.2会计档案的保管要求5.2.2.1会计档案室应选择在干燥防水的地方，四周应备有防火器材。5.2.2.2会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按依次码放整齐，以便查找。5.2.2.3会计档案室保持通风透光并有适当的空间通道和查阅的地方，以利查阅。5.2.2.4设置归档登记簿、档案书目登记簿、档案借阅记簿,严防散失和泄密;5.3会计电子档案保管要求5.3.1公司的会计电子档案（主要指ERP财务数据）的管理及资任部门为资讯部：5.3.2财务中心内部的会计电子档案的货任人为各部门的经理.：5.3.2.1财务中心内部的会计电子档案指工资表、开票明细表、销售收款明细表、资金日记账、财务分析各类文件、财务报表、公司资质变更电子档等；5. 3.2.2会计电子档案设置密码加密的,密码的知情人应包括制表人的主管或经理：5.1 .2.3全部加密电子档材料密码均应进行纸质表格登记，每月打印上报最育财务负贡人处备案；5.3 .2.4电了档的材料相关责任人每月打包存入财务中心Z盘会计档案电了存档备案：5. 3.3会计电子档案的备份和复原是保证会计数据平安、精确、或实的全要措施。资讯部应对会计电子档案（ERP财务数据）进行定期备份并对数据备份的介质进行妥当保管。5.4 会计档案的借阅5.4.1 4.1会计档案为财务部所利用，原则上不得借出，如有特别须要须经财务负责人批准方可借阅。5.4.2 公司以外的外部人抗借阅会计档案时，经总经理或财务负贡人批准后，方可办理借阅手续：财务部以外其他部门人员借阅会计档案经财务负贵人批准后，方可办理借阅手续。5.4.3 财务内部人员借阅手续：财务内部建立借阅登记清册，借阅人应仔细填写档案借阅登记簿，将借阅状况登记清晰，方可进入档案室借阅材料，借阅出档案室时，应由档案管理员核对借阅档案与登记的状况一样；借阅人用完后应在两个工作日内归还并登记,档案管理员应检查登记及归还状况是否屈实。5.4.4 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出。5.4.5 抽走凭证附件,要把发印件放于凭证后面，同时要在登记清册上登记借阅状况。5.5 会计档案的保管期限5.5.1会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。5.5.1.1凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和探讨经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。5.5.1.2定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。会计档案的保管期限，从会计年度终J'后的第一天克起会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。5.5.1.3各类会计档案详细保管期限会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记账5明细账15年6日记账15年现金和银行存:软日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8协助账酒15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册