会务筹备方案样板(DOC).docx
XXXXXX工程XXX会会务筹备方案20xx年XX月XX日为高效、优质做好本次会议的各项筹备工作，确保XXXX工程XXX会取得预期的效果，特编制此会务笫备方案。一、会务筹备姐组长：XXX副组长：XXX、XXX成员：XXX、XXX、XXX二、会议筹备为了确保会议能够顺当召开，在接到会议通知到会议服务工作起先之前，成立公议筹备组，公务组全体人员参与，集中落实会议前期的各项打算工作.项目I详细工作事项及内容贲任人会议确认确定会议方案（现模、人数）依据会议各项活动信息编制费用预算,并提报批流程依据会议议时确定参与会议的单位拟会议通知制作邀请函信息收集发会议邀请函、会议I可执收集参会单位、人员信息，形成与会人员名单落实参会人员行程确定须要接、送人员的肮班、车次信息预订机票、火车票确定按、送人员信息表酒店预仃预订酒店,了蟀各项眼芬内容及报价，住宿、用餐、会议服务内容考察酒店住宿、用笆（自助、宴会厅）、会议室场地状况签订酒店合同形成住宿支配表、用餐支配表会议材料会议探讨材料会议指南,H面印刷，参殳人员XX份/人会议议程领导发言秘答谢诃会议材料书目，参会人员1份/人项目详细工作事项及内容衣任人参会人员签到簿专家签字表会议通讯录场地布在主会场会标酒店大厅就迎牌、主会场指引牌会场席卡宴会席卡分会场指示牌签到台鲜花报告台鲜花印制冬会人员代表证、会务服务人员工作证物资打算签字笔打印机台投影仪台照相机一台碎纸机_台录音总支、激光华一支R4纸包、浅红色M纸包订书机_只、Ir书针_食、起盯器只U盘一只5米电源拖线板一只剪刀、关工刀、尺子矿泉水一箱香烟一条酒白酒箱、红酒箱）茶叶盒信封一只手提纸袋一只扑克牌一副车辆辆急救箱只、常规药品适里三、会议期间工作组分工在会议期间，为确保各项工作稳中有序，忙而不乱，会务筹备组划分为综合保障组、交通保障组、接待服务组3个工作小组开展详细工作，各行其职.同时依据各个环节会务服务工作的重点不同，各个小组在做好本职工作的同时应主动帮助其他各小组工作。（一）综合保障组组长：XXX成员：XXX,XXX、XXX主要工作关环节 负该会议资料打算（发吉稿、会议议程、领导狭辟等）XXX、XXX 报告、支掾性文件等审杳资料打算及专家卷时提出的支撑文件的取得XXX.XXX 负责会议期间物资发放管理（全部财、物领用需登记）XXX、XXX 负责会议室布置（会标、会桌摆放、席卡座次摆放、麦克、讲台、灯光、音响、拖规板等）XXX、XXX、XXX 负员会场服务工作（给到、茶水、名要纸张、参会人员须要供应的零星服务一一XXX 会议书面材料的打印、亚印、分发、保存等股务XXX、XXX 会议录音、摄影XXX 分组探讨各小组记录人员的确认， 投影、音响、史克须提前I天网试.会前30分钟须再次确认正常： 席卡座次须在会议召开前1天找放妥当： 会议室门应提前I小时打开: 会务中心红印地点提前熟识.（二）交通保障组组长：XXX成员：XXX、XXX、XXX主要工作关环节负该车辆调度一一XXX来宾接、送时刻次及接最迟在会议报到前一天,将全部须要接站（肮班、火车来宾的姓名、抵达时间、站点、通讯联系方式等信息收送人员名单确定一XXX集完成，并形成书面信息表：故迟在会议结束前4小时，将全部须要送站（航班、火车）负费接、送参会来宾一-XXX、XXX来宾的姓名、送站时间、站点、通讯联系方式等信息收集完成,并形成书面信息表： 依楙须接（送人员信息表,确定接（送）站的车辆、驾驶员，弁落实到人： 依据须接（送）人员估恩，若存在车辆诫驾驶员不足的紧急状况，应实行租用酒店车辆或用出租车接送的方案： 车辆支配妥当后，还应做好上一班次接送延误彰响后续班次接送的紧恁状况： 须提前探明接送线路是否有城市嘉峰堵塞、道路修缮异样状况,确定接送最佳线路：同事要求驾驶员提前做好城路熟识工作,题点是高铁站、地铁n、机场. 信息沟通机制'驾驶员保证精神状态良好、车况检查加油、手机充电： 挣车运用派车单、皆记表。（三）按待服务馆组长：XXX成员：XXX、XXX,XXX主*工作关环节负责与会人员报到接待、引导（签到台签字、发放会议资料、办理入住登记手续、行李搬用、会议结束回收房卡等）XXX、XXX制定住宿房间清单一XXX、XXX住宿房间的调配一XXX、XXX负货会议期间用餐协调服务工作XXX'XXX 接恃工作必需做到热忱、周到： 最迟报到当1110；OO应京到与会人员入住房间初比，便于快捷办理完入住手续： 陶时驾取入住状况，当有新增与会人员时，刚好汇报并实行应急调配措施： 来宾入住后还应刚好了艇与取其提出的临时性要求. 每天须提的做好用餐人数统计工作（重点中餐、晚K）： 刚好确认用餐时间，尤其会议时间发生改变或调整时应刚好与酒店方沟通，做好上菜时机限制； 了解驾驭参会人员有无用特别较禁忌； 用餐期间现场服务（香烟、酒水等）.四、沟通机制1、XX月XX日xx:OO在酒店召开全体会务服务人员工作会，各保障小组汇报会务打算工作落实状况，须要协调解决的问题。2、XX月XXB-xx日，每天晚上由XXX召开碰头会，时间视晚餐结束时间定，总结当天会务工作中阅历与不足，商讨布置其次天工作。3、会务期间，全部服务人员的手机必需确保24小时开机，并在夜间休息时间做好手机充电工作。五、专业姐分工支配序号坦长联络人专业分蛆1XXXXXX综合（环保、劳动平安和职业下.生、招标、节能等）六、会议日程日期时间会议内容地点27EI上午下午12：0013：3014：0014：3014：3015：3015：3018：0018:0020:0028E1.上牛07：0008：308:3012:00下午12:0013：3014：0018：0018:0020:0029日上午07:0008:308：3010：3010:3012:0012：0013：30下牛13:30一、会场费用，_元序号费用名称第价数盘小计阮）备注1大会场租金元/场2中会场租金元/场3小会场租金_%/«_间*一场2会场杂费二、住宿费用：195350元序号费用名称第价数Ift小计（元）备注1高锻大床房元/同2高级双床房元/同间*天三、M：元序号费用名称明细单价数IK小计（元）备注1自助餐日午餐ns/人人日晚餐日午餐-_2桌餐日晚宴一元/桌_*_«3堀f1.白酒瓶/桌红濯R桌_Jk中华苏烟四、交通费用，元序号费用名称单价数砧小计（元）爸注1油费一2过路费*3代表报期一元/人五、其他费用，元序号费用名称第价数Ift小计（元）备注1印璃费六、善用金：元Jc
