食品生产企业食品安全档案管理制度.docx

食品生产企业食品安全档案管理制度Ok目的对食品质量安全管理中有关文件进行控制，确保质量安全管理体系正常运行。02范围适用于本单位食品质量安全管理过程中所有食品质量安全文件和记录管理。03、职责(1)质检部负责本单位质量安全管理体系文件的控制和定期评审，负责质量安全管理体系文件的收集、整理和存档。(2)其它部门负责本部门文件的使用、整理和存档。04、工作程序4.1 文件的分类和编号4.1.1 文件分类外来文件：国家及上级机关颁发的与食品安全相关的法律、法规，规章等文件行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准;顾客提供的资料来函及传真等。体系文件：食品质量安全管理手册、部门管理制度、作业指导书等。受控文件和非受控文件：受控文件须标注“受控”，文件未经标注为非受控文件，不得在与食品安全体系运行有关的工作场所内使用，送到外单位或给顾客的质量手册应注明“受控”标识。(1)质量安全管理手册、作业指导书编号方法为：AABBBB-OX-YYYY0其中：AAAA一企业名称(汉语拼音缩写)；BBBB-制度名称(汉语拼音缩写)；0X-文件编号：01质量手册，02-作业文件汇编，03-实验室管理手册；YYYY制定年份；(2)记录的编号方法为：Jl-ZZZZ-OOXo其中：JL-记录，ZZZZ一记录名称(汉语拼音缩写)；00X一记录顺序号，记录顺序号可以用日期来代替。4.2 文件的编制和审批(1)质量安全管理手册和程序文件由办公室组织，质量安全管理体系相关部门参与编制，经质量负责人评审后批准。(2)作业文件由相关部门提出初稿，经部门负责人审批后使用。4.3 文件的发放(1)由办公室负责建立文件发放记录，质量安全管理手册和程序文件由办公室文件管理人员填写文件发放记录，经质量负责人批准后发放。作业文件、行政公文由各部门文件管理人员填写文件发放记录，经部门主管批准，按发放范围发放。(2)发放文件由各部门记录，并由接收人签字，保证文件的可追溯性。(3)文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。(4)应确保文件使用的各场所都得到相应文件的有效版本。4.4文件的接收由办公室负责，各部门有关人员接收后负责填写并在文件发放记录上签名，各部门负责人负责接收文件的管理。4.5文件的受控管理4.5.1与质量安全有关的文件均为受控文件，具体包括：质量手册、作业文件、实验室管理手册、产品相关标准、原辅料及包装材料标准、各种适用的法规等；4. 5.2办公室负责建立受控文件清单；4.5. 3时效性较强的文件在文件发放记录中做记录；4.5.4非本单位管理体系范围内的单位和个人的质量安全文件经质量负责人批准后，由办公室编号、登记后发放。4.6文件的更改4.6.1更改方式(1)换页，适用于更改内容较多的文件，可将整页文件更新，更新后在更新页上注明更新次数；(2)换版，适用于内容有重大改动的文件，可将独立文件整个换版并标明版本。4.6.2更改程序(1)质量安全管理手册由办公室组织收集更改意见，填写文件更改/销毁申请审批单，经质量负责人审核报总经理批准后更改，更改后由办公室发放并保存记录；(2)各部门程序文件或作业文件等的更改由提出部门填写文件更改/销毁申请审批单，经质量负责人同意后，由相关部门负责人组织更改，并将更改后的结果由相关部门保存。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存(1)由各部门对本部门的文件进行归类并存档；(2)存档的文本文件必须存放在干燥、通风、安全的地方；(3)在受控文件上不得涂改，确保文件的清晰、易于识别和检索；(4)保存期限不得少于二年。4.7.2文件的作废与销毁(1)所有失效文件或作废文件由相关部门负责人确认后，及时从所有发放或使用场所撤除，确保防止失效、作废文件的非预期使用；(2)对要销毁的作废文件，由办公室通知相关使用部门进行销毁；各部门接到通知后一周内将文件销毁。4.8质量安全文件的借阅与复制4.8.1复制质量安全管理手册、程序文件，应填写文件借阅、复制记录，由办公室进行复制。4.8.2符合以下条件的文件可以复制：(1)文件丢失后无库存文件补充，由办公室编制新受控号，宣布原号作废;(2)文件破损且无库存文件补充，复制后，使用原受控号；(3)需新增发且无库存的文件，由办公室编制新受控号。4.9外来文件的收集和控制4.9.1顾客提供的要求的文件由供销部收集、登记并按照需要向有关部门或个人发放。4.9.2各部门需要购置的行业标准、法规性文件、图书等文件资料，由相关部门提出申请，报办公室批准，由办公室进行登记后，向有关部门发放。4.9.3办公室负责将从食品安全管理员处获取的有关国家、行业、国际标准和相关法律法规的最新版本，复印后发放到相关部门使用。4.9.4所有外来文件均由办公室统一保管。4.10合同类文件的管理(1)由供销部按本单位所需的产品要求及其它特殊要求起草采购合同，同时负责对采购合同进行保存和管理并登记。(2)供销部负责起草销售合同同时负责对销售合同进行保存和管理并登记。(3)办公室负责对其它合同类文件的保存、管理。(4)文件移交管理：文件需要移交时应办理移交手续。(5)办公室每半年检查一次各部门质量安全管理文件的使用、管理情况。